王俊
竹山县政务服务信息中心 442200
摘要：档案管理与信息技术之间共通部分较多，使得档案整理的信息化进程推进较为迅速。而信息技术的应用虽然给档案管理带来了不少的便利，并提升了档案管理的工作效率，但也为档案管理带来不少问题。为此本文通过分析档案信息化管理，以及现阶段档案整理与信息化管理中存在的问题，并提出几条改良措施，来帮助档案整理能够顺畅的过渡到信息化进程中，提升工作效率的同时，降低新型技术带来的不良影响。
关键词：档案整理；信息化管理；档案信息化
档案整理的信息化进程已经现在进行时，大多数企业、单位、学校的档案信息化工作已经出具成型。信息化技术提升了档案管理的工作效率，并通过高新技术的应用使档案管理能够更有效的服务广大受众，也是未来档案管理工作的发展方向。
一、档案信息化管理
档案信息化管理将传统以纸面、录音、影像为主的档案管理工作转化成数据，并用虚拟的形式保存在服务器中。同时利用网络、云技术等方式，使大众接触档案管理服务的次数明显增多，从而提升了档案管理工作的社会价值。档案的信息化让社会中的使用人员随时、随地都能够查阅、利用，扩大了档案管理服务的覆盖范围，也变的更加方便、有效。同时，档案的数据化，减少了纸质、录音、影像光盘的材料的消耗，进而降低了档案管理的成本，并具有一定的生态环保作用。同时数据的处理大头往往是由计算机主导，人工加以辅助的形式，极大降低了档案管理的人工成本， 对节省成本、时间、人工方面都发挥较大的经济、实用性。
二、档案整理与信息化管理存在的问题
（一）数据采集方式的多样化，带来的档案整理难度
档案的信息化使档案数据的采集方式变的更加多样，传统的纸质、录音等档案数据的采集方式较为有限，获得数据数量也有一定限度，因此在档案整理时，较少的数据量意味着较少的工作量。而采用信息化技术后，网络中存在的数据、用户提交的数据等等都是数据采集的重要内容，数据量的爆发性增长为档案整理带来极大的难度。
（二）数据较为分散，加大了有效数据的提取难度
传统档案信息采集往往具有针对性，采集的信息也极为有效；而从信息网络中采集的数据，不分优劣，同时数量巨大，使档案管理变的更加分散，提取有效数据的难度进一步提升。档案中出现交叉重复采集的情况屡见不鲜，对档案管理带来不利的影响。
（三）数据信息化导致档案安全管理难度提升
传统档案整理后的使用，往往是专人专用，同时服务的群体较小，档案安全管理的难度较低。档案信息化之后，服务的人群变的更加广泛，而存储档案的计算机、服务器也面临信息技术带来的安全隐患，使档案数据比较容易被有心之人用于非法用途，进一步提升了档案安全管理难度。
三、档案整理与信息化管理的改良措施
（一）资源整合，集中化管理
现代档案信息化是为了满足社会、企业等组织的不同需求，而进行资源整合，从而使档案数据能够更好的发挥其促进、服务作用。而集中化的管理方式也是提升数据采集、整理、利用率的有效方式。通过将档案管理与信息技术进行结合，使数据的采集来源更加多样化，同时利用信息技术中良好的资源共享，能够大大提升数据采集的有效性，从而降低档案整理难度。同时集中化的管理，能够建立统一的档案数据执行标准，使多元化的数据采集在集中管理中，形成统一的数据标准，从而有效的利用信息数据技术，来增加数据的处理效率。
（二）加强数据技术的应用
档案数据的有效性与档案管理业务服务水平有直接的联系，现代信息技术中采用的数据标准较多，加大了有效数据的采集难度。因此，档案信息管理建设的途中，应当加强数据技术的应用，建立统一的数据标准，并利用大数据等数据处理技术，来提炼档案数据内容，在采集、分析、处理档案数据时使用新技术提升工作效率，加强数据的准确性。同时档案管理人员需要加强对新型技术的了解、学习，增强档案管理技术的综合素质，从而做到档案管理水平的与时俱进。
（三）规范档案信息使用
档案信息中包含公司、单位、个人等历史信息，具有重要的参考意义。其中包含的数据信息，往往涉及到企业、单位、个人等不同组织的隐私内容，小则影响正常的生活、运营，重则导致重大的信息安全事故。因此在档案信息的采集、提取、使用过程中，必须保证信息的专事专用，并保证档案的信息安全。信息化技术的使用带来档案信息数字化的安全隐患，而现代社会的信息安全是各个领域中研究的重点。为此档案管理人员需要制定规范化的信息档案使用条例，将档案进行不同加密层次的区分，并严格限定接触各层级档案信息的人员。从而使档案能够发挥专人专用的效果来保障信息安全。同时对访问档案信息系统的人员做好相关的浏览记录，并对滥用、违规使用档案信息的行为加以警示、教育。档案管理人员还需要加强信息安全意识、技能的培训，使相关人员具备较好专业素质。
结语：信息化管理为档案整理带来了极大的便利，并提升了档案整理的服务效应。虽然信息化建设是未来档案整理发展的重要方向，但也不能忽视新技术带来的档案整理环境的变化，工作人员在积极使用新技术的同时，应当加强对新技术的掌握，并通过标准化、规范化的档案整理、使用，使档案整理更便捷、有效的提供信息服务。
关键词：
[1]黄炽丽.档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法[J].卷宗,2020,10(24):95.
[2]赵雪燕.档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法[J].卷宗,2019,9(34):99.
[3]马磊.档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法[J].消费导刊,2019,(46):130.