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事业单位档案信息安全管理工作探究骆璐璐

发表时间：2021/5/12 来源：《基层建设》2021年第1期作者：骆璐璐

[导读] 摘要：现如今，我国是信息技术快速发展的新时期，大数据管理的优势越来越彰显，各行各业都在逐渐向着信息管理转型，事业单位同样如此。

        身份证号码：2302231988****0027
        摘要：现如今，我国是信息技术快速发展的新时期，大数据管理的优势越来越彰显，各行各业都在逐渐向着信息管理转型，事业单位同样如此。要想提高事业单位档案信息管理的标准化、全面性和及时性，档案信息化建设工作刻不容缓。文章通过分析目前市场中事业单位档案管理在信息化建设意识、管理系统完善性和信息管理人才等方面的不足，提出有关完善意见，旨在提高国内事业单位档案管理的现代化水平，为事业单位的未来发展提供大数据分析基础。
        关键词：事业单位；档案管理；信息化水平
        引言
        随着事业单位对人才任用、人才选择越来越重视，档案管理工作显得越来越重要。事业单位的人事档案管理工作主要问题是有的管理者重视不够、制度不健全、设备不到位、专业人员业务水平偏低等因素影响，致使档案管理方面经常出现种种问题，人事档案管理工作的发展受到严重阻碍。本文针对事业单位在人事档案管理工作存在的问题进行了相关归类和分析，并且制定了相应的解决办法和处理措施，使得档案管理制度和方案愈加完善，进一步促进了事业单位在人事档案管理工作的效率与成果。
        1构建档案安全保障管理机制的重要性
        1）更好地约束档案管理人员。从主观角度入手进行分析可以发现，过去工作人员在进行档案管理时，多以自身实际经验为依据展开。但是，因为不同员工之间的理解与经验有着比较大的区别，所以在实际工作展开过程中，档案管理部门内部经常出现严重的冲突与矛盾，工作综合价值也相对较低。在这种情况下，构建更为完善合理的安全保障管理价值可以更好地约束所有工作人员，让他们按照统一的标准展开工作，从而在有效提升档案管理安全性以及可靠性的同时，为其日后的长远发展提供更有利的支持和保障。2）推动管理团队完美发展。在展开档案管理的过程中，制定更为科学合理的安全保障管理机制，可以帮助管理团队中的每个工作人员了解最新的技术理念，并以此为基础展开管理工作，从而有效避免相关安全问题频繁发生，推动档案管理团队向着更为完美的方向发展，进而为后续工作的高效顺利展开夯实根基。
        2事业单位档案信息安全管理工作探究
        2.1创新服务模式，彰显档案价值
        档案现代化管理模式的建立给档案需求人员与管理人员提供诸多便捷服务，基于现代化管理理念，档案管理人员应当在工作当中不断创新服务模式，借助于先进的信息技术为档案需求者提供更加优质高效的服务。比如可以利用QQ、微信等社交软件，为档案需求者讲解档案信息管理系统的操作功能，介绍操作界面的相关内容，传授检索档案资料的快捷方式，使档案需求者对档案信息管理系统产生更加深刻的认知与了解。另外，为了体现档案资料的实际利用价值，档案管理人员应当及时对纸质档案资料进行整理、归类、录入、处理，制作成信息系统能够识别的文字档案或者图片档案，这样，档案需求者能够第一时间浏览到所需的资料信息，为各项工作的正常开展提供精准的第一手参考资料。
        2.2健全完善人员管理机制
        随着时代的快速发展，档案安全保障管理机制也随之变得更加完善，有效保障了档案安全及其作用的发挥。但是，要想为后续发展提供更有利的支持和保障，相关单位还应该不断健全完善自身的人员管理机制，加强对档案管理人员的培训力度，提高他们的专业素养以及责任意识，只有这样，他们在工作展开过程中，才会严格遵守相关规范，正确操作，为档案的安全保存夯实基础。

