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人事档案管理策略分析

发表时间：2021/5/12 来源：《基层建设》2021年第1期作者：王文

[导读] 内容摘要：人事档案管理是通过系统记录个人的信息和工作状态来管理人员的专业系统，并在人员任用提拔时提供参考资料。

        潍坊市妇幼保健院
        内容摘要：人事档案管理是通过系统记录个人的信息和工作状态来管理人员的专业系统，并在人员任用提拔时提供参考资料。通过人事档案可以系统掌握个人工作业绩和平时表现进而合理地分配使用，确保人员在工作中实现个人价值感和满足感，并有助于单位的更快更好发展。因此，科学，合理，有计划地管理单位人事档案是单位发展的重要条件。
        关键词：人事档案管理；准确性；机密储存
        前言：人事档案管理在整个部门的工作中起着重要作用，只有通过科学，高效，有序的人事档案管理，部门单位才能为选拔，使用和留住人才提供科学依据。促进单位人事管理和行政管理的顺利发展。但是，许多单位在人事档案的管理方面存在一定问题，随着时代的发展，与时俱进，重视和做好人事档案管理已成为必然趋势。
        1、人事档案管理状态
        1.1缺乏人事档案管理意识
        管理档案的相关部门负责人对人事档案管理没有给予足够的重视，认为档案是事务性归档工作。只要档案没有丢失或泄漏，就足以应付外部迁移和档案检查。忽略了人事档案管理，无法有效解决档案管理问题，例如内容问题，资金问题，管理人员等。
        1.2不完整性
        对于某些人事档案，由于管理人员没有及时组织归档，或者没有注意应存放在档案中的档案材料和分散的材料，因此创建了不完整的档案。同时，一些负责人事的人员不熟悉工作，因此当个人填写简历和评估等信息表格时，没有认真检查，从而导致人事档案管理出现问题。
        1.3内容不正确
        某些档案的数据内容不匹配。例如，出生日期，时间是随机填写的，并且档案中没有评估数据。大多数评估材料只有优点，没有缺点，只有结果，没有错误。这些问题的实质在于，当个人填写材料时，没有在事实中寻找真相，只注重自己的利益受益时针对性填写，而与他们无关的人员信息便加随意填写。为了及时发现并解决问题，人事档案部门在没有严格审计和检查的情况下反复犯错，由于人事档案不能正确反映个人的实际情况，因此难以使用档案查证。
        1.4非标准分类
        根据相关的档案管理规定，在组织档案分类时严格按照此分类标准对材料进行分类。在某些档案中，某些地方或单位未按照《条例》中指定的类别进行分类，可能会发现将来对档案进行分类和使用会非常不便。分类不正确的原因主要是由于记录人的问题，人力资源档案管理现有的大多数员工都受过高等教育，但对人力资源档案专业知识知之甚少。人事档案也属于档案重要门类，实施人事档案管理应该具有归档专业知识。有各种要求，例如内容，分类和归属。此外，原始人事档案的内容和材料还有新的标准，可能导致不准确的分类问题。
        2、加强人事档案管理的新思路
        2.1建立稳定的档案管理系统
        随着信息技术的不断发展，Internet应用逐渐向各行各业发展，在社会快速发展的时代，将Internet技术引入机构的人事档案管理是最合适的选择。长期生活在Internet时代的人们已经发展了Internet思维。在这种情况下，人事档案管理的信息处理解决了公众的Internet需求，也让人事档案管理更加系统和便捷。

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加入Internet后，可以使用大数据更轻松地对人事档案管理进行分类以处理人事信息。随着人们对人事档案利用需求的增加，使用数据信息记录比纸质信息更加方便，利用纸质对档案损坏和其他丢失等情况是不可避免的，并且在每个搜索过程中纸质记录都非常繁重。注册Internet后，可以通过后台监视系统直接搜索所需的信息。
        2.2提高档案信息的准确性
        按照人事制度的改革，公共事业单位制度引入了市场竞争机制，人事档案管理人员要密切注意各部门的人员流动，并及时有效地加以控制。如果有人员调动或工作协调，则档案管理人员必须及时更新人事档案，以确保人事档案内容的准确性。对于档案管理中仍然存在的一些问题，例如个人档案，无头档案等，管理员需要加快此任务的进程，仔细分类和汇总对机构有用的档案信息，并通过各方传输档案。如果无法与有关各方联系，则档案管理人员应咨询该人的源管理部门以实现适当的档案处理目标。有些失去用处的档案可以由档案管理负责人注册并报告给上级部门，经批准后将被统一销毁。
        2.3加强培训，建立高效的管理团队
        加强对档案管理人员的培训，完善各行政机构的人力资源培训体系，根据工作实际情况进行定期或不定期的培训，促使积极参与性，不断提高专业知识水平，提高每个人的工作效率。在培训工作中，不仅需要渗透管理工作的专业知识，职责和专业素质，而且还需要根据员工的职位要求指导其员工在其职业生涯计划中阐明其发展目标。引进档案管理人员，为管理团队注入新鲜血液，并建立高质量档案管理团队。
        2.4人事档案的机密存储
        单位人事档案管理是一项非常复杂的任务，人事档案的存储和分类是档案管理过程的关键部分。因此，人事档案管理人员必须结合人事档案部门和内容对人事档案进行分类和存储。在这种情况下，人事档案部门将建立科学，高效的人事档案存储系统，同时严格要求人事档案管理人员按照该制度开展工作，并对人事档案资料进行分类和存储。人事档案管理人员进行搜索和分类时，必须采取适当的防护措施，以防止损坏纸质人事档案材料。密切关注人事档案管理的各个方面，同时人事档案管理人员必须根据具体要求执行人事档案管理任务。
        2.5加强人事档案知识的推广
        在现实生活中，可以看出，单位在进行人事档案管理时与所有人员有着非常密切的关系。因此，单位要确保所有人员都意识到其职位的重要性。加强宣传工作和档案法律的全面解释，人人都能认识到人事档案的重要性，为自己负责，同时严格按照有关法律法规进行人事档案管理。因此，在实施人事档案管理的过程中，必须按照指定的要求进行实施，以便每个人都可以将其与人事档案业务相关的规范和要求结合起来积极参与人事档案管理业务，以执行现有的档案系统的升级，在管理人员的控制范围内优化档案操作，以确保人事档案的最大安全性。
        结束语：目前，各单位机构都在积极进行改革，这对传统的人事档案管理系统产生了重大影响。在新时代，各单位要考虑的第一个问题是如何提高人事档案的可靠性和效率。当前，人事档案管理发展非常迅速，但仍然存在许多问题，需要通过加大研究力度来有效地提高单位人事档案管理水平。
        参考文献：
        [1]王怡然.人事档案管理与事业单位发展的内在联系[J].现代国企研究，2017，9（20）：28-29.
        [2]王静.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2017，（17）：81-82.
        [3]颜彬.浅谈加强事业单位人事档案管理工作的新思路[J].黑龙江史志，2018（34609）：139