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事业单位档案管理信息化建设对策研究刘继学

发表时间：2021/5/12 来源：《基层建设》2021年第1期作者：刘继学

[导读] 摘要：档案管理是事业单位日常运行管理中最为重要的工作之一，通过档案管理不仅能够有效掌握事业单位在运行发展中的情况，同时还可以通过研究和挖掘档案资料中的信息数据，指导事业单位运行管理决策的制定，提升事业单位运行服务质量。

        绥化市统计局黑龙江省绥化市 152000
        摘要：档案管理是事业单位日常运行管理中最为重要的工作之一，通过档案管理不仅能够有效掌握事业单位在运行发展中的情况，同时还可以通过研究和挖掘档案资料中的信息数据，指导事业单位运行管理决策的制定，提升事业单位运行服务质量。然后随着现阶段事业单位档案管理工作难度和复杂性的提升，以往档案管理模式和方法不足以满足现阶段的工作需求和变化，必须通过信息化技术来进行事业单位档案管理的升级和改革，做好事业单位档案管理的信息化建设。
        关键词：事业单位档案管理；信息化建设；对策
        1事业单位实现档案管理信息化的重要意义
        以计算机为媒介的管理信息化对于事业单位档案管理工作的开展有着非常重要的意义和作用。首先，信息化档案管理系统能够有效加快档案分发传递速度，优化完善以往的档案管理模式，提高档案服务质量；其次，能够促进档案信息反馈工作质量的提升，提升工作效率，为档案管理和服务工作的开展奠定良好基础；再者，信息化档案管理系统还有助于促进档案信息质量的提升，增强档案利用率，优化储存环境，减少档案储存方面的纸张浪费。同时还可以有效避免纸质档案文件资料的损坏，提高档案储存容量[1]。除此以外，信息化档案管理体系的建设还有助于促进档案管理人员工作压力的减轻，将档案管理更好融入事业单位日常运行管理之中，为事业单位运营管理效率和服务质量的提升做出有效贡献。
        2档案信息化建设过程中存在的问题
        在现阶段事业单位档案信息化建设中主要存在下述几方面的问题。第一，档案管理信息化规划不合理。在事业单位内部，各相关部门之间的沟通交流不够紧密，并没有结合档案信息化建设制定相应的长期目标和工作计划，无论是领导层还是相关工作人员都缺乏对档案信息化建设的重视，硬件基础建设存在一定滞后性，严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设工作的开展。第二，专业人才较为缺乏。信息化档案管理系统，无论是在建设，还是在维护使用方面，与以往档案管理工作相比，都有着较大的差别，在此其中运用了大量先进技术，对于档案管理人员提出了新的要求和标准。但是在事业单位内部并没有足够的专业信息化档案管理人才，这就导致信息化档案管理系统在具体应用中的效果相对较差，已发挥信息化档案管理系统应有的作用和效果。第三，档案服务意识较差，服务方式过于落后。在以往档案管理中多是被动服务，并且也不重视对档案资源的开发利用，而在信息化档案管理系统中，只有做好对档案资源的开发利用，主动提供相关档案服务，才能够实现系统价值，加快档案管理信息化的建设。
        3推进事业单位档案管理信息化的对策
        3.1提高对档案管理信息化建设的重视
        作为事业单位领导层应该增强对档案管理工作价值和作用的认知，明确档案管理在事业单位运行发展中的重要性和关键性，为档案管理信息化建设提供全面支持和帮助。其次，强化对档案管理部门及人员的教育培训使其充分认识到信息化档案管理建设对于事业单位工作的重要性，提高档案管理部门和人在档案管理信息化建设中的主动性和配合度，为档案管理信息化建设奠定良好基础。
        3.2做好档案管理信息化建设和管理制度的构建
        制度建设是档案管理信息化建设和管理的基础所在，所以在现阶段事业单位需要结合档案管理标准和事业单位自身的情况来进行档案管理信息化建设和管理方面制度的建设，在进行建设制度的构建时，需要明确档案管理信息化建设的目标、计划和责任单位及责任人，确保建设工作能够有序开展；在管理制度建设时，则需要结合信息化档案管理系统在投入使用后的运行要求和特点，明确管理目标管理责任和管理项目，有序推动信息化档案管理系统的应用和实施[2]。除此以外，在进行相关制度的建设时，还必须完全遵守相关法律法规，确保档案管理和建设制度的合法性和权威性，并且还需要结合制度的具体执行和落实情况，不断完善和优化其中的不足和缺陷，确保建设和管理制度的有效性和适用性。

