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浅谈退役军人档案管理工作的问题与措施

发表时间：2021/5/10 来源：《基层建设》2021年第1期作者：邰苏日娜

[导读] 摘要：伴随着国家经济建设的不断发展，不少的退役军人在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在退役军人不断发展壮大的同时，对于退役军人档案管理工作的要求随之越来越高。

        内蒙古兴安盟乌兰浩特市退役军人事务局内蒙古 137400
        摘要：伴随着国家经济建设的不断发展，不少的退役军人在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在退役军人不断发展壮大的同时，对于退役军人档案管理工作的要求随之越来越高。好的档案管理对于退役军人来说，不但记录着退役军人的身份及各种原始信息，还为退役军人未来的发展打下的夯实的基础，创造出优渥的条件。规范退役军人档案管理，在当下市场经济大环境下，对于退役军人来说十分重要。
        关键词：退役军人；档案管理；退役军人档案
        引言：
        目前，很多退役军人档案管理仍沿用传统模式，存在诸多问题，所以有必要认清现阶段退役军人档案管理现状，增强对退役人员档案管理的重视程度，通过信息技术的引入，对退役军人档案管理模式进行创新，更好地满足退役军人对于档案服务的多样化需求。
        1 退役军人档案管理存在的问题
        1.1 信息化程度较低
        首先，信息化程度较低。在退役军人的日常档案收集的过程中，缺乏信息化意识，仍旧保存大量纸质文件，严重降低了档案的查询、翻阅、调取等工作，同时还有大量的重复文件，极大地浪费了空间和管理人员的时间。信息化程度低也让档案工作和档案管理体系，都与退役军人变革不同步，存在一定的脱节、难适应现象。我国的市场经济体制自改革开放以来都在不断完善。退役军人对自身的体制、机制、退役军人架构等都在不断完善，以应对市场环境中风云变幻的条件因素。在这个过程中，人们更注重短期、直观、看得见的收益，更看重生产经营部门或产品营销人员的工作，但却没有意识到档案管理对退役军人长期发展的重要意义，对档案文件的收集、整合利用、归档放置等工作事项，仍没有足够的重视，也没有应用较为先进的信息技术予以改进。信息化程度较低也让退役军人的档案管理效益难以与退役军人发展相适配，若想要归类整合、查找利用档案，则一般需要在大量故纸堆中耗费许多时间，也影响了档案资料的可保存期限和保存的便捷性。
        1.2 档案管理工作业务基础有待加强
        部分退役军人档案管理部门的工作人员对工作缺乏理性认知，工作中也十分乏力。档案管理工作的基础业务建设比较薄弱，有的导致了档案管理的混乱。据了解，部分退役军人的档案管理工作机制不明确，工作标准以及工作流程还需进一步优化完善，其具体工作很难落实到位，导致档案管理工作的流程不规范，卷宗不达标等；部分退役军人的档案资料归档移交不畅，甚至擅自销毁档案。这些都违背了档案法规的规定、档案管理的基本原则和业务工作的基本要求。
        1.3 档案资料的管理模式创新不足
        要保证退役军人各种档案资料管理落实到位，应对档案管理工作模式、制度等进行创新，理顺工作体制机制。一些退役军人档案资料管理比较繁杂，加上受到传统档案管理模式的影响，档案资料管理工作比较混乱[1]。如一些单位档案资料管理无法集中统一，导致重要档案材料难于归档，纸质档案的保存与管理手段较为粗糙，影响了保存质量，甚至丢失，造成不可挽回的损失。
        2 提高退役军人档案管理工作质量的措施
        2.1 加强档案信息化建设
        当下退役军人档案信息化建设，是满足信息时代的发展，也是新时代档案管理的大方向，对挖掘档案资源的作用有着十分重要的意义[2]。档案的信息化建设，就是利用现在快速发展的信息技术和互联网通信技术等，来对原有的档案管理方式实现优化，例如原来若档案入库，一般采用手工登记和记载分类存储位置的方法，在有档案调度或调出使用时，需要管理员在登记记录本上仔细查阅记录，并从存储库中翻取，往往会花费大量的时间和精力才能够找到；而信息化建设的引入，让档案登记、档案调度和调出使用等工作都转移到了电脑和互联网上，能够实现点击、搜集式的一键找寻，大大提高了档案利用的便利性、便捷性。

