崔奕
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摘要：要开创干部人事管理工作新局面，干部人事档案由传统的人工管理向数字化、信息化转变是重要路径。开展干部人事档案信息化管理，能减少纸质档案的使用频率，既提高了工作效率，又确保了干部人事档案信息的准确性，还有效避免了查阅过程中出现的原件受损、被涂改或遗失等情况，推进干部人事档案管理提质增效。要推进干部人事档案信息化建设，需要提高档案信息化意识、建立统一的技术标准、建立电子档案库和管理系统、建立安全保障体系。
关键词：干部；人事档案；信息化；管理建设
1 前言
干部人事档案包括干部的学习经历，工作经历，奖惩经历和体检表，也是对其思想品德和工作情况的原始记录，对干部的职称评定、选拔和任免提供重要信息，为相关部门对相关干部的考察提供了重要的信息。在此形势下，相关组织人事部门的领导高度重视档案，成立了独立的干部档案室，由原来的大档案室，将文书档案独立出去，重视了人事档案的管理信息化，才能始终坚持一切为了人民群众服务。良好的人事干部档案管理信息化，为社会提供源源不断的人才。
2 干部人事档案信息化建设的意义
2.1信息化建设对档案储存量的提升
档案内容的信息化处理，使得原本的纸质档案被转化成为数字代码，继而实现了对存储空间的控制，也让网络技术成为信息可存储量提升的保障。在对材料进行存储的时候，网络技术能够对文字、图案等内容进行扫描录入，使得原始资料得以更好地保存。而计算机网络技术也让原本的管理工作得以被简化，实现了对工作效率的进一步提升。
2.2利于干部档案信息查询
干部人事档案信息化管理不仅可以长期保存数据，还能在对相关数据和信息进行分类时消除重复数据，方便管理人员进行浏览和查阅。信息化管理可以从海量的信息中快速向管理者呈现所需的内容，大大提高了信息查询的检索效率和质量。
2.3实现干部人事档案信息资源共享
干部人事档案信息在干部成长流动过程中作为一种重要的资料，会被多次查找编辑，因此档案信息化对于多部门的信息共享、协同建设有重要意义。在全社会范围内充分发挥干部的重要社会资源意义，发挥人才价值，为组织选拔和个人发展都提供有效的信息，便于提取和管理人才信息，提高档案管理效率，最大化提高档案资源的利用率。
2.4档案保存更加安全
传统纸质档案在保存过程中，由于纸质档案的特殊性质，在保存过程中一旦操作不当，档案的性质就会发生改变，严重的会导致档案腐蚀、虫蛀、丢失、磺化、硬化，纸质档案破损到一定程度之后很容易破碎，难以进行妥善有效的保存，并且在纸质档案不断地翻阅、查询利用过程中还很容易丢失。在信息化背景下，通过对干部人事档案进行信息化处理、数字化转换，将干部的纸质档案转变成数字档案和电子档案保存在计算机的数据库中，只要硬盘存在，干部的人事档案就不会丢失，就会一直保存下去。同时针对某些具有秘密性质的干部人事档案，还可以进行加密处理。随着信息化技术的不断发展，信息化档案只需要进行定期的升级和维护，就能够保证整个档案信息的完整性、可靠性和可用性。而且最近几年云计算的进一步发展，为信息档案云储存提供了依据，它能够确保档案更加安全可靠不受影响。
3 档案信息化管理建设的建议
3.1建立健全管理制度
干部人事档案信息化管理是对传统干部人事档案管理的优化与提升，这一管理模式的改变是档案管理工作朝着正规化发展的开端，要想保证此项改革能够贯彻执行，就必须有规范的干部人事档案管理工作制度作为保证，用规范的条例和章程作为依据，确保干部人事档案信息资料严格按照查阅审批流程执行，但凡查阅、借用必须要有主管部门领导审批签字。
对于不按要求借阅和不能严格把控借阅权限的干事，要进行批评教育甚至是负激励惩罚。另外，单位要定期和不定期地进行档案信息系统维护，对档案信息进行核对和校对，做到一人一档，人档相符，在出现差错的时候要及时查找原因，对于大的纰漏要进行追责。
3.2建立干部人事档案管理电子信息系统建立
一个功能全面的档案电子系统网络可以极大地方便档案工作。 由组织人事部门牵头,按照要求挑选出各部门的兼职档案管理人员,进行专业培训,统一组织安排对各部门内部的档案信息进行一次大革新。 组织兼职档案员先对档案信息进行处理,利用现代化的电子技术和计算机设备,将有关干部的电子资料录入部门内部的档案信息管理系统,使部门内部信息数据化,便于档案管理信息电子化,方便日后信息管理。 相较于纸质档案而言,这种方式具有更强的准确性和时效性。
3.3重视对人才的培养
在一些大型的企业当中，干部人事档案管理是一项不容疏忽的工作，所以对管理人员学历、能力等方面的要求也是比较高的，所以对管理人员的培养是极为重要的。当今，许多企业单位的干部人事管理人员是年龄较大、文化层次不够高又不想去学习新技术的人，以为他们的观念不如现代的青年人新颖，习惯了过去的工作模式。对于这样的管理人员，企业单位可以适当进行调整，甚至是淘汰，招收更多学习能力强的新青年来担负这份工作。当然，在步入正式工作之前，单位还要对应聘人员进行严肃的考核，提高所选拔人才的质量，并且，在实施企业干部人事档案信息化的过程中，也要设置对员工的阶段性考核。档案管理人员也要不断学习，随着技术的发展，提高自己的业务水平。
3.4建立档案资料安全保障体系
在对干部人事档案进行信息化管理的过程中，保证信息资料的安全性是非常有必要的，这就需要建立完善的安全保障体系，主要包括以下几个方面的内容：第一，按照国家相关标准对档案资料的应用安全进行保护，确保在出现问题时有法可依。第二，对应用的技术软件进行优化，采用多种手段对档案信息资料进行加密处理，可以多种加密方法共同应用，保证档案信息资料应用过程中的安全性。第三，管理人员需要对档案信息资料进行定期的检查和维护，做好档案数据的管理和保护，为后续资料的应用提供保障。第四，建立安全管理制度，并将其落实到实际工作中，让人事档案部门的所有工作人员都按照安全管理制度进行操作，如果出现档案资料泄露的情况，则需要进行严格追查，明确各岗位工作人员的责任，同时采取有效的防范措施，降低对企业造成的影响。
3.5认真核实信息来源
档案管理的过程中，还需着重注意档案信息来源是否符合要求，信息的内容、格式等是否与规定相一致。要不断加深对电子档案原始性、真实性的认定和管理。因为对于纸质文件来说，可以随时查看档案证实其内容的规范性，但电子档案的字体、格式等差别较小，很难很快得出结论，因此必须在最初就加强对档案来源和材料的核实。
4 结语
在信息化时代，干部人事档案管理工作必须要朝着信息化的方向加速转型，应通过构建基于信息化技术的干部人事档案管理平台、建立起干部人事档案管理与人力资源管理部门之间的横向合作、健全干部人事档案信息化管理的各项制度、应用大数据及人工智能技术深入挖掘档案价值、加强对档案管理信息化人才的培养等一列措施，切实推进干部人事档案管理信息化建设实践，以提高干部人事档案管理工作的效率、质量和规范性，促进人事工作的优化，提高政府效能。
参考文献
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