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新时期地质工程项目档案验收工作研究

发表时间：2021/5/10 来源：《基层建设》2021年第1期作者：肖园园

[导读] 摘要：项目档案是地质工程项目从立项、施工到竣工过程中，由设计、施工、监理等单位直接形成，如实反映建设项目全过程和实体状况的，具有保存利用价值的文字、图表、音像、实物等不同形式的历史记录（包括电子文件）。

        广西迅图信息技术有限公司广西南宁 530000
        摘要：项目档案是地质工程项目从立项、施工到竣工过程中，由设计、施工、监理等单位直接形成，如实反映建设项目全过程和实体状况的，具有保存利用价值的文字、图表、音像、实物等不同形式的历史记录（包括电子文件）。本文探讨了工程项目档案验收的对策措施，为做好工程项目档案验收工作提供借鉴和参考，具有积极的现实指导意义。
        关键词：地质工程；档案验收；档案管理
        引言：
        地质建设项目档案既是工程质量、安全管理和科技创新等过程的全面反映，也是工程质量责任追溯的重要依据。根据有关规定，未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。可见，做好新时期工程项目档案验收工作意义重大。
        1地质工程项目档案验收的具体要求
        1.1规范
        规范是指工程项目档案应满足工程、档案相关标准和要求，尤其是档案案卷整理要符合规范性要求。具体来说，工程项目档案著录、目录编制等是否符合《归档文件整理规则》《会计档案案卷格式》《数码照片归档与管理规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等，相关具体的标准和规范要求，要确保工程项目档案案卷级卷内文件编号、文件题名等书写规范、准确。
        1.2系统
        地质项目档案验收参与者需要具有扎实的档案理论功底，掌握工程项目档案检验标准。工程项目档案系统性验收主要从类别的系统性、案卷的系统性、卷内文件的系统性以及类/卷/件之间的系统性验收、把关。如，类/卷/件系统性检查，则是从工程项目全部归档资料中，检查其是否严格遵循档号编制规则，做到统一编号。此外，不同载体档案或者各个相关工程项目档案之间也可通过标注互见号等形式，确保文件材料间的有机联系。
        1.3完整
        地质工程项目档案验收，其中一个重要的目标就是要检查工程项目档案资料的完整。通过工程项目档案完整性验收，全面评价工程项目过程的完整、工程项目归档内容的完整，以及工程项目档案载体的完整。因此，为保证工程项目档案完整性，需要严格按照工程项目实际，确定工程项目的归档范围，明确工程项目参与主体，分阶段、工作流程，以及工程项目内容，做到应收尽收。
        1.4准确
        具体来说，应当从过程项目档案的形式与内容两个方面去检验其准确性。其中，形式上的准确，就是从地质工程项目归档资料原件及其档案文件资料的字迹是否清晰、纸张是否破损、图表是否准确、签章是否合规等方面进行验收判断；内容上的准确，则是验收工程项目档案内容记载的时间、地点、人物等是否与实际一致，工程项目数量、规模、概算、工艺、竣工图、管线图等是否与相关标准规范要求相符。
        2新时期地质工程项目档案验收工作要点
        2.1建立健全项目档案管理体系
        因为地质工程具有特殊性，它同其它的一些工程建设紧密相连，因此，施工单位应该坚持“统一领导、分级管理”的原则，应有分管档案工作的领导，制定地质工程项目档案管理办法，明确归口管理的部门，工程项目部要成立项目档案管理机构，由项目负责人牵头，项目总工程师组织领导，工程技术部具体负责，项目部的工程部、工程经济部、物资设备部、安全质量部、财务部、综合管理部和试验室的相关人员、各级专业技术人员和档案管理人员共同参与。项目部的总工程师要对整个项目工程技术文件的归档工作做出要求和计划，档案归口管理部门具体负责各专业档案管理的指导、监督、协调、检查、考核、验收等工作。客观实践表明，只有形成全方位立体化的档案网络体系，档案网络体系内的所有人员都是档案工作的责任人，按照“谁形成、谁立卷、谁负责”的原则，对自己业务范围内的所有项目文件进行收集、整理、归档，才能保证档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性。
        2.2进一步提高档案人员素质
        地质建设项目由于点多线长，涉及专业多，档案人员既要懂工程技术，又要懂档案知识。项目部总工程师应与建设单位档案部门多沟通，请各档案专家就项目文件档案收集范围、整理要求对资料员进行重点培训，使其成为工程建设管理和档案管理集于一身的复合型人才[1]。另外在施工企业内部也要持续不断地开展项目档案培训，发挥导师带徒弟的作用，保证各层面熟悉档案编制及管理的人员不断档，尽量保持人员稳定，比如地质工程勘探人员素养的提升等。在人员更替时，务必做好档案交接工作。
        2.3加强项目档案管理交底
        根据各专业工程的验收标准，结合接管单位档案管理的要求，划分单位工程，对于开工报审表、主要进场人员报审表、进场施工机械、设备报验表、进场材料、构配件、设备报验表、施工复测、测量放样报验表、施工组织设计审批表等，可以形成标准报表形式的进行统一[2]。而对于无法形成统一的例如工程日志、作业指导书、竣工图的编制等，提出内容上的要求，规定格式，并对各类文件和图纸的原件份数做出预估，对电子签名的合法性与监理单位、业主单位沟通后以文件形式下发各专业作业队，按标准遵照执行。

