武国珍
中国建筑第二工程局有限公司，北京 100000
【摘要】随着现代科学技术的发展，信息化程度越来越高，本文结合某核电系统开发及使用实践，浅析核电站建设施工过程中，NTMS技术文件管理系统开发及使用经验，实现核电文件管理中实现核电项目文件的集中审批、流转、查询、管控等无纸化、电子化处理，为施工提供便利。
【关键词】核电站；NTMS；文件管理；系统
0 前言
随着中国经济的快速发展,掀起建设高潮,核电项目被广泛建设，投入到最终应用当中。在核电工程项目施工建设中需要加强各方面的管理，在某核电站建设高端开局、持续高端的大坏境及背景下，业主不仅对项目在施工安全、质量提出了更高的要求，业主同时亦对核电文件的管理提出了高要求，如何保障核电施工图纸及技术文件在各职能部门的及时有效传递、审批、流转、查阅，更好的为施工提供便利？是需要解决的一个难题，本文以核电项目技术文件管理为研究对象，结合自主研发的核电技术文件管理系统（NTMS系统），实现核电项目文件的集中审批、流转、查询、管控等无纸化、电子化处理管理方法进行论述。
1项目简介
NTMS核电技术文件管理系统与移动APP客户端的无缝集成，并与手机及微信端连接，支持短信及微信提醒，支持通过PC端或者移动端对待处理文件进行及时处理，在保障了文件审批时效性的同时，可方便各部门及时查阅处理最新文件，同时NTMS系统在文件安全性控制方面，实行分密级授权管理，配合水印控制、防下载处理等要求，保障文件的安全控制有效性。
2 工艺原理
NTMS系统是专门为建设工程管理单位研发的工程文件档案数字化管理系统。系统主要功能为实现工程图纸和技术文件的平台化集中管理和流程化审批，为使用单位提供图纸、程序、方案等各种载体文件资料的电子集中管理。实现图纸文件在线浏览、创建、升版、签入、标记、分发、审批、检索、统计分析、文件安全控制、权限控制、版本控制、密级控制等功能，方便各部门进行技术类文件的浏览查阅以及文件的安全管控。
3 实施过程
3.1 NTMS系统开发流程
前期策划→讨论研究→确定用户需求规格说明书、系统开发方案→开始系统开发→发布初版→试用、修改→发布标准版本→正式上线运行
3.2 系统使用方法简介
3.2.1系统管理
系统正式上线投入使用后，项目部首先需要完善系统预控制信息即进行系统管理模组的规划并进行基础数据预设置，系统管理中涉及内容较多，最重要的是组织结构设置、目录结构规划、目录权限控制、流程审批控制四部分，最基础的设置包含以下三部分：部门管理，用户管理，角色管理,根据某项目使用经验，系统对项目部各管理人员的角色定义以及目录的明细规划，是影响后续使用的重要因素，需项目部相关领导提前规划，以便系统功能性定义准确，避免后续系统文件流程处理不顺畅，严重者导致文件返工现象。
3.2.2工程文档目录设置
工程文档目录中主目录主要包括图纸文件、变更文件、方案文件、质量计划及生产大纲、程序文件及其他文件；子目录可根据管理需要，进行了更详细的分类，如“图纸文件→F.U→厂房→厂房框架基础”，系统文档目录具有无限扩展优势，项目可根据实际管理需要，结合实际情况，以全面、简洁、便于查阅为原则，提前进行文件目录规划并分别设置管控流程。
3.2.3 NTMS系统使用培训
开发系统软件的目的即是为了使用，该系统主要用于核电项目文件的集中审批、流转、查询、管控等无纸化、电子化处理。
一套新系统的使用，对新用户而言需要一定的时间进行了解、熟悉、最终达到熟练使用的过程；如何能实现系统的顺利如期上线,控制上线过程中的风险，是实施者需要考虑的首要问题，主要从以下两个方面入手：
1）确定系统关键用户
领导重视：就某项目来说，从项目的前提准备、各项目的需求收集与整理、立项、到最终确立项目开发计划、开发到最后系统实施上线；项目经理始终高度重视，要求各主管使用部门高度重视、积极协调配合项目各阶段的工作落实，再上线。
