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规范乡镇档案管理工作的必要性周晓冬

发表时间：2021/5/10 来源：《基层建设》2021年第1期作者：周晓冬

[导读] 摘要：由于乡镇机关办公条件的限制，乡镇机关档案管理存在着许多薄弱环节，有些问题已经严重影响到工作的开展，损害到集体和个人利益，引发很多不必要的矛盾。

        内蒙古自治区兴安盟科尔沁右翼前旗察尔森镇人民政府内蒙古 137400
        摘要：由于乡镇机关办公条件的限制，乡镇机关档案管理存在着许多薄弱环节，有些问题已经严重影响到工作的开展，损害到集体和个人利益，引发很多不必要的矛盾。当前，随着中国的快速发展，乡镇机关档案工作涉及的领域越来越宽，使其在乡镇机关工作中显得尤为重要，因此乡镇机关解决档案管理中存在的问题已显得非常重要和关键。
        关键词：乡镇机关；档案管理；问题；对策
        1 乡镇机关档案管理现状
        （1）目前大部分乡镇机关档案管理设施设备简陋、失修、很多设施设备还缺乏，基础设施不但不符合上级主管部门对档案管理的要求，也满足不了档案存放的需要，其主要表现在：1.各办所的档案管理“各自为政”，无独立档案室、借阅室和管理员办公室，大部分单位把档案存放在行政办公室，既不利于平时工作开展，又不利于档案的安全存放，容易导致档案丢失。2.部分乡镇机关将档案杂乱堆砌在杂物室，无档案架及档案柜，导致档案杂乱无序，查找档案无从下手，使档案保管利用受到影响，容易导致档案丢失和毁坏。3.部分乡镇机关将档案室设在年久失修的房屋中，无防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，导致档案保存时间短，资料不全等问题。
        （2）由于客观原因，大部分乡镇机关档案管理人员是兼职人员，由于自身本职的工作任务多，导致没有多余时间来整理和完成档案工作，再加上很多人员是临时安排接管档案工作，未进行相应的档案管理培训，加之乡镇机关人员变动频繁，档案管理人员有时还未熟悉业务工作就调换了岗位，甚至有部分乡镇机关将档案管理设为即将退休人员的过渡岗位、养老岗，从而导致档案管理人员普遍业务水平低下，整体业务素质无法提高，严重影响档案管理工作。
        （3）各乡镇机关受到技术及财政资金等问题的影响，无力购买现代化的设备，档案管理信息化管理程度普遍很低。目前，大部分乡镇机关档案管理仍然停留在纸质文件的保存，对电子文档、图片及视频不但未进行统一管理，而且因为管理人员普通年龄较大，学习新知识能力偏低，信息化管理工作无法正常开展，导致乡镇机关档案无法统一管理、档案检索困难、档案资料缺失等一系列问题，致使档案资料利用不全，降低工作效率，提高工作成本，制约了乡镇机关信息化建设的进程。
        （4）领导对档案管理工作的认识和重视程度，决定了他们对档案管理工作的态度，从而在很大原因上决定了档案工作的发展。部分乡镇机关领导档案意识单薄、思想落后。少部分领导认为，档案管理仅仅就是把资料装订归档，快速简单，无足轻重，与各项中心工作相比简直微不足道。更有甚者认为档案管理是档案局的事情，根本不关本单位的事情。长期以往，形成了领导不关心，工作人员无所谓的档案管理工作局面，一定程度上影响了档案工作的开展。
        （5）大部分乡镇机关只注重本系统以及本级机关的文书档案，对其他档案的收集、移交、借阅、管护等一系列的管理制度不健全，从而造成档案的遗失、缺损。档案管理人员责任心不强，认知不够，对档案归档、登记未按制度进行，在工作变动时未按程序办理工作交接手续，对借出的档案不检查、不清理，致使乡镇机关档案的作用率不高，从而损害到集体和个人利益，引发众多矛盾，不利于维护社会和谐和稳定，未能更好地服务好基层，未服务好人民群众。
        2 规范乡镇档案管理工作的必要性建议
        2.1 加强领导，提高认识
        第一，要在乡镇机关中成立档案管理工作领导小组，指定档案管理分管负责人，将档案管理工作落实到人，明确档案管理职能职责，切实加强领导对档案工作的重视程度。第二，档案管理工作人员要多请示、多沟通，取得领导对档案工作的重视和支持，同时要抓住“6•9国际档案日”、机关学习等活动，加强对档案法的学习，强化全体乡镇机关人员对档案重要性的认识。第三，区级档案行政主管部门要在对乡镇基层单位业务指导的同时，明白所担的责任，认清自身工作性质，强化管理指导，落实档案法律法规准确有效地实施，从而提高大家对档案管理的认识。

