内蒙古自治区兴安盟知识产权服务中心 内蒙古兴安盟 137400
摘要：目前，数字化建设的发展迅速，事业单位档案管理面临着如何有效利用有限的人力物力来优化工作效率的问题。如今，大数据时代的到来为优化事业单位档案管理工作开辟了新的路径，但也带来了一些问题与挑战。在这种背景下，事业单位档案管理人员应当积极抓住机遇，深入分析研究，以创新、无畏和务实的精神做好档案管理优化创新工作，根据单位自身的特点和需求，制定相应的优化数字档案管理的对策，提高档案管理的信息化水平。
关键词：事业单位档案；数字化管理；现状与对策
引言
信息化时代下，通过推动事业单位档案管理信息化建设，不仅能够为事业单位档案管理提供便利和新思路，还能够加强档案管理效率，充分发挥档案作用价值。因此需要事业单位提高对档案管理信息化建设的重视程度，解决其中存在的问题，并采取针对性对策，提高档案管理信息化水平。
1事业单位数字化档案管理现存问题
1.1缺乏现代化办公设备
在现阶段，一二线城市基本完成了事业单位信息化建设要求，许多区县级地方由于经济水平的限制导致事业单位缺乏相对应的现代化办公设备，没有真正实现办公现代化以及数字化。很多事业单位仅仅采取以计算机来进行较为简单的数字化，并没有真正利用到现代科技手段；办公设备较为落后，电脑陈旧，硬件及软件长时间没有升级，跟不上时代发展脚步，导致在实际档案管理工作当中准确度以及效率很低；只简单地在档案保管方面做些工作，并没有对相关档案进行合理开发与利用，工作效率低，没有发挥出档案资源的价值。
1.2档案信息缺乏共享
现阶段事业单位与事业单位之间以及事业单位与社会组织之间并没有建立起较为良好的信息资源共享平台，许多需要频繁及时使用的档案信息资源被分散保存，在一定程度上可能导致档案信息存在较大误差，影响工作质量，为档案使用者带来困难。例如，在相关个人信息处理过程中，不同事业单位之间如果没有进行及时良好的交流与沟通，就会导致在不同事业单位保存的个人信息存在一定差别，会给人民群众带来较大的困扰，长此下去，必然会影响政府自身的形象，不利于事业单位自身长期发展。
1.3档案管理人员素质有待提高
事业单位当中许多老员工并不熟悉现代信息技术发展状况，即使有了先进的办公设备及软件，相关个人技能发展也不能满足工作实际需求。另外，由于数字化档案管理工作相较于传统的档案管理工作具有十分明显的内容差距，许多档案管理人员对于工作性质以及内容认识不够，信息资源利用水平有待提高。虽然事业单位档案管理工作是在向数字化信息化方向发展，但是实际的档案管理人员并没有真正做到朝向信息化角度应用，进而导致工作质量降低。
2事业单位档案管理信息化建设的作用价值
2.1提升档案管理工作效率
事业单位在开展档案管理过程中，通过加强信息化建设，将传统纸质档案资料转化为数字化资料，统一录入到计算机相关软件之中，最终形成一套完整的档案信息管理系统，针对一些存档资料比较多的事业单位，通过推动信息化建设，能够有效节约阅览人员档案查询时间，同时也有利于管理人员对档案进行规范化管理，提高档案管理工作效率。
2.2促使档案管理更加规范
事业单位的一些档案材料很多都是由相关人员本人进行填写，受个体差异性影响，不同人员在填写时字体、内容乃至格式均不相同，这对档案管理也带来了一定影响。通过加强档案管理信息化建设，能够有效赋予相应档案统一的数字化格式规范，从而更加便于进行档案资源的统一整理、共享，促使档案管理更加的科学规范。
3事业单位进行数字化档案管理优化的具体措施
3.1引进各种现代化数字档案管理设备