全员的管理意识转变：使用合理的方法，引导员工进行思想转变，很多用户都习惯了原有纸质档分发处理文件的模式，在上线初期，同时使用旧有模式与新系统处理模式，难免会导致部分使用人员的工作量大量增加，对新系统产生抵触情绪，导致新系统上线延迟情况，为避免出现此类风险，项目经理在上线启动会时给员工做了全体思想动员，提前给用户打好预防针,全面推行使用新系统，兵器原技术件处理模式，已是大势所趋，使员工在思想认识上提前做好准备。
建立关键用户：新系统的使用，必然有一个逐步熟知的过程，根据项目管理特点，确定合理的实施方法，即建立关键用户的方法，项目上线初期，系统实施员根据上线需要，建立系统上线计划，首要阶段在各部门抽取一到两名熟悉文件流程、具备信息文档处理能力的资料员作为系统的关键用户，由于该部分关键用户主要负责系统的文件上传、流程处理、分发等工作，所以项目的关键用户对系统的熟练使用程度关乎系统上线的推进计划是否能按期完成；其次，关键用户学会使用系统之后，可发挥以点带面的作用，教会本单位其他人员熟悉系统并进行文件的处理，即节约了大量实施的时间，也降低了系统实施的风险
2）全员培训
在实施了关键用户培训计划之后，系统运行流程，为了全面的推广使用NTMS系统，实施人员启动了全员培训计划并进行系统操作考核，针对系统的全面功能性使用方面，按照各操作用户实际使用需要，从系统管理用户、操作用户、普通浏览用户操作三方面进行详细介绍及功能性培训。并及时收集用户反馈，针对用户未能完全理解的功能点，及时组织后续针对性培训。最终全员通过培训，逐渐熟悉并学会操作使用系统，实现系统的顺利上线。
3.2.4 文件处理流程
登陆NTMS系统→工程文档→文档管理→变更文件→CR→5MX→创建文档（注意相关链接关联）→发布主审批→领导审批（PC与微端端均可处理）→文件分发（电子分发、纸质分发）→流程完成打印公文处理卡存档
3.2.5 微信端功能简介
手机微信端是系统对接微信企业号开发的文档和审批管理功能，手机安装微信关注“NTMS核电技术文件管理”企业号，并通过管理员审核即可使用，手机微信端包括：审批管理、文档浏览、通知信息、通讯录等主要功能。
4 实施成果
1）NTMS系统已在某核电项目取得成功上线并使用
各类文件上传及数据统计功能均已实现；特别是上传系统图纸为已修改的竣工图，实现在系统中关联其相关变更，及时更新，实现查询即可看到已标识图纸，且可在其下方查询所有涉及变更文件；实现图纸及其关联文件的互查；所有上传技术文件均可通过手机APP随时进行查阅，极大方便现场施工。
2）技术类文件流转，实现高时效审阅与流转功效
如同样一份变更文件，如通过纸质形式进行文件的变更标注、审批、发放处理过程，保守预估需要约0.5天时间，但通过使用NTMS系统进行流程化处理，用户在系统内走完流程仅需约半个小时即可处理完成并下发到施作业人员。
3）初步形成核电技术类文件的流程化保密管控体系。
采用水印控制、密级控制、防下载控制等文件安全保密措施，授权人员可通过PC端或移动APP端进行文件在线浏览，无需纸质打印审阅或浏览，在提升便利的同时，有效防止文件误用或泄露。
5 结语
系统开发先后完成了前期策划、讨论研究、需求分析、用户需求规格说明书及系统开发方案确定，大量适应性修改和二次开发等多项难题的突破，实现系统在使用过程中的不断改进、补充和完善；系统已经在某核电项目中得到应用。系统与移动APP客户端的无缝集成，支持短信及微信提醒，支持PC端或者移动端及时处理文件，方便各部门及时查阅处理最新文件，同时实现关联文档互查功能；在安全管控方面，实行分密级授权管理，配合水印控制、防下载处理等安全性控制措施，保障文件的安全控制有效性；该系统的应用为核电建设中技术文件有效管理提供了有效保障，具有一定的理论意义和使用价值。
参考文献：
[1] EPC模式下桃花江核电前期文档管理系统的构建 许佳 档案时空 2015
第一作者简介：
武国珍，男，高级信息系统项目管理师，中建电力建设有限公司