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谈国际工程档案管理的重要性及特殊性

发表时间：2021/5/12 来源：《基层建设》2021年第1期作者：魏红霞

[导读] 摘要：档案管理是工程建设管理过程中一项十分重要的工作，特别是在国际工程建设中更有其特殊的作用和地位。

        中国能源建设集团黑龙江能源建设有限公司黑龙江省哈尔滨市 150016
        摘要：档案管理是工程建设管理过程中一项十分重要的工作，特别是在国际工程建设中更有其特殊的作用和地位。本文以国际电力工程俄罗斯电站1*660MW超临界机组工程档案管理为例，总结了国际工程档案管理的重要性及特殊性。
        关键词：国际工程档案管理重要性特殊性
        【正文】
        1．国际工程项目档案管理的重要性及特点
        1.1档案管理是工程建设管理过程中一项十分重要的工作。档案管理虽然不直接作用于工程建设，但它渗透于各方面，贯穿于工程建设全过程，特别是在国际工程建设中更有其特殊的作用和地位。
        国际工程项目建设中，总包方、设计单位、设备供货商、施工单位等来自不同的国度，有着不同的观念,设计理念文化背景和语言设计，这就使施工企业档案管理工作要适应国际工程标准和业务的需要，要求档案管理要与国际标准接轨并要服务于合同要求，满足业主的要求。
        国际电力工程俄罗斯电站1*660MW超临界机组总承包方及设计总包方是俄方公司，设计分包、设备供货商、施工单位均是中方公司。设计及施工执行俄罗斯国家电力行业标准。依据合同及业主（总包方）要求，经过与业主（总包方）多次协商，最终制定了一套即符合俄罗斯标准又满足工程建设自身需要的“工程档案管理及竣工资料移交规范”。
        1.2 在国际工程项目中，合同管理处于工程项目的核心地位，整个工程建设中一切都是围绕合同进行的。合同管理过程中形成的大量资料是工程档案的核心内容。工程管理关键是合同管理，尤其是在国际工程项目中，工程项目的施工组织过程都是围绕合同来进行的。火电工程建设项目投资大、工期长，在整个施工过程中，将形成大量的资料和文件；合同的甲乙双方为了取得各自的经济效益，都要通过合同的履行来实现，在合同的执行过程中会形成大量的文件和资料；另外，在合同执行过程中必然会产生大量的合同纠纷，因合同引申出的索赔和反索赔会形成大量的文件和资料。由此可见，搜集和掌握这些文件和资料，并建立一套完善的工程档案管理制度，做好工程档案管理工作对于工程项目建设至关重要。
        2．国际工程项目档案管理的特殊性
        2.1 文函是国际工程建设过程中业主（总包方）与承包商之间业务往来的主要手段之一，也是最重要的文件和依据，具有法律效力。
        电子版、纸板档案资料是国际工程档案管理的主要载体。在俄罗斯特罗伊茨克电站工程建设过程中，特殊的管理模式形成了大量复杂的文函资料，业主与总包方、总包方与分包的设计单位、设备供货单位、施工单位之间往来主要以信函形式，通过电子版信函进行业务往来，最终以签字、盖章确认的纸板资料形成有效的档案文件。
        2.2 翻译件是国际工程项目档案管理重要的组成部分。
        由于语言的不同，必然使国际工程项目档案资料出现翻译件。俄罗斯特罗伊茨克电站工程以俄语为标准，这给工程建设过程中发生的各种档案文件、资料（合同、图纸、工程资料、结算资料、往来信函等）带来大量的翻译工作，最终归档的文件、资料均是俄文文件。翻译的时效性和准确性已经成为影响国际工程项目档案管理有效性的重要因素。俄罗斯特罗伊茨克电站工程在建设过程中聘用了中方翻译员工和俄籍翻译员工，对工程档案文件、资料发生的中译俄和俄译中进行多方翻译、审核及校对，保证了工程项目档案的准确和有效。
        2.3 工程建设原始资料的收集和竣工资料的编制、移交是国际工程档案管理工作重点之一，是工程进度、合同价款的结算和索赔、反索赔的主要依据。
        2.3.1 设计图纸的管理是原始资料收集工作中最重要的内容之一。