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第四，区县可将档案管理纳入目标考核，强化责任，促进乡镇机关高度重视档案管理工作。第五，加强基层乡镇档案工作分管负责人及管理员业务培训，除开继续教育培训外，多组织基层乡镇人员实地参观学习，以理论结合实际，分析问题，找差距，补不足。第六，开展多元化档案管理宣传工作，强调档案管理工作的重要性，时刻牢记档案工作无小事。
        2.2 加大乡镇机关档案室硬件设施投入
        乡镇机关要履行本级国家综合档案馆建设的主体责任，按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，加大投入，推进档案馆室建设。首先，要按照标准建设档案室，设置防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防虫鼠的设施。其次，应根据单位自身条件设立单独的档案人员办公室、阅档室，配置标准铁皮档案柜、木制橱和复印机、计算机、扫描仪、摄像机等现代技术设备。
        2.3 加强档案管理人员业务培训
        档案工作的质量由档案管理人员素质决定，而档案队伍建设中，提升档案人员综合工作素质是根本。建议对档案人员采取理论通俗授课与现场操作示范相结合、笔试测试巩固与加深知识理解消化相结合的脱产学习培训，全面提升档案管理人员的综合工作能力。首先，强化档案管理工作人员职业道德，提升政治思想水平，使其树立服务意识，坚持原则、严守秘密、恪尽职守。其次，提高档案管理工作人员综合业务素质，特别是要规范档案的分类、编目、保护、修复、控温、防尘、防虫鼠等业务技能和操作。最后，要坚持档案管理专人专管，无特殊情况不应随意变更管理人员，档案管理人员变更后也应该坚持“以老带新”，从而保证档案管理人员的专业性。
        2.4 做好乡镇机关档案管理信息化建设
        随着当前科学技术的飞速发展，5G时代的到来，档案事业发展的趋势必然是朝着档案信息化建设去的，这是衡量档案工作水平高低的基本标准，因此乡镇机关信息化建设就显得极其重要。首先，乡镇机关要加强的信息化基础设施建设，加大硬件平台和网络投入，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。其次，要安排专人对原有的资料档案收集、分类、编目，并将档案资料录入数据库，推进档案归档、接收、保管与利用。最后，建立内部档案管理局域网，提高档案管理系统的安全系数，实现内部档案信息共享。
        2.5 建立健全乡镇机关档案管理制度体系
        要更好地完成乡镇机关档案管理工作，实现现代化、规范化、标准化的档案管理，那建立健全文件材料的形成积累、整理、归档以及档案的保管、保密、鉴定、统计、利用等各项管理制度显得格外重要，可以说是重中之重。逐步建立档案收集制度，档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案销毁、档案员岗位职责等一系列档案管制制度、明确乡镇机关档案的管理范围、管理职责和管理办法，使基层的档案管理工作做到有章可循。
        结束语
        乡镇档案管理是国家档案框架的重要内容，对我国整体发展和乡镇的新农村建设都有着很重要的作用。提升乡镇领导和档案管理人员的档案管理工作意识来加强对档案的保护，采用科学技术保障档案安全，适当投入物资进行档案管理工作的建设，健全管理制度来保障基层档案管理工作的进行。这些是对乡镇政府档案管理工作中出现的问题的解决方式，希望对乡镇档案管理工作起到促进作用。
        参考文献：
        [1]魏跃先.乡镇档案管理信息化建设路径探究[J].办公室业务，2017（18）：102+105.
        [2]赵永伟.做好基层乡镇档案管理工作的策略研究[J].现代农村科技，2017（08）：90.
        [3]王丽.乡镇档案管理工作存在问题的研究分析[J].黑龙江档案，2017（03）：50.
        [4]刘旭.乡镇档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（11）：104.