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新形势下电子信息档案管理现代化面临的问题及对策

发表时间：2021/5/7 来源：《文化研究》2021年6月上作者：夏冰

[导读] 随着我国经济、科技的快速发展，电子信息档案管理现代化管理策略和方式成为社会发展的必然趋势，应加大电子档案管理的推进力度和重视程度，在信息化的时代下深入研究和完善来提高档案管理效率。但在现代化的建设过程中，通过合理分工以及科学完善的档案工作机制为档案资源的应用和发展提供源源不断的动力，带来更好的社会效益。

黄河水利委员会信息中心夏冰

摘要：随着我国经济、科技的快速发展，电子信息档案管理现代化管理策略和方式成为社会发展的必然趋势，应加大电子档案管理的推进力度和重视程度，在信息化的时代下深入研究和完善来提高档案管理效率。但在现代化的建设过程中，通过合理分工以及科学完善的档案工作机制为档案资源的应用和发展提供源源不断的动力，带来更好的社会效益。
关键词：新形势、电子档案管理、现代化、问题、完善措施
        一、前言
        电子档案现代化管理是目前以信息技术为基础而广泛推广和发展而来的一种新型电子档案、储存管理、运营维护的机制，改变传统档案管理模式，朝着信息化、科技化、智能化的方向不断完善，再进一步加大技术投入、人员培训和设备更新的基础之上以实现更现代化的推广理念和发展方向，提高各企业、各部门电子档案信息的利用效率，改变传统档案管理的弊端，带来更好的发展效益。
        二、大数据背景下创新电子信息档案管理模式
        2.1建设电子信息档案的信息资源
        在大数据时代下，电子信息档案管理工作应用大数据技术可以优化纸质文献、档案记录、信息处理等工作的采集流程，建立以计算机为基础的电子档案资源管理模式，为更多人群提供档案管理服务和更广泛的资源支持，利用大数据技术还可以综合性的建立用户资源数据库，实现实时查询，在线记录，高效数据处理和应用的能力，同时极大程度节省人力和物力，解决工作人员数量不足的问题，还可以实现自助查询、自助办理的模式，更加方便快捷。
        2.2建设电子信息档案数据库
        通过电子信息档案数据库的建立，能够加强数据管理和数据信息的完善，实现长期保存、数据查询、实时记录的效果，达到实效性、实时性的目的，满足不同用户对电子信息按时使用、实时查询的个性化需求，让越来越多的用户更方便快捷的获取信息，获取答案，获取资源，受众面更广。
        2.3采集、加工、存储各类电子信息档案资源
        运用大数据技术来加强电子信息档案的采集、加工、存储等各项工作，能够提高信息资源的完整性和系统性，通过分散数据的加工和处理，能够进一步完善电子档案数据库的建设，以更广泛的数据资源为更多用户提供优质化的档案信息服务。
        三、电子档案管理现代化进程中存在的问题
        3.1缺乏统一管理标准
        目前现代化电子档案管理在管理理念和管理措施尚未完善和贯彻落实的情况下，缺乏统一标准的管理体系和明确的管理目标，整个管理工作杂乱无章，同时有些纸质版数据尚未录入系统，资源较为局限，影响档案管理工作的正常运行和制度化、可持续化的发展机制和前景无法深入实现改革和完善，体系较为复杂，落实程度和转化机制受到较多局限因素的制约。应进一步推广档案管理建设的力度，形成设备、人力、资源的统一化、完善化局面，以避免造成档案管理风险，帮助档案管理朝着制度化、科学化、规范化的方向进展。

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        3.2档案管理资金不足
        我国目前正处于电子档案现代化管理发展的初期，许多地区在进行档案管理过程中存在资源短缺的状况，由于国家投入资金的限制导致电子档案现代化的发展和升级较为复杂，处于长期资金亏损的状况，很多时候难以一次性的实现设备更新和管理升级，无法跟随现代化管理的发展步伐，影响了电子档案管理事业的发展和改革。
        四、改进电子档案管理现代化水平的方案
        4.1建立统一管理标准
        在电子档案现代化管理的过程中需要提高管理工作的效率，降低网络管理的风险，满足社会对于电子档案创新化管理的使用目标，更好的把握新型发展理念，优化管理和工作标准。首先，出台一系列相关工作制度和工作运转机制，保证各部门、各单位人员均能遵守此制度来维护正常档案管理秩序。其次，还需要加强档案信息化管理的交换力度，进一步完善管理模式和管理机制，让更高效的信息化转运、收集、存储速度来提高档案管理的质量。最后，进一步修订和完善标准化的档案管理机制，以科学、有效的国家政策来支持行业标准的发展，进一步完善制度的落实，达到公告标准的需求，适应时代发展的要求。
        4.2加大设备引进力度
        在现代化的社会发展进程中加强档案管理、信息技术改革和设备完善的力度，需要提升档案设备管理的支持水平，加大资金和设备的保障。首先，应注重设备的现代化改革和完善步伐，注重可持续性的发展理念和绿色环保的发展方向，瞄准行业发展趋势，将互联网、大数据、云平台理念与设备完善和更新管理理念相结合，实现同一性发展。其次，要加强资金管理力度，提高资金支持水平，不断更新硬件、设备来发挥档案管理优势，建立智能化、信息化、共享化、互助化的检索和管理理念，实现设备软件的实时更新和使用管理。最后，优化档案管理工作环境，发挥专业管理人员的工作能力和辅助作用，由专业机构、事业单位、档案管理设备和人员为档案建设保驾护航，建立有秩序、科学的档案管理服务平台。
        4.3加强技术人才培养
        电子档案管理的现代化，需要加强专业技术人员的培训工作，提高理论知识，将理论与实践相互结合的基础之上，开发信息技术设备的应用能力。首先，应加强管理优秀技术人才的储备工作，让每位新招聘的档案管理技术人员都具备大数据、互联网思维，以先进的管理理念和管理方向，快速熟悉信息检索、档案开发等各项基本工作和技能。其次，应加强技术人员考核和培训力度，全面、系统、科学有效的评估训练，更大幅度的提升档案管理工作人员的工作能力和工作质量。最后，实施全阶段、多方位的专业知识讲解工作，让档案管理人员认识到目前社会发展趋势的严峻性和关键性，以不断加强创新知识和创新能力的基础之上，在现有技术条件下，更好的发挥电子档案信息化管理的应用价值。最后，成立档案管理人员的专业、系统培训管理部门，实现技术人员与高校相关专业科研院的强有力结合、互助机制，建立培训基地，专门化的培养档案管理技术人员，以提供更强的指导作用，为企业的发展提供源源不断的动力。
        五、总结
        总的来说，设备管理模式、管理机制、技术人员的发展均推动了电子档案管理的现代化，促进现代化建设工作的落实。在创新档案管理工作理念，优化工作模式的基础之上，有效解决人员、资金不匹配的问题，进一步推动档案电子信息化建设，实现创新应用模式，带来更好的发展前景，赢得更好的社会效益。
参考文献
[1]基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J].胡凤燕.兰台内外.2021(04)
[2]大数据时代背景下电子档案管理的现状和发展策略[J].安琪;刘骅.黑龙江档案.2020(08)