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事业单位档案管理工作中存在的漏洞及相关措施

发表时间：2021/5/10 来源：《基层建设》2021年第1期作者：王志业

[导读] 摘要：在近几年我国社会与经济快速发展背景下，事业单位的管理成为了社会各阶段重点关注的问题，特别是事业单位档案管理工作，更是成为了有关部门在管理过程中需要深入总结研究的问题。

        济南市生态环境局济阳分局山东济阳 251400
        摘要：在近几年我国社会与经济快速发展背景下，事业单位的管理成为了社会各阶段重点关注的问题，特别是事业单位档案管理工作，更是成为了有关部门在管理过程中需要深入总结研究的问题。因为在当前这一社会快速发展背景下，为了保证日常管理与工作的有效性，同时加强对各项事务的管理质量，就需要结合相应原始文档制定工作计划，所以档案管理工作受到了重点关注。那么本文就对事业单位档案管理工作中存在的漏洞及相关措施进行总结分析，希望可以为各事业单位的档案管理工作带来有效帮助。
        关键词：事业单位；档案管理；问题与解决举措
        随着我国各行业步入现代化发展进程中，越来越多的单位开始利用现代化方式对信息进行储存管理，以保证信息准确与完整性，同时还可以降低信息丢失的概率。但是反观部分事业单位的档案管理工作却存在明显不足，在管理过程中虽然事业单位正在落实信息化改革，并且在管理过程中融入了大量信息化操作系统，可是档案管理部门却并没有将信息化建设重视起来，同时在工作中还存在明显的工作理念问题，长此以往不利于档案管理工作有效开展，更不利于事业单位现代化发展。
        一、事业单位档案管理的重要性
        档案管理工作很早以前就出现在了事业单位运行体系中，并且这一工作有着十分重要的意义，通过档案资料可以快速了解到每一事件的办理过程，同时这一资料也不会出现“掺水”的问题。因此在工作中就需要重点关注档案管理，以保证各项工作能够长久稳定运行，在管理过程中档案资料会记录大量人事信息，同时还包含大量机密文件，这些文件会直接影响到体系运行的稳定性，那么在发展过程中，各事业单位就需要利用合理的方式开展档案管理工作，以避免在工作中出现事件记录空缺的问题，并保证单位内部运行管理工作能够有效开展。由此可见，事业单位的档案管理工作具有怎样的重要意义，那么相关工作人员在管理过程中就需要不断对管理模式进行优化，以保证可以推动单位内部长久稳定运行，并为各项工作的开展提供帮助[1]。
        二、事业单位档案管理工作中存在的一些问题
        当前我国各事业单位的档案管理工作存在效率低下的问题，同时在对工作人员的日常管理进行了解时还发现，部分工作人员存在管理意识不足的问题，这就导致在实际管理过程中经常会出现工作失误，轻则导致档案受损，严重的还会出现档案丢失的问题，完全不利于事业单位长久稳定运行。
        （一）缺少具有规范性的事业单位档案管理制度
        通过对部分事业单位档案管理工作总结可以了解到，很多事业单位的档案管理工作并没有明确管理制度，这就导致档案管理工作十分混乱，相关工作人员在管理过程中经常会出现散乱、慢待等问题。不仅如此，在管理过程中还经常会出现因为管理制度欠缺使得档案资料丢失的问题，当工作人员需要对某一文档进行调取时会发现，原本是同一类型的文章，却被工作人员划分到了不同的储存区域中，并且储存与调取的文档数量还会出现偏差，例如文档储存时记录的页数为十六张，结果最后只调取出十张，工作人员在解释时会云淡风轻地说因为储存时间太长丢了，最终直接影响到工作有效开展[2]。
        （二）事业单位管理的信息化水平不高
        在相关研究数据总结过程中可以了解到，当前我国以储存档案信息的数量种类达到了四千种以上，在一定程度上确实能够表明我国档案管理工作相对成功，但是若要对其进行深入总结却可以了解到这样的问题，那就是档案信息储存的内容并不吩咐，虽然种类较多但是却存在十分严重的重复问题，这就会导致信息资源失去了开放性。在深入探索过程中可以了解到，当前综合档案资料还不足百分之二十五，可见其档案管理质量存在怎样的问题。因此在管理过程中就需要运用计算机技术来提升档案管理的有效性，但是在实际应用过程中却出现了问题，那就是在管理过程中经常会出现工作人员信息技术应用效率低下的问题，或是在管理过程中工作人员并没有将信息技术应用起来，长此以往就会导致其档案信息管理工作效率无法得到有效提升，管理质量也就会随之下降。
        （三）事业单位的档案管理人员素质不高
        部分事业单位在管理过程中经常会出现这样的想法，那就是在工作中档案管理并没有那么重要，因此就会安排一些年纪偏大或是即将退休的工作人员进行档案管理，这就导致工作人员在管理过程中出现了错误的想法，即档案管理工作并没有那么重要，只需要在这里等待下岗即可。还有部分单位会在运行过程中不断地更换档案管理人员，这就导致原本就不熟悉管理制度的工作人员，在频繁地被调换岗位后更是无法有效开展基础工作，进而严重影响档案管理人员素养。
        （四）事业单位档案管理的硬件水平不高
        在对部分事业单位档案管理部门进行考察时可以了解到，其实事业单位档案管理工作质量与效率无法有效提升的主要原因就是因其硬件水平不高，在实际考察时经常会发现档案管理部门的硬件设备存在严重老化问题，并且信息化管理设备也十分稀少，长此以往就会导致管理工作效率与质量直线下降[3]。

