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摘要：自21世纪以来，伴随着互联网及信息技术的高速发展，人类逐渐迈入了信息化时代，人们的日常生活也因此发生了深刻改变。与此同时，原有的很多生产生活方式由于跟不上时代的步伐已经退出了人们的视野。信息化技术的变革同样渗透进了企业的档案管理。档案的数字化管理逐渐进入人们的视线并且档案数字化管理的进程在高速推进，档案的数字化管理已经成为主流趋势。本文对档案的数字化管理的相关内容进行了简要分析。
关键词：档案；数字化管理；信息技术
一、引言
自上个世纪以来，计算机技术得到了长足的发展，我们进入了万物互联时代，互联网和电子计算机也逐渐走进了千家万户，数字化进程不断加快，笔记本电脑取代了人们手中的账本，档案的数字化管理也因此成为可能。将数据数字化不仅方便了信息的采集和录入，而且简化了信息的筛选和查找。人类社会迈入了全新的大数据时代.在数字化进程不断加快的社会背景下，进行档案的数字化管理成为企事业单位亟待解决的问题。
二、档案及档案的数字化管理
作为业务活动的重要工具和凭证性信息记录，档案不仅是企业的核心信息资源，也是企业的重要资产。对档案实行集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是企业管理档案最佳的方式。
随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展，产生了一种新型档案信息形态，这就是数字化档案。它把各种形式的档案进行数字化，以数字化的形式存储，网络化的形式连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。档案的数字化管理，就是借助计算机对档案进行数字化的录入、管理和应用。原有的文字、图片等档案存在方式被数字化的文本、图像等取代。档案的数字化管理在我们的日常生活中非常常见，比如我们所熟知的人脸信息识别、指纹支付等。发达的数据库技术使档案的管理变得更加高效，档案的采集、录入和提取也变得更加简捷。数字档案创建最基础的工作是将档案进行数字化处理，原有的档案通过数字化技术转变成数字档案的形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案。数字化档案管理系统是对传统档案管理的一次创新，它可以实现对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。这样一来，档案的管理水平和管理效率得到了显著提高，档案业务部门的服务水平也得到了增强。档案的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种信息资源，它的重要性不言而喻，档案管理人员应该逐步掌握数字化技术，为档案的管理工作服务，为社会主义经济建设服务。
三、档案的数字化管理的应用
在万物互联的数字化时代，档案的数字化管理非常普遍。它不仅解决了传统档案查找起来不方便、保存起来不容易、存在较大的局限性这些难题，还增设了DNA 采集、数据库管理等先进的新技术。显而易见，档案的数字化管理顺应时代发展的趋势，具有非常广阔的发展前景。纸质档案作为传统档案，曾经在档案管理方面也起到了至关重要的作用，它的优劣不能一言以蔽之。直到今天，纸质档案的存在仍然具它自身的意义，传统档案还会存在并且会长期的存在下去。而什么样的档案需要进行数字化处理，什么样的档案又应该使用传统方式保存，这是一个值得讨论和思考的问题。
四、档案的数字化管理的优势
1.提高了经济效益
过去进行大规模档案的管理一直采用增加办公人员和办公费用这一方式，因此导致档案的管理成本非常高昂。而档案的数字化管理使传统的以纸质为载体的档案转为机读档案，不仅节省了保管费用和占地空间，还避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2.提高了办公效率
数字化的档案管理，引进了先进的数据库技术，省去了传统档案采集、录入和提取等方面的诸多不便，使档案管理工作的复杂程度得到了大大的简化，从而使工作效率得到了极大的提升。
3.增强了档案原件的保护
数字化档案保存起来非常简单，只需要借助于存储硬盘，而且数字化档案不受天气、环境和时间等因素的影响，与传统的档案保存相比具有极大的优势。另外，在对数字化的档案进行使用时可以采用复制品作为替代，增强了对档案原件的保护。
五、档案数字化管理流程
1.档案数字化采集
从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案的页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。
2.档案数字化查阅
以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
六、档案数字化管理的推行
1.规范工作流程，提高工作效率
在对原有纸质档案进行数字化的过程中，规范化的工作流程至关重要.为充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，根据数字化的内容和方式，探索优化，确定最佳工作流程，这是提高数字化效率的捷径。
2.更新思想，转变观念
观念的不断更新，视野的不断开阔，使得新事物更加容易被吸收。新时期的档案工作者应该认识到，档案的数字化管理是信息化时代提出的要求。既然身处于大数据时代，我们就应该顺应时代的发展，更新思想，转变观念。档案管理工作也应该与时俱进，跟上经济、政治、文化事业的发展脚步并与其相协调、适应。
3.充分利用先进的计算机技术
计算机技术给人们的生活带来了深刻的变化。一部电影不再需要使用大量的的胶片储存，一个小小的u盘就可以完成。同样，成千上万的档案的存储因为硬盘、磁盘的出现，不再需要庞大的存储空间，一个大容量的硬盘就可以实现。计算机技术不仅解决了档案资源存储空间不足的问题，还提高了档案的利用率和管理水平。档案工作者可以将各种档案信息和电子文件存储在档案馆的中心服务器中，建立大型数据库。新时代高容量的计算机存储为这项工作的实现提供了基础。查阅档案的人不再需要到档案馆或相关部门翻阅实体档案，而是直接在自己的计算机上通过互联网直接访问档案中心服务器，随时随地查阅电子档案。
结语
在科学技术高速发展的今天，数字化、信息化技术影响着社会生活的各个方面。档案作为信息资源，能否得到便捷、高效的利用至关重要。档案的管理人员应该顺应时代发展趋势，将数字化和信息化技术应用到档案的管理中去，努力推动档案数字化管理的进程，使得档案这种重要的信息资源能够得到便捷高效的利用。
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