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数字化视角下优化高校图书馆档案管理的策略

发表时间：2021/5/7 来源：《文化研究》2021年6月上作者：于敏

[导读] 高校图书馆不仅承载着档案管理的职能，而且发挥着为学生和教师提供丰富的学习资源库的重要作用。优质的图书资源是必须保证的，优质的档案管理也是必须具备的，因此，要充分利用信息化技术优化高校图书馆的档案管理职能，让高校内珍贵的文献资料长久保存且方便查阅。

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摘要：高校图书馆不仅承载着档案管理的职能，而且发挥着为学生和教师提供丰富的学习资源库的重要作用。优质的图书资源是必须保证的，优质的档案管理也是必须具备的，因此，要充分利用信息化技术优化高校图书馆的档案管理职能，让高校内珍贵的文献资料长久保存且方便查阅。
关键词：数字化；优化；高校图书馆；档案管理
        引言：科技的提升和发展带动着高校的图书馆档案管理工作的与时俱进，高校图书管理工作逐步向数字化、信息化迈进，以便更好地服务高校师生，提高高校图书馆档案管理水平。本文主要从数字化的视角来分析如何优化高校图书档案馆，提供一些参考意见。
        一、高校图书馆数字化的概述和价值
        在信息化技术的推动下，可以节省一大部分整理和分析档案信息的人力资源，提高档案工作的效率。高校图书馆档案管理的范围丰富，责任重大，有业务类档案、资产类档案、行政类档案等三大部分，每一类中还包括着丰富的档案小类，比如统计数据档案、资源建设档案以及文书档案等等，这么多的档案分类及其内容，都需要严格分类，精心管理，确保档案管理的各项工作落到实处。无纸化办公理念已经深入到高校的档案管理工作中，很多档案管理的文书登记类工作都可以由数字化软件完成，实现纸质化与电子媒介的飞跃，让数据、文件、资料等通过电子媒介进行数字化传输，大大提高了档案管理的工作效能。由于之前的纸质化档案储存及管理，需要大量的储存空间，对档案资料的存放条件十分苛刻，但是走向数字化之路后，就大大节约了空间和人力，还可以实现实时监控和查阅，提高档案的共享性，打破了空间和时间的限制。可以说，未来高校的数字化档案发展之路势在必行，且发展会越来越好。
        二、优化高校图书档案管理的策略分析
        不断优化高校图书馆的档案管理工作，要实现数字化与高校档案管理的融合，需要从多个方面仔细思考，做好此项工作。高校的图书馆不仅要做好图书馆的基本管理工作，而且要重视档案管理工作，从资金、人力等方面大力投入，具体的策略分析如下。
        1、做好基础的目录数据库构建工作
        档案的目录是档案管理工作的基础，也是档案查阅使用的便捷途径。传统的档案目录制作非常耗费时间和人力，但是利用数字化的技术设计和制作档案目录就大为便捷，还能确保目录的完备性和准确性。档案目录可以囊括档案的梗概，对档案的管理起着非常重要的作用。利用好档案目录，可以让档案管理便于收集、分类，提高检索的规范性和合理性。高校图书馆可以根据自身实际，构建属于自己的高校档案目录数据库，发挥出信息利用的价值。
        2、做好档案全文数据库的构建工作
        目录数据库构建好之后，还要结合目录的内容不断补充和充分利用，着力构建档案的全文数据库。

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数字化的技术可以将原始的档案资料加工、扫描和处理，根据档案目录库进行档案内容的类别精细化分析，确保数据库的内容结构完整、层次清楚，同时，对应用频率大和独具特色的档案资源进行入库登记，构建属于高校自己的全文特色数据库资源，让教职工和学生可以透过全文数据库一览学校的发展历程和脉络，更好地传承学校的文化。
        3、立足实际开展高校图书馆档案管理
        高校图书馆实施数字化的建设，必须要利用好目录数据库和全文数据库的资源，立足这两个资源库进行档案管理工作的开展和完善。一般来说，信息资源库越完备，安全管理的程度越高，资源库的使用和发展就越稳定。因此，必须重视对已构建的资源库的安全管理保障工作，提高档案信息的安全防范级别，防止黑客及恶意人士乘机进入档案库进行资源的盗取和篡改。同时，对高校数字化的档案管理工作要加强与教职工、学生之间的沟通联系，广泛开展活动，设置专门的网页或者模块进行宣传和收集意见，不断提高管理的水平。
        4、加强对高效管理人员的素质提升
        管理人员决定着高校档案管理事业的发展和决策，其素质和眼光影响着每一项决策和方案是否可行。因此，要在高校图书馆的档案管理工作中开展科学规划的专项培训，定期组织管理人员进行网络培训和学习，更新管理的理念和手段，不断吸收新的管理方法，加强对数字化技术的学习和培训，让管理人员掌握并熟练应用数字化的管理软件，提高其管理水平。专家学者进入高校图书馆，进行一系列的系统培训是最佳的途径，从管理人员开始，覆盖到所有的图书馆工作人员，让大家积极参与培训，积极参与考核，将考核的结果与其工作绩效相挂钩，提升人员的自我约束力，激发工作人员的学习兴趣和技能提升，让更多的人了解数字化技术和软件的应用，让工作人员形成良好的工作态度和工作方法，帮助图书馆的档案管理信息分类、数据分析和整理。
        5、高校要加大资金的保证和人员的维护
        数字化的应用需要高科技的设备和软件，需要一定的科技人员进行维护，这都需要大量的资金支持。因此，高校要合理分配资金，用有限的资金做好图书馆数字化之路的规划，让数字化管理之路一步步完善，一步步落实。后台的软件维护也是非常重要的，尤其是要重视安全性能的提升和维护，需要聘请专业的软件人才进行支援，后台的维护要及时发现问题并解决问题，确保各项数据库资源安全平稳运行，从而提高图书馆数字化档案管理的综合实力。
        结语：
        综上所述，高校的数字化档案管理之路符合时代发展的趋势，且在逐步完善过程中，各个高校都在加强数字化之路的管理效能，这些努力对高校整体的档案数字化建设工作奠定了良好的基础。未来的高校图书馆数字化之路要从资金保障、人力支持和技术支援等方面不断完善档案数据库的建设，用优质的服务为广大教职工和学生提供高品质的图书馆数字化服务。
参考文献：
1.谢蓉凌.如何构建高校图书馆中的档案建设和管理[J].科技博览，2019.25
2.李明光.高校图书馆档案管理工作中管理工作的探索路径[J].管理分享，2019.12
3.高明宇.高校图书馆档案管理工作开展策略思考[J].高校管理，2018.15