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因图纸设计时间长，版本多，严重滞后于现场施工进度，所以做好图纸管理工作、收集图纸确认信函和收发记录等文件资料，对满足现场施工需要及为今后索赔及反索赔提供依据至关重要。
        2.3.2 俄罗斯特罗伊茨克电站工程资料是随着工程进展同期进行移交的，每完成一个建筑物的同时,要进行资料编写、搜集、整理齐全后移交给业主（总包方），资料移交后进行工程进度结算。以建筑工程为例：隐蔽工程签证单，就是国内的工程质量报验单，俄文简称“AKT ”是由隐蔽工程签证单→记录图→地基验槽记录→外观检测签证单→试验报告→材质单→质量证明文件→混凝土合格证→见证取样单等诸多文件组成的，和国内资料存在诸多差异。
        2.3.3 俄罗斯的档案管理规定里，没有档号之规定，在我们国家，档号是由-机组号-分类号-案卷流水号组成。在这里只是按建筑物部分，例如：建筑工程：1-2部分是大地测量，轴位放线，3部分是桩基工程，4部分是钢筋工程，5部分模板工程，6部分是混凝土工程等等以此类推，我们在没有档号的情况下进行分类整理，每一页资料上都是三个公章，第一项是项目资料文档章，第二项是复印有效章，第三项是资料员名章，第四项是资料员签名。原材材质单在我们国家是单独组卷，在这里原材材质单都分散到每份AKT里，是每份AKT单不可缺少的一部分，同样的原材材质单要经过反复的复印，放到每份案卷中，在国内可以索引及填写共用部位，在俄罗斯不行，这无形当中就给我们带来了很大的工作量。试验报告与混凝土合格证，配合比，砼强度等级等等，必须与图纸设计要求一致。在俄罗斯，竣工资料不是按单位工程组卷，是按建筑物组卷，例如：引风机室1-3部分可以组在一起，4部分5部分不可以组在一起，每部分都是要单独组卷，那怕就是6张纸也要进行组卷，每本案卷都要刻录光盘，才能做最后的移交。
        2.3.4 施工日志在俄罗斯是非常重要的文件，必须经过俄方技术监督局注册,我方依据现场实际情况进行填写后,移交给总包方，因为俄方非常重视施工日志中体现的各个技术数据和图纸依据。施工日志是根据现场真实的施工过程记录下的全部施工过程，施工日志对于做“AKT”单是至关重要的，在做AKT单之前，首先要去现场实际检查，根据实际情况回来查看施工日志所记载的是否准确，“AKT”单里面形成的内容必须与施工日志相符。施工日志每本填写完成后，我们需要扫描刻录光盘后竣工移交。
        2.3.5 施工组织设计是工程档案重要组成部分之一。俄罗斯标准要求要求每个建筑物（建筑、安装）都要编制施工组织设计。技术人员在开工准备前要编制施工组织设计，由于受语言影响，施工组织设计由技术人员编制完，经过翻译后，往往很难通过业主（总包方）的审核批准，在俄罗斯特罗伊茨克电站项目施工过程中，采取了聘用俄方专业公司与中方技术人员共同编制的方式完成。通过审核批准的施工组织设计按照归档要求，扫描、装订、刻录光盘进行最后竣工移交。
        3．进一步做好国际工程档案管理的几个要点
        3.1 转变观念、打破常规，为了保证工程档案收集、整理、组卷、移交等工作准确及顺利完成，要一定要做到不能等、不能靠，主动联系业主（总包方），勤沟通、提出问题、解决问题，这样既大大有助于工程建设顺利进行，又避免造成不必要的返工和损失。
        3.2 国际工程建设过程中会遇到很多新问题、新情况，要在实践中不断发现问题，总结经验，发现规律，完善制度，实现档案管理的规范化、制度化。
        3.3 工程项目档案作为记录工程建设全过程的真实反映，作为第一手资料，它以自身的真实性、准确性、完整性、唯一性、长期时效性等特点，完整再现了整个工程管理的施工全貌，可以起到溯本追源的作用，并在机组的长期安全运行、维护保养工作中担负起指导性文件的巨大作用。在国际工程中，工程资料通常是工程进度结算的最重要的依据，因此要确保工程档案文件、资料等归档的及时、准确和完整，以满足工程建设自身的需要和索赔、反索赔斗争的需要。
        【结束语】
        综上所述，通过认真研究国际工程项目档案管理的作用和特点，总结经验，加强工程项目档案管理工作，提高档案管理水平，满足国际工程项目建设的需要，同时为企业发展提供更好的服务。希望本文能为在俄罗斯国家以后的工程或者其它国家涉外工程起到借鉴作用。