文根格日乐 都满 杨德祥
(武警工程大学乌鲁木齐校区830001)
[内容摘要] 教学专业档案是军队院校档案重点建设任务，是衡量教学管理水平和检验教学质量的重要标志。本文结合军队院校实际，就如何进一步加强教学专业档案室建设，围绕“三个到位”：即人才队伍、管理工作和保障条件方面需要把握的重点问题进行梳理研究。
[关键词] 院校 教学档案 三个到位
教学档案是教学活动中产生的具有价值的文字、图像等材料的总称，是院校教学活动的重要资源，也是教学督导检查和教学评价重要指标依据；教学档案可以清楚地反应教学活动内容，以及教学管理标准和整体质量，并带动教学改革、提高教学质量和教学研究等方面都具有重要意义。为更好履行“为党管档、为军守史、为战服务”职责使命，我们认为教学档案室建设中要做到“三个到位”。
一、人才队伍要到位，逐步建立专业化档案管理队伍
军队档案工作是一个多功能、多层次的综合系统，需要具备多种知识和技能的复合型人才。从人力资源管理的角度而言，档案专业系统涉及的人才主要由决策层、管理层、执行层、操作层等四个层次组成。人才队伍，除必须具备档案专业知识外，还要分类进行教育和培养，着力打造复合型人才队伍。新《条例》首次提出档案工作人员必须具备“对党忠诚、秉正守史、热忱服务、严守秘密”的16字职业精神，为专业队伍建设提供了道德和行为准则。
（一）把好教学档案工作人才选拔关。教学档案各项工作的开展都离不开教学档案工作人员的管理。人才选拔应当经过全军或者大单位组织的档案专业培训考核。通过军队院校定向分配、社会招聘等多种渠道选拔教学档案管理人员，为教学档案工作补充高层次专业人才。选拔过程当中应当进行心理测试、专业能力考核，确保教学档案工作人才队伍建设的质量和水平。
（二）提高教学档案工作人员业务能力关。新《条例》指出应当定期对档案工作人员进行专业培训和考核，有计划地选送档案工作人员到有关院校进修和参加在职培训。一要加强学习国家有关档案工作的文件、政策、法律法规，掌握档案《条例》、《条例》问答等理论知识、档案管理办法；二要加强积极参加各项教学档案工作比武、培训、考核等活动。
（三）加强教学档案工作人员的训练关。坚持按纲组训、分类施训，落实《档案专业军事训练大纲》，抓好在岗训练，提高专业能力；坚持严格把关、择优选派，强化新进档案部门人员上岗培训，分期分批组织保密档案专（兼）职人员参加“以工代培”、预选士官培训、升级培训和职业技能鉴定，逐步实现持证上岗、人岗相适。
二、管理工作要到位，加强档案资源的统筹管理和集成运用
随着教学规模的不断扩大和教学质量的不断提高，教学档案管理工作在不断完善和加强。
（一）强化档案管理意识。提高和增强教学档案管理人员对教学档案管理工作重要性的认识，是搞好教学档案管理工作的先决条件。这就要求我们要认真学习教学档案管理的要求，深入进行教学档案整理、收集、及时备案等知识的学习和宣传，使领导干部和全体人员都认识到院校教学档案管理工作的重要意义，树立和增强教学档案意识，杜绝资料工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。
（二）建立科学管理机制。主要领导应亲自过问教学档案管理工作，解决教学档案管理工作过程中存在的各种实际问题，要按上级资料管理部门的要求，建立综合完善的教学档案管理机制。各培训部门都应确定一名兼职资料工作人员，负责收集和职能管理本科室的教学档案，形成教学档案管理工作齐抓共管的局面，以保证各种教学档案齐全完整。
（三）利用信息网络技术。档案数字化也就是人们所说的电子档案或电子文件，它是在数字设备及环境中生成与传输，以数码等形式存储于特定载体之上，必须依赖于专用设备和软件才能读取的一种记录。无论何种形式的数字档案，都因为不能直接识读、信号极易消失、信息容易被篡改、容易被远距离截取窃获等先天不足，具有易于失读、失真、失息、失密等特点。这些特点，与从传统载体档案上获得的保护理论和经验不相符，因此有必要梳理数字档案对象的特性，运用现代化管理思想和管理方法，以网络信息技术为手段，对电子档案实施科学协调和控制，明确数字档案的保存管理要求，根据这些特性来确定其管理原则。
军队院校档案室的建设应建立“信息主导、建强体系、促进联合”的总体思路，将资源优势转化为信息优势、服务优势、能力优势。信息主导，就是要紧盯信息化发展方向，加快推进信息技术与档案工作的融合进程，有序推进军队院校档案信息网络平台的建设和应用。
三、保障条件要到位，做好档案室场地设施建设
教学档案工作建设与发展要奠定坚实的档案法制基础，完善各级各类档案法规，形成依法治档的环境和条件。根据教学档案的特点和基本任务，档案室场地基础设施主要包括三个方面。
（一）库室建设是基础。档案库室应该按照《条例》要求，军级以上单位档案室设置文件处理室、档案整理室、档案阅览室、信息技术室和档案库房，师级以下单位设置文件处理室和档案库房。教学档案室建设主要分为三个区，即办公区、库存区和阅览区。办公区主要用于档案人员日常教学档案业务办公；处理区主要开展资料整理、登记编录、入库上架、电子加工等；库存区主要存放教学科研档案资料、教学会议及授课影音资料、教学信息试题库、学员学籍相关档案等方面的资料；阅览区是档案的服务设施，为借阅者在库室内使用文献提供的专门场所。
（二）设施设备是关键。档案设施设备的配置应该符合国家档案管理建设需求并考虑档案的延展性预留空间，主体采用手动档案密集柜，密集柜以与窗户垂直方向进行安装布置。同时，库室建设要实现“三铁”、“八防”要求。设备主要配置：档案业务专用计算机、档案管理软件、档案盒、保密档案柜、集打印、扫描、复印功能的一体机、刻录机、碎纸机、温度计、灭火器、空调机、加湿器、消毒机、吸尘器、红外线报警设备以及符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备，并根据军队安防要求适时安装库室监控摄像机并入院校值班室监控系统。
（三）系统建设是核心。档案部门建设的信息系统数据不完善、更新慢，多数信息只是停留在文字录入和图片扫描阶段，特别是信息资源管理水平低，表现在信息资源采集、汇总的技术手段相对落后，资源分散存储、系统重复建设的现象还时有发生。为此，建立完整的教学档案管理系统是做好教学档案工作必不可少的先决条件。建设档案大数据中心，包含纸质档案和电子档案建设两个部分。首先将纸质档案进行数字化加工，便于保存和传播。其次对已经是电子资源的数据进行统一格式和统一收集归档，把档案建设成型的数据库，在上级的统一领导下，业务部门分工协作，在同一平台之下建立各自的业务电子资源，提高信息系统的共享能力和安全保密能力。
参考文献：
徐红花，《浅谈如何做好教学档案管理工作》，《中国校外教育》，2014年；
2020年1月1日起施行新修订的《军队档案条例》
作者简介：文根格日乐，女，蒙古族，1992年8月出生，内蒙古通辽市人，现武警工程大学乌鲁木齐校区教研部少数民族语言教研室助教，毕业于内蒙古师范大学蒙古学学院，研究方向为蒙古族现当代文学，研究生学历。研究生期间发表了五篇论文，多次参加学术研讨会宣读论文。
第二作者，都满，工程大学乌鲁木齐校区教研保障中心信息技术室高级工程师；
第三作者，杨德祥，工程大学乌鲁木齐校区教研保障中心教学档案室讲师。