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浅议网络环境下的机关档案管理

发表时间：2021/5/10 来源：《基层建设》2021年第1期作者：马玉琴

[导读] 摘要：随着社会的不断发展，互联网的发展速度不断加快，并逐渐覆盖了人们工作和生活的方方面面，对于机关档案管理方面也是如此。

        新疆头屯河流域管理局新疆昌吉 831100
        摘要：随着社会的不断发展，互联网的发展速度不断加快，并逐渐覆盖了人们工作和生活的方方面面，对于机关档案管理方面也是如此。网络化、信息化技术在机关档案管理过程中发挥着很大的作用，推动着档案管理的发展。为了更好地满足机关档案管理工作的发展，就必须不断加强对网络的利用，适应新时代的形势需求，为机关档案管理事业发展谋求新的突破点。
        关键词：网络环境；机关档案；管理
        1网络环境下机关单位档案管理概述
        基于网络环境背景，机关档案管理建设要求统一地规划并管理好档案，借助信息化技术做好档案工作中的归类整理，使档案管理朝着现代化管理持续发展。整体而言，档案管理网络化是把传统纸质档案有效地转化成电子档案等，通过网络信息技术功能，就档案信息做好必要的记录及整理分析。然而，这项工作并不是一蹴而就的，而是要求机关单位长期持续地开展。
        2网络环境下机关档案管理面临的困境
        2.1传统档案管理方式无法满足网络时代的发展要求
        现代社会科学技术快速发展，而且在社会各个领域中得到广泛应用，科学技术已成为推动社会经济发展的关键因素，对生产和生活都产生了极为深远的影响。当今社会已进入网络时代，办公实现了自动化和网络化发展。在新办公环境下，传统的机关档案管理方式已无法满足现代办公要求。因此，加强档案管理网络化建设，成为办公自动化管理的必然要求，同时也是实现办公自动化建设的重要组成部分。随着办公自动化管理模式在各个机关中的广泛应用，借助计算机等信息化手段实施档案管理已成为发展的必然趋势。
        2.2机关传统档案管理模式影响了办公效率的提升
        目前，在机关办公中，已广泛应用办公自动化管理模式，但档案管理工作还没有实现从传统管理模式向网络化管理模式的有效转变，这就造成传统的档案管理模式与现代化办公模式无法实现有效衔接，进而严重影响了机关办公效率，甚至对办公自动化和网络信息化发展造成了严重的限制。除此之外，当前很多机关单位的领导对档案管理工作不够重视，无论是经费，还是人员、设备等方面，都没有得到很好的保障，这就导致机关档案管理网络化建设发展极为迟缓，难以满足办公自动化、网络信息化快速发展的要求。由于机关仍应用传统的档案管理模式，导致档案管理难以为自动化的办公管理工作提供有效的服务，进而影响了办公效率的提升。
        2.3机关档案管理人员水平较低，限制了档案管理的网络化发展
        目前，在机关档案管理工作中，管理人员的管理水平参差不齐，很多管理人员存在档案管理意识淡薄、管理结构混乱、档案管理专业技术水平不足、管理人员流失严重等问题，这些都严重影响了机关档案管理人员的整体素养，进而限制了档案网络化管理的发展建设。其中，管理人员频繁更替，严重影响了对专业化档案管理人员的培养。要建设网络化档案管理模式，就必须要培养具有高素质和熟练掌握网络化管理技术的专业档案管理人员，这是建设信息化档案管理模式的重要前提条件。而人员频繁更替，导致难以对高素质的档案管理人员的培养，导致很多管理人员严重缺乏信息技术和网络技术素养，难以满足信息化管理的要求，进而限制了机关档案网络化管理的发展建设效果。
        3网络环境下加强机关档案管理的举措
        3.1强化信息化意识和网络安全意识
        网络环境下档案管理虽然有了很大的进展，但仍然存在着很多不足之处，多数机关单位依旧使用传统的纸质管理方式，即便使用电子档案管理，仍会将纸质资料存入档案中。