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        2.2 提升档案管理人员的专业素质
        一方面，可以通过相关的业务、知识技能培训，让本部门员工积极参与，并从中获得专业素养的提升；还可以通过组织学习活动、学习倡导主题活动等，鼓励档案管理人员主动学习专业知识，发展自身的学习能力，从而在当下信息化档案管理的时代发展中，紧跟时代步伐，提升档案管理工作的效果。另一方面，适当提升档案管理工作的人员门槛，只有在应聘人员专业能力水平达标的情况才准许从事档案管理工作；对于新入职的人员，积极发展老员工带新员工的档案管理学习方式，从而使新入职的档案管理人员能够对退役军人的档案管理流程有更快的熟悉和上手，从而提升档案管理工作的整体效率。档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的[3]。退役军人的档案管理涉及各种类型的杂多内容，并且管理应用工作具有较强的专业性要求，也需要一定的实际管理经验，因此各档案管理人员应当主动学习专业化的知识技能，保障自身的专业能力足以应对档案管理工作需要。
        2.3 坚持档案管理的基本原则和要求
        退役军人的档案管理部门是档案资料管理的职能部门，其工作是其他方面工作的重要基础和条件，应在工作中坚持档案管理的基本原则和要求，确保档案管理工作落到实处。
        2.3.1 档案管理工作应当规范且灵活
        退役军人的档案管理工作应当在保证规范的同时，具有灵活性。在档案管理工作中针对其退役军人的特点展开灵活的档案管理，保证其管理的有效性。
        2.3.2 将工作中的职责与权益相结合
        工作中需要一些权益去刺激工作人员的工作积极性，而其中工作人员需要承担的责任也需要追究到人。
        2.3.3 开拓创新
        时代在发展，若一直以陈旧的工作理念来工作最终会被时代所淘汰。在新时代，档案管理工作需要坚持与时俱进，全面提升档案管理工作的科学性及现代化水平。
        2.4 创新和改进档案管理制度及工作制度
        在档案管理工作中，制定出规范高效的管理制度，能够有效提升其工作成效。应在工作实践中进一步加强并优化工作制度，使得档案管理工作的开展更加科学合理、井然有序[4]。制定退役军人的档案管理制度应根据单位的业务特点进行，且根据单位工作的发展变化情况进行调整完善。
        2.5 加大档案设施建设
        这主要对纸质档案进行，改善档案保管条件，结合实际情况进一步做到档案保管室与办公、阅览有效分开。按照档案保管要求，完善设施设备，具体内容有对档案室加装防盗措施，如安装防盗门窗；为档案室的通风口、窗户加装窗帘、门帘，防止阳光直射到档案室内；在湿度较大的天气里、房间里配备除湿机或者使用吸潮剂；健全档案室的防火制度并且配备相关防火器材，如灭火器等，同时严禁库内吸烟，杜绝火灾的发生；设置灭鼠笼、投放灭鼠药，防止老鼠啃食档案；有条件的组织可以安装空调设备，保持库房适宜的温度，条件稍差的可以通过通风、洒水、等方式方法缓解档案室内高温的情况；加装双层窗来防止灰尘的进入，同时要使用吸尘器对档案架上的灰尘做到定期清扫等；在档案室、档案局上放置防虫药品，通过以上措施来做到防虫、防尘、防光、防霉菌、防火、防盗、防潮湿、防高温。同时充实档案装具，对档案安全管理形成有效的保障。
        结束语
        总之，从档案管理工作的发展进步来看，我们应当与时俱进，对退役军人的档案管理工作在思想上高度重视，在行为上不断探索，不断创新档案管理工作的思路和方法，努力实现档案管理模式及技术手段的创新，特别是运用信息技术手段开展档案管理工作，提高工作水平和质量，促进退役军人的发展。
        参考文献：
        [1]曲美霖.新形势下如何做好退役军人人事档案管理浅谈[J].中国新通信，2020，22（07）：138.
        [2]张敏.浅谈基层退役军人事务部门图书档案管理的问题和对策[J].兰台内外，2019（21）：64-65.
        [3]张敏.基层退役军人事务部门图书档案管理问题及完善对策[J].黑龙江科学，2019，10（13）：104-105.
        [4]曹守志.基于信息化背景下退役军人档案管理模式分析[J].国际公关，2019（04）：135