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摘要：文书档案管理工作是为社会提供服务的一项重要工作，其模式创新也同群体利益之间密切相关，同样受到信息技术的影响。文书档案管理水平直接体现企业档案管理水平，当前信息化技术不断发展，企业文书档案管理也要朝着信息化的方向发展。正确认识文书档案管理的作用和价值，不断完善档案资料的完整性，发挥其实用价值，进而提升文书档案管理工作的水平。
关键词：文书档案；办公自动化；应用分析；管理措施
引言
文书档案之中详细记录了企业以及单位相关信息数据，其中不乏许多关乎企业发展信息数据。然而，许多企业依旧运用传统管理方式，使得文书档案管理工作存在明显落后的问题。基于信息化高速发展的今日，文书档案需要同信息化之间形成接轨，以寻求信息化的管理方法，提高档案管理工作效率。企业要根据自身发展状况和发展规划，不断加强文书档案管理，有效完善管理规章制度，提高管理工作人员综合水平与专业技能，保障文书与档案工作能够有效衔接，使文书档案价值得到充分体现，从而为促进企业的良好发展发挥更大作用。
1文本档案管理自动化的优势分析
1.1促进资源共享
原来的文书档案管理，都是手工操作，归入文件管理库。这种管理方法不方便人员进行后期查询，在大量信息资源中查找比较困难。与此同时，大量的资源和空间用于档案管理，造成空间和资金的浪费，不利于在企业内部进行成本控制。借助于自动化管理系统，可以进一步突破文书档案管理的时空限制，使之更加体系化、更完善。利用因特网进行互动，可以有效地实现资源共享，保证文书档案的查询和资源的传递。在资源分析、数据处理、档案规划等方面，自动化技术实现了文本资源的统一管理，有效提高了资源的利用率。与此同时，保证人员能及时分析和使用数据。资源在各个信息平台之间的传输效率不断加强，各个方面的人员能够进一步根据实际的需要对数据资源进行选取和整合，进一步促进资源的利用效率提升。
1.2文本安全性较高
纸质书籍档案储存时间短，操作过程中容易造成纸张损坏，并且书中的数据资源可能随着时间的推移而出现损坏。文件一旦被破坏，将会造成信息丢失。在传统的管理模式中，经常采用多次书写的方式进行备份，避免资料丢失。这不但会造成大量的纸张浪费，而且会导致工作量增加，工作效率受到影响。通过电子文档管理借助因特网管理的方式，能够有效建立电子数据文件，在相应平台中通过移动硬盘、VCD、DVD、优盘等数据存储设备，将文本资源传输到载体中。在文书管理的过程当中，通过多道防火墙、安全软件等对内部的资源信息进行管理，能够较好地屏蔽外来的侵害，随着安全管理设备的不断升级，未来的资源安全管理将会进一步提升。
1.3提高办公效率
文档管理自动化主要是指在文档管理过程中，将计算机技术与文档管理相结合。传统的文书工作当中采用手工操作的方式，对传统的文书档案管理工作进行分类统计、归档。实际操作效率较低，这种工作方式浪费了大量人力物力，并且存在较大误差，这对于提高工作效率有很大影响。办公自动化系统可以进一步处理文书档案中的数字文本，利用电脑的辅助操作对数据库进行归纳，保证每个文本能够归入相应的类别当中，确保各方面操作的效率。与传统档案管理相比，文书自动化管理具有更明显的优点，能进一步简化工作流程，减少纸张浪费，提高工作效率，方便人员后期查阅资料。由于应用范围很广，而且发展速度很快，文书自动化管理将成为未来发展的主要趋势。文书自动化管理可以更持久、稳定地保存文件，利用计算机处理技术，使文件信息的分类自动实现。这种工作模式可以避免外部环境对文书的影响。与此同时，文书档案管理自动化可以进一步提高数据检索效率。在多次查询过程中，同一数据容易出现多次查询、效率不高的问题。在同一时间多次使用工具，导致数据容易被破坏或丢失。
电子技术平台能有效防止数据被破坏，使数据被多次重复使用。检索过程中，只要输入文件号名称，就可以进行快速查询，进一步提高整体检索效率。
2文书档案管理办公自动化应用对策
2.1强化信息化平台建设力度
多元化的管理工作可以帮助文书档案更快适应信息时代发展的实际需要，借此加快文书档案管理信息体系的建立。而在开展信息化管理平台建设期间，需要不断强化档案管理执行力度，尽可能规避出现文书档案管理能力不高的问题。就档案管理信息体系建设方面而言，开展文书档案管理的创新，可以保证新型档案管理体系同本领域现状之间形成结合。而在构建信息化管理平台过程中，企业可以尝试建立如下三个系统:档案加工系统;档案信息数据存储以及管理系统;档案保密系统。加工系统具体是结合文书档案实际情况，予以科学设计，改善加工体系，因为加工体系本身具备搜索以及编辑等能力，可以借此减少工作人员的工作量。文书档案存储管理系统重点在于针对文书档案相关信息数据的收集以及管理，且可以提供相对简单的查阅服务，并保证档案存储格式的合理性以及科学性。
2.2创新管理方式，提高文书档案开发服务水平
计算机网络技术已全面改变了人们的工作、生活方式和生活理念，人们更加重视信息的时效性和获取信息的便利性。传统的档案利用方式，如到档案部门阅读和利用原件或复印件等方式，在网络信息化高度发达的时代必然会发生变化。因此，文书档案管理人员要突破陈旧的管理思维理念，勇于探索，敢于创新，善于在工作中发现问题、解决问题，创新工作思路。充分利用先进的信息网络技术，积极开发档案信息的利用价值，通过对档案信息进行科学的收集、汇总、分析和加工，及时了解和掌握社会需求，为使用者提供快速、便捷、准确的档案信息，充分发挥文书档案的管理效能。同时充分利用信息网络技术，实现文书档案的信息资源共享，增加与用户交互的形式，开展在线实时交流，解决用户在查询、索取信息时遇到的问题，满足用户个性化的需求，不断提升文书档案信息开发服务的水平。
2.3完善信息安全体系，增强安全保障能力
为保障网络安全和文件信息安全，要建立健全严格的档案网络信息安全管理条例，规范安全管理制度和技术条例，提高网络攻击、病毒入侵的防范能力和信息失真、泄密的检查发现能力。借助于防火墙、入侵检测系统、漏洞扫描系统、安全隔离与信息交换等安全设备，在网络内的每台计算机上安装实时杀毒软件和网络安全管理软件，定时查杀病毒和进行网络安全监控维护，实现对档案信息网络的实时监控和综合治理。要定期在内网上进行安全通报和预警通报，不断强化安全工作，在网络及信息安全管理方面做到事事有章可循，处处有规可依，人人有责可追。同时，完善备份策略，建立备份管理制度。[2]信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，可以为受损或崩溃的信息系统提供有效的恢复手段，保证档案信息的安全。
结束语
综上所述，当前我国社会经济快速进步与发展，企业在信息化和数字化的智慧平台管理介入下，传统的文书档案管理方式已不符合目前企业发展规划需求，因此要重视创新优化文书档案管理工作，不断提高管理水平，解决文书档案管理中存在的问题，以保障和同步于企业的良好发展和升级。
参考文献
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