        图1 地质工程勘探
        2.4加强验收过程的有效控制
        首先，领导要重视。地质工程项目各参与方领导要高度重视工程项目档案验收工作，既要参加档案验收初次会议，也要参加末次会议，与验收组进行沟通，让验收组全面掌握工程项目档案相关工作落实情况。其次，注重地质档案检索。要积极利用现代信息技术、数据库及专门档案管理软件，做好工程项目档案案卷级、卷内目录级和全文三级检索，努力做到工程项目档案数字化率全覆盖，为工程项目档案验收及后期的工程项目档案利用打下扎实基础。再次，优化调卷效率。调卷效率是保障工程项目档案验收的重要基础性工作[3]。为保障工程项目档案验收组准确、及时调阅相关档案，既要做好工程项目案卷电子信息及实体档案的精准定位，也要保证工程项目档案出库运输安全和回收入库的完整，要求所有参与工程项目档案验收人员履行好自身职责，相互配合，确保整个调卷工作的高效、准确、及时。突出工作亮点。
        2.5强化验收保障
        首先是思想认识。要求所有参与地质工程项目档案验收的单位及人员高度重视工程项目档案验收工作，提高思想政治站位，本着对国家、社会以及群众负责的高度，把工程项目档案验收与工程项目建设摆在同等重要位置的高度去认识和看待工程项目档案验收工作。要有规矩意识。严格按照工程项目档案验收的相关法律法规、规章制度的规定和要求，严把地质工程项目档案验收质量关。其次是组织人员。要在组织领导、各方人员参与的角度，重点做好工程项目档案验收工作的组织人员保障。要求业主方、建设方、承包方、监理方等单位分管领导，以及工程项目中档案管理、项目设计、工程建设、设备采购、安全监管等部门共同组成工程项目档案验收小组，负责整个工程项目档案验收协助小组，做好验收前的各项准备工作[4]。再次是做好服务保障。为工程项目档案验收提供各种便捷、周到服务如，验收会场的选择、验收服务人员的确定、验收前的档案资料提供等，切实做好工程项目档案验收前的各项工作对接，为工程项目档案验收提供可靠保障。
        结束语：
        综上所述，地质建设项目档案的收集整理是一个系统性的工程，施工单位面对复杂的管理状况，要从组织管理、制度建设、明确标准、强化培训、过程控制、严格奖罚等诸多方面加强管理，做到控制档案形成的源头，保障过程中档案基础资料收集齐全完整，认真做好档案的整理编制。实践证明，顺利通过工程项目竣工验收的档案真实可靠，其打造的工程项目档案工作服务企业的平台，才能发挥出工程项目档案应有的作用。
        参考文献：
        [1]莫伟杰.对地质工程档案管理工作的几点思考[J].城建档案，2019（07）：77-78.
        [2]陆丽忠.基建工程项目档案验收中存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化，2019，22（12）：161-162.
        [3]王丽慧.南水北调工程档案验收备查材料的编写原则与参考样例发展计量分析研究[J].档案管理，2019（01）：91-92.
        [4]廖国玲.对地质工程档案管理工作的几点思考[J].城建档案，2018（12）：62-63.