数字档案管理应用设备引进现代化的档案设备这一举动以及在现代社会中开始逐渐获得了现代人们的一致高度好评，因为这一举动，不仅为现代人们的日常生活工作提供了很多方便，同时也已经给我国数字化档案管理的推广发展应用提供了新契机。事业单位档案管理不同于其他的管理工作，它指的是一个非常综合性的档案管理工作，需要同时处理很多复杂的档案信息内容。为了有效解决企业信息量庞大的这一关键难题，引进一些高效的大型数字化管理设备信息系统无疑是目前解决这一问题的关键有效途径。为了能够更好的有效提高事业单位的工作效率，确保档案信息储存的安全，事业单位可以根据国家机关和事业单位的实际工作情况，结合自身的资源优势，创建一套现代化的数字档案管理信息系统，严格控制数字档案文件信息管理储存点的质量与安全。这种管理做法不仅希望能够为推进数档案管理工作创建一个有利的工作环境，同时还希望能够更好的有效促进国家机关和企事业单位全部档案工作的正常顺利开展。
3.2运用数字化档案管理的方法
目前，由于事业单位档案管理还仍然存在很多的疑难问题，需要相关人员进行研究解决。为了能够更好的有效提升整个事业单位的运转管理速度，事业单位必须要充分的运用高效的数字化管理的这一有效方法，解决事业单位工作效率低下的困难现状。首先，需要对传统数字化的信息档案管理存储系统进行整体性能水平的提升，使它可以有效增加管理系统内部档案的储存量，可以有效解决传统信息档案存储系统容量小的根本问题。其次，强化事业单位档案管理的安全可靠性。对档案管理的可靠性需要进行不断强化，这就需要对其进行严格的要求。而磁盘阵列产品的软件结构和系统硬件的功能组成都需要依据严格的技术标准，这个管理做法可以为采用数字化进行档案管理的操作系统未来管理功能的不断更新，以及可以奠定一个良好的技术基础。
3.3提升事业单位档案管理工作人员素质
提高档案管理工作人员的综合素质是事业单位档案管理中一项十分重要的工作。作为一个数字化时代档案管理的理论执行者和实际操作者，他们的档案综合管理素质直接关系决定着整个档案工作的发展进程。当前阶段，很多事业单位档案管理工作人员还仍然存在着各种各样的一些需要改进的问题。为了有效促进事业单位的管理运转，事业单位就需要不断的提升单位档案管理工作人员的综合素质以及接待问题。主要可以从以下几个角度入手：首先，对所有事业单位的工作人员都要进行定期的组织现代化设备的培训学习，每次定期培训工作完成以后，为了能够更好的不断提升他们的设备工作管理技能，还需要对这些工作人员进行定期培训考核，提升工作人员对现代化设备的技术操作管理水平。此外，还希望可以通过推进奖惩激励机制建设来不断鼓励这些档案管理工作人员努力学习提升自身专业素质，积极主动地参与学习，进而能够取得很大的收获，并且利用这种奖励方法，可以轻松地实现档案数字化档案管理工作人员专业技能素质的提升。如果在考核执行过程中突然出现不积极配合以及考核结果不合格等现象，事业单位也就需要及时进行相应的惩罚制度。最后，还需要从初次入职前的资格筛选工作入手，通过不断提高初次入职档案人员的资格门槛，对事业单位数字化档案工作人员的资格选拔提高要求和加大工作难度，进行严格化的筛选，确保初次入职的每一位档案工作人员都能够符合标准。
结语
信息技术的不断发展使得社会各个方面发生了较大的变化，在事业单位档案管理中信息技术也发挥了重要作用。事业单位档案管理工作需要科学有效地进行，适应时代发展，充分利用互联网思维，才能够加快创新脚步，提高档案管理的准确性。合理利用信息技术，优化档案管理，才能够进一步提高档案处理效率和利用效率。只有这样，才能实现数据与档案管理的深度融合，才能够催生出档案管理的社会效益以及经济效益，最终扩大事业单位的生存和发展空间。
参考文献
[1]王海英,郑晓丽,刘山菁.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略[J].办公室业务,2018(21):120.
[2]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程,2018(14):223.