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        三、解决事业单位档案管理问题的一些举措
        随着我国社会与经济快速发展，越来越多的现代化体系管理模式应运而生，同时在发展过程中我国科学技术也开始融入到了各行业发展与管理工作中，那么在管理过程中，各事业单位就需要利用合理的方式去制定管理计划，并将现代化技术应用起来，以通过合理的方式去推动档案管理工作现代化发展。那么为了有效提高事业单位档案管理效率与质量，本文就根据经验所得总结出事业单位档案管理措施，以保证可以有效推动事业单位现代化发展。
        （一）增加事业单位档案管理工作的使用率
        由于传统事业单位的档案管理工作，仅对人事资料、机密文件等重要文件进行储存，这就导致在实际管理过程中档案管理工作应用率无法得到提升，因此在发展过程中就需要对传统档案管理工作进行优化。例如在实际管理过程中可以将一些会议的信息进行保存，或是在管理过程中制定相应的文档归纳制度，通过制度的设立来彰显档案管理工作的重要性。与此同时，在发展与管理过程中还需要通过将档案进行开发的方式，来提高档案管理工作的应用率，进一步推动事业单位档案管理工作步入现代化发展进程中[4]。
        （二）构建严格健全的事业单位档案管理体系
        在实际管理过程中，各事业单位还可以建立相应的档案管理体系，以保证可以通过科学合理的方式来提高管理质量与效率。那么在实际工作中就需要对档案管理时经常出现的问题进行总结分析，以保证可以有效提高体系建立的有效性，在体系建立过程中一定要重点关注这一问题，那就是体系的设立一定要保证其能够灵活多变，不要体系建立后就一味按照规定开展工作，可以选择在管理过程中结合社会发展现状对相应的管理条例进行优化。通过这样的方式来提高工作人员在档案管理的关注度，同时提升档案管理工作有效性，并进一步推动我国事业单位档案管理工作步入现代化发展进程中。
        （三）加大提升事业单位档案管理的信息化水平
        随着近几年我国信息技术不断深化，越来越多的行业开始将这一技术应用了起来，以保证可以有效提高运行与管理效率，那么在当前这一发展背景下，各单位就需要结合实际情况制定相应的发展改革策略，以保证可以有效提高档案管理效率与质量。例如，在管理过程中将信息技术应用起来，并对工作人员进行系统培训，通过计算机设备应用培训来提高工作人员专业能力。不仅如此，在发展过程中相关工作人员还需要利用合理的方式去制定基层管理计划，同时还要建立岗位信息管理模式，通过现代化岗位管理使工作人员能够认真管理档案，进一步提高档案管理部门工作效率[5]。
        （四）加强事业单位档案管理工作人员的专业素养
        在对实际工作进行总结中可以了解到，其实事业单位管理工作中最主要的问题就是工作人员专业素养的问题，部分工作人员具备相应的专业能力，但是就因其专业素养较差，使得档案管理过程中经常会出现各种问题。那么在发展过程中，各事业就要将这一问题重视起来，并对工作人员进行专业培训，以保证工作人员能够在培训过程中正确了解相关工作理念。与此同时，档案管理部门在工作中也要做到不断对内部进行协调，比如在管理过程中相关工作人员就需要定时开展内部交流活动，通过工作问题的总结制定出优化档案，进而有效提高档案管理工作效率与质量。
        （五）全面提升综合素养
        档案管理人员的综合素养也需要得到有效提升，综合素养所指的就是现代化技术应用能力，因为在档案管理过程中越来越多的现代化技术出现在工作人员面前，若是工作人员综合能力较差，就会导致在管理过程中无法利用现代化技术有效开展工作，长此以往就会影响到档案管理工作的有效性。那么在日常工作中就需要对档案管理人员现代化技术应用能力进行提升，进而有效提高档案工作管理效率与质量，并进一步推动事业单位现代化发展[6]。
        四、结束语
        通过以上总结可以了解到，当前我国事业单位的档案管理工作存在怎样的问题，同时也了解到在发展过程中应利用怎样的方式加强档案管理工作效率。那么在社会与经济快速发展背景下，各事业单位就需要利用合理的方式去制定管理计划，以通过现代化的方式进一步提高档案管理的有效性，避免出现在档案管理过程中因为工作失误导致档案丢失的问题，最终为我国事业单位现代化发展提供有效帮助。
        参考文献：
        [1]李宝岭.关于加强事业单位电子档案管理的分析与思考[J].数字化用户，2019，25（7）：179-179.
        [2]罗颐鸣.事业单位综合档案管理的创新改革[J].城建档案，2019，No.235（4）：72-73.
        [3]刘庐桑.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科学大众，2020，（2）：259-259.
        [4]李媛媛.信息时代下事业单位档案管理工作的创新研究[J].黑龙江档案，2019，No.236（5）：92-92.
        [5]叶琼花.事业单位档案管理问题及对策研究[J].兰台内外，2019，No.265（28）：20-21.
        [6]刘艳丽.事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施[J].卷宗，2020，10（4）：71-71.