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论电子档案的信息安全管理

发表时间：2021/5/12 来源：《基层建设》2021年第1期作者：崔美玲

[导读] 摘要：现如今，我国是信息化快速发展的新时期，信息化建设背景下档案管理工作逐步实现信息化，电子档案的数量显著增加，对档案管理工作新的挑战，需要档案管理人员掌握电子档案管理方法，提高档案管理质量与效率。

        身份证号码：2302231987****0268
        摘要：现如今，我国是信息化快速发展的新时期，信息化建设背景下档案管理工作逐步实现信息化，电子档案的数量显著增加，对档案管理工作新的挑战，需要档案管理人员掌握电子档案管理方法，提高档案管理质量与效率。文中以电子信息档案管理的重要性为着手点，分析电子档案管理保密工作存在的问题，给出强化电子档案保密管理的具体措施。
        关键词：电子信息档案；管理措施；保密工作
        引言
        随着我国社会经济的不断变化发展，对档案管理工作也提出了更高的要求。由于传统的档案管理方式多采用纸质载体，因此在档案管理工作中，很容易造成档案丢失或缺损，档案比较分散凌乱，安全性差，查询也不够便捷。因此，传统的档案管理方式已经不适应当下的社会发展需要，只有对档案管理工作进行创新，重视互联网技术，精简档案管理程序，提高办公效率，才能有效地促进档案电子化管理的可持续发展。
        1电子档案的信息安全管理问题
        1.1电子档案本身存在的安全隐患
        无论是电子档案管理还是纸质档案管理，其管理本质是相同的，都是采用一定的载体来对档案信息进行保存，只不过是在存储方式上有所不同，但是无论哪一种档案存储方式，都会存在一定的安全隐患。相较于纸质档案存储模式，电子档案在存放的过程中，本身也存在着一定的安全问题。在存放电子档案时一定要保证存放硬盘的安全性，在计算机的硬盘在出现病毒入侵或者是信息紊乱的情况下，如果管理人员对硬盘抢修不及时，那么就会造成信息丢失，不利于电子档案的管理。
        1.2档案管理方式的问题
        实际中电子档案管理模式落后，整体水平偏低，档案资源利用率偏低。档案数量在增加的过程中，管理部门未及时认清形势，在开展工作的过程中依然依赖人工管理模式，导致效率低下。也有部分购置计算机、复印机以及扫描议等设备，但是档案管理平台系统没有建立，对于档案的借阅管理不够重视，在计算机平台上对档案的检索处理依然面临较大问题。
        1.3电子档在开放过程中的外部隐患
        电子档案在开放过程中不仅有内部的人为因素，也会有外界的干扰。电子档案在存放过程中面临的是病毒和黑客的侵袭，病毒无孔不入，一旦计算机感染病毒，那么计算机就会发生信息紊乱的状况，造成硬盘损坏使已保存的档案信息丢失。电子档案管理是以数字技术和网络技术为保存载体的管理方式，影响电子信息保存的渠道非常多，一旦计算机被病毒侵入，那么信息就有可能会通过各种渠道丢失，存在着极大的安全隐患。
        2电子档案的信息安全管理
        2.1关联式信息服务的实现
        云计算作为当前信息化发展的重要运用，能够提供技术支持实现海量数据之间关联关系的挖掘。在当前海量数据环境下，最大的改变就是关注相互关系，依赖历史数据的积累，进行进一步的挖掘。目前，大数据挖掘在我国档案管理工作的档案服务中有很广的应用空间。在档案资源开发、开放的决策中，可以基于档案用户利用数据和需求数据的挖掘，在得到需求数据之后，再进一步挖掘馆藏资源与需求之间的关联，这样可以实现精准服务和有效管理。这种尊重数据、基于数据基础的决策结果将更加有效。关联式信息服务的推进将促使档案资源内在关联得到挖掘，实现集成和增值，同时也将提升档案信息服务的个性化和智能化水平，同样大数据式的挖掘将促使构建更加完整细致的数字社会记忆资源库。