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        3.3加强对于馆藏纸质档案的数字化建设
        在以往档案管理中，都是采用纸质档案进行储存，然后再通过馆藏管理。而在信息化档案管理模式下，档案信息资料需要转换为数字信息，然后再通过电子储存介质进行储存和管理，信息化档案管理建设中非常重要的一步。作为相关档案管理部门及人员，需要详细细致地对相关档案数据进行分类和整理，然后再通过数字转换技术，将原有的纸质档案转换为数字档案，不断提高档案保存的持久性，为档案管理的信息化开展奠定良好基础。在此过程中必须明确档案数字化处理的流程和方法，对其进行统一，只有这样才可以确保档案数据资料在经过数字化处理后格式的统一，为管理工作营造良好条件。
        3.4加强档案信息安全防护
        在档案管理信息化建设中，由于需要借助互联网络和计算机技术，所以档案管理中的安全风险也发生了变化，必须重新进行档案信息安全防护体系和措施的制定和实施。首先，对所有档案资源进行安全鉴定，对各种不同等级的档案进行分类，明确其开放范围和安全等级，从而为档案安全管理工作的开展提供基础参考；其次，及时完善更新档案管理系统，合理应用相应的杀毒软件和防火墙技术，有效避免档案管理系统在使用中受到黑客或者木马病毒的侵入，提高档案管理系统的安全性；再者，规范档案管理操作，但管理人员如果在工作中出现违规操作，也会对档案管理系统产生破坏，所以需要制定清楚明确的档案管理操作流程，规范档案管理人员的工作行为，避免因此而导致档案信息出现丢失或者破坏；最后，做好对档案信息的备份，所有档案信息都必须经过有效备份[3]，确保在信息丢失或者破坏时能够及时找回。
        3.5加强基础建设投入
        在档案管理信息化建设中会使用到各种各样的先进设备和技术，所以事业单位应该增强在这方面的资金投入，结合事业单位自身的情况及时引进相关的新技术和新设备，确保档案管理信息化系统基础设施建设的完善到位，为信息化档案管理工作的开展奠定良好基础。
        3.6做好对电子档案的开发利用
        在以往纸质档案由于其技术限制，所以对于档案资料的利用难度相对较大，利用率较低，必须投入大量人力才可以从材料档案信息中找出有效信息。但是在信息化档案管理系统中，能够利用信息化软件自动进行各种电子档案资料的分类整理和筛选，并通过对比、模糊算法等进行进一步的数据挖掘处理，从中提取出有效的档案信息。由于整个过程是借助信息软件系统来完成的，所以人工工作量小，信息处理效率高，并且信息数据处理质量也非常高，能够在短时间内迅速完成对大量档案信息的分析处理，为事业单位各项工作决策的制定提供准确数据参考。
        3.7加强专业人才培养
        为了加快事业单位档案管理信息化建设速度，必须重视对相关专业人才的培养，结合档案信息化管理工作的特点和要求来制定相应的培训目标和培训计划，增强档案管理人员的信息化素养，使其能够熟练应用各种信息化档案管理技术和方法。与此同时，还必须建立相应的考核激励机制，增强档案管理人员在新技术新方法学习和培训中的积极性，增强培训效果。
        结语
        总而言之，为了更好提升事业单位的服务能力，实现事业单位的可持续发展，必须做好档案管理的信息化建设，充分发挥档案管理工作的作用和价值，为事业单位的发展决策提供有效参考。
        参考文献
        [1]秦紫英.加强事业单位档案管理信息化的几点方法[J].科技风,2020(11):242.
        [2]邓丽欢.信息时代事业单位档案管理创新研究[J].兰台内外,2020(6):38-39.
        [3]孙辉.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探析[J].中外企业家,2019(18):108.