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这种做法不但消耗时间也浪费人力，同时还影响档案管理的效率。所以，机关单位要不断加强档案管理信息化意识，能使用网络办理、电子档案管理就不要再使用纸质档案进行工作。同时还要不断加强机关单位对信息化和网络化的认知，在提供相关电子档案资料的过程中尽量使用信息化的方式。机关单位要制定相应的档案管理标准和规范，以促进档案管理的长期发展。此外，还要加强网络安全意识。
        3.2构建完善的机关单位管理信息化网站系统
        档案管理工作是否能够实现网络化建设决定了未来的工作持续性，也是有效推进工作深入发展的关键因素。网络时代下，作为档案管理人员应结合各个信息站点的实际情况与人们对档案的实际要求，以满足档案信息化服务要求为基础，为网站系统添加查询、借阅以及信息共享功能，从根本上提高档案管理的综合水平。构建完善的信息化网站系统的同时，也需要为机关单位与档案管理体系之间建立有效联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。在为其未来事业提供支持条件的基础上，为进一步提升档案管理社会与经济效益做好铺垫。
        3.3实现管理模式的科学转变
        在机关单位，传统档案管理就是一项性质较为单纯的管理工作，在服务意识等方面不够重视。在网络时代下，信息的分享与传递只要数秒就能实现。如此一来，机关单位档案信息服务的便捷性就成为人们所重视的一个特征。这要求机关单位合理地转变管理模式，优化原来档案工作性质，把服务职能在档案管理中充分地体现出来，并通过相关服务理念来对工作进行科学指导。档案管理人员能够借助网络技术优势，给服务对象提供良好的资料查询等服务，并做好档案资料的分类管理，使档案信息工作的质量得到很好的提高。有鉴于此，通过档案管理方面的职能转变，不但可以增强人员的服务意识，还能提高效率，使档案管理工作量极大地减少，既满足档案需求者要求，也提高了工作质量，使档案实际运用价值得到体现
        3.4提升档案网络化管理质量
        （1）严格遵守相关归档流程。相关档案管理人员在进行档案信息归类及形式转化工作时，需要严格遵守相关规章制度，确保每一个工作环节都能达到相关质量标准，尽可能避免工作中的失误。在每一个工作环节结束之后，还要进行仔细检查，一旦发现其中存在的问题，归档审核人员要切实对档案审核工作负责，发现异常，及时进行有效更改、退回等操作，确保机关单位档案的储存质量。（2）加大人才培养力度。网络时代提升机关档案管理工作质效，需要打造一支新型专业团队，熟悉档案系统操作、安全保密设置、突发事件应急处置等工作。机关单位要立足自身实际，制定人才培养整体规划，尤其是要培养能掌握档案系统应用及机关档案专业知识的复合型人才。可以在机关档案管理部门设置专职档案员、机关各部门设置兼职档案员，为档案网络化建设提供人才保障。除此之外，机关单位还需要加大培训力度，以提高机关档案管理工作人员的专业技能，提升档案工作人员的工作质量和效率。网络化建设在档案管理工作中的有效应用，既能提升归档文件质量、提高档案管理工作效率，还能确保档案信息的安全性及完整性，为查阅档案信息的人员提供极大便利。同时，网络化建设对归档文件信息的提取利用、汇总整理，进一步确保了归档文件的高效利用。因此，机关单位需要加强对档案网络化建设的重视，并结合实际情况采用多种方式，真正实现机关单位档案的网络化管理。
        4结语：综上所述，在当下的网络时代下，对于机关单位来说，档案管理网络化建设已经成为了决定其未来持续化发展的关键因素。学会利用网络化信息管理手段不仅能够节省大量资源，也有效提升了工作效率与服务质量。因此，机关单位档案管理人员应提高对网络信息理论知识的掌握积极性，以促进机关单位的良好发展。
        参考文献：
        [1]董小建.事业单位档案管理信息化建设问题研究[J].智库时代，2019，20：61-62.
        [2]李雪莹.事业单位档案管理信息化建设探析[J].中国管理信息化，2019，2212：167-168.
        [3]宋林静.浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法[J].河北企业，2019，06：47-48.