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        2.2抓住互联网发展的机遇
        如今，互联网产业作为一项新兴产业正在蓬勃发展，5G技术也开始广泛地应用起来，各行各业都应紧抓互联网发展的机遇，将互联网技术应用到企业的发展当中。在档案的管理工作中，通过应用互联网技术实现档案电子化管理，能够有效提升档案管理工作水平，使档案的管理工作变得更加的便捷、高效。因此，在档案管理工作中，档案管理人员要积极地将互联网技术融入到档案管理中来，例如，档案管理人员可以利用互联网技术对传统的档案管理工作进行改良升级，制定出一套档案的漏洞检测系统，设置相关的防火墙系统，充分保障档案管理工作的安全性。在档案的电子化管理工作中，档案管理人员要依据信息技术消除档案管理的安全隐患，完善档案电子化管理的网络化运行模式，有效保障档案管理工作的严谨安全。
        2.3提升电子档案整理的效率
        为加快大数据时代管理模式的转型，需要做好以下几个方面的工作：第一，加强硬件的建设，传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性，在大数据时代应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。因此需要做好计算机的配置、网络的安装以及内网保密处理工作。第二，应该积极对现有的档案资源进行转化，借助电脑对相应的数据资源进行保存。第三，还应该协调相关的部门积极配合，确保档案管理系统的完整性。从而不断完善制度的建设，为数据档案管理提供标准化流程。档案管理采用数字化电子处理储存处理的内容相对较多，为更加系统的对档案信息进行管理，需要在相关的部门之间建立稳定的系统，并做好电子档案的传递和共享，并有专人负责，及时对档案进行归档处理。重视安全环境的营造。信息化建设为档案管理提供了更多的便利条件，但当前的计算机技术在发展过程中，依然会受到黑客攻击和病毒入侵的威胁。并且数字电子设备的运维也是一项重点工作。因此为保证档案管理的安全性，需要建立好防火墙，并由专人负责，对于电子档案的访问应该设定专门的权限，及时做好垃圾的清理和病毒的查杀工作。同时还应该做好电子设备的日常维护工作，保证信息的安全性。
        2.4建立健全档案电子化管理相关制度
        在档案的电子化管理过程中，有关档案电子化管理制度的建立还不完善。在档案的传阅过程中，由于档案管理人员对于档案管理的工作不重视，没有认识到档案管理的安全性问题，因此使得档案传阅比较随意，导致档案管理工作的安全性不能保证。因此，相关部门应制定出一套完整的档案电子化管理制度，只有符合规定的档案借阅人员才能调取档案，档案管理人员也要严格按照制度进行工作，明确档案管理的责任，以确保档案电子化管理工作的安全性。
        2.5树立牢固的安全观念
        树立电子档案管理人员本身的安全观念是十分有必要的，如果电子档案管理人员对自己的工作没有一个正确的认知，不知道档案信息安全的重要性，那么就有可能在档案管理的过程中造成信息泄露，为电子档案开放过程中带来安全隐患。因此，电子档案管理人员本身就应该有清晰的工作认知，并且对电子档案安全有着强烈的意识，因此在电子档案管理过程中应该建立安全的管理体系，这样可以在一个环节出现问题时立刻采用紧急安全的管理措施，防止问题扩大。
        结语
        随着社会发展的日新月异，档案电子化管理工作已是大势所趋。档案管理部门只有不断地调整档案管理方式，积极引进档案电子化管理模式，培养高素质的档案管理人员，才能不被时代发展所淘汰。任何事物都是向前发展的，档案的管理工作也需要融入新鲜血液，才能紧跟时代发展的潮流，在社会发展中占据一席之地，为国家和社会的发展作出贡献。
        参考文献
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        [2]张莹.信息一体化背景下企业档案管理效率提升途径探讨[J].中外企业家，2020(3).
        [3]李霞.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略分析[J].城建档案，2020(3).
        [4]王霖.信息化时代企业档案管理的作用探析[J].科技创新导报，2019(30).