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另外，单位还应该打造更为科学合理的奖惩机制，落实相应的奖惩手段，从而充分调动档案管理人员的主观能动性以及团结合作意识，让他们通过积极合作完成相关管理任务，进而在引导工作人员更加高效解决档案管理问题的同时，为后续的工作展开打下坚实的基础，将档案的作用更大程度发挥出来，为自身的可持续发展以及我国的现代化发展贡献更大的力量。
        2.3打造专业的学习型档案管理团队
        在信息化建设时期，人力资源、人才战略就是在激烈的市场竞争中的决胜关键，对于事业单位同样如此。关注档案管理信息化进度，必须要保障档案管理从业人员的专业性。作为专业性人才培养和输出的育人单位，高校教育承担着为企事业单位和社会培育优秀人才的重担。结合目前市场内的行业缺口情况，国家教育部应明确重视信息管理和档案建设等专业人才的培养，鼓励高校设定相关专业，在校教育期间，不仅仅提供理论知识体系构建和学习，还需要和档案管理信息化建设已经初具雏形的单位达成战略合作，一方面提高该事业单位的档案管理水平，融入新鲜的管理血液；另一方面，可以帮助档案管理、信息管理相关的学生，提供理论与实践知识相结合的机会，帮助他们更好地理解掌握专业知识，为日后的工作积累宝贵的工作经验。事业单位设定专业的档案管理人员编制，在招聘环节提高档案管理人员在专业知识、工作经验、管理理念、创新意识、工作态度、执行力等方面的选拔指标，从入职环节入手，提升档案管理从业人员的整体素质；入职后，进行定期的人员培训、管理技能和信息整合技能培训、外出参观培训等，帮助事业单位的档案管理人员能够了解同行业市场的档案管理信息化建设程度，提高本单位的建设速度；提高事业单位内档案建设的信息化水平，定期组织专业的信息化管理专家进行讲座和现场指点的方式，帮助事业单位的档案建设工作答疑解惑。
        2.4数字化设备和数据载体的安全管控
        馆藏数字化项目招标时，就要明确规定：数字化加工方只提供人员和技术，档案数字化工作过程中使用的所用设备包括服务器、计算机、扫描仪、可移动存储设备、安全管理软件、刻录机、办公家具等全部由档案馆提供。数字化设备进场，要安排专人跟踪记录。要按照保密局规定，对用于数字化的电子设备进行加密处理。档案馆可在数字化局域网内安装具有系统登录权限管理、现场设备管理、数据输入输出端口管理、系统日志管理等功能的数字化加工安全保护系统（简称DPSS），从技术手段入手，建立统一、可控、可跟踪和易管理的安全防护系统，从根本上解决现有档案数字化加工过程中的档案信息安全问题。安全保护系统可以准确记录系统内上线用户的各项行为、数字化成果信息流转等情况，使档案数字化工作网络与其他网络物理隔离，如现场计算机、扫描仪等设备，封闭信息输出装置或端口（USB接口、光驱接口等），并定期进行检查。除操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，数字化工作计算机不允许安装任何其他软件。现场禁止使用任何无线设备。严禁将数字化设备、存储介质与其他工作交叉使用，严禁非数字化专用的设备、存储介质进入工作场所。数字化过程中使用的移动存储介质、刻录设备，由档案馆指定专人保管，并建立使用台账。数字化成果拷贝、刻录等，专人专管。服务机构因工作需要进行数据迁移、临时备份等工作，须办理手续并在档案馆管理人员在场时方可实施，实施完毕后立即封闭接口；完成拷贝、刻录的数据介质（包括已损坏的数据介质），应及时交接，由档案馆专人专管，并形成交接台账。这样，就能够从数字化工作设备、网络环境与数据载体的管理上，切断失密、泄密途径，确保档案数据安全。
        结语
        新形势下，档案管理现代化不但符合时代发展要求，而且也为企事业单位各项工作的高效开展提供了强大的技术支撑。因此，档案管理人员应当始终秉持与时俱进的态度，时刻坚持创新理念，在充实和丰富专业知识的同时，不断创新和升级档案信息系统的各项功能，使档案的最大化利用价值得到切实体现。
        参考文献
        [1]李维艳,关嫚.科研事业单位档案信息化建设的对策[J].管理观察,2019(16):56-57.
        [2]姜霁纯.基于新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].兰台内外,2019(04):1-2.