胡卉 熊姿
湖南省株洲生态环境监测中心
摘 要：事业单位是指由政府利用国有资产设立的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。档案是事业单位记录管理日常的记录信息,档案管理是事业单位对日常工作记录的重要管理方式。在当代信息化发展进程中,做好事业单位的日常管理工作是促进事业单位发展的必经途径。所以,事业单位应重视档案管理的关键性,在档案管理中采取有效的管理策略,任用有才能的专业、职业管理人员,从而构建科学顺畅完善的工作机制,有效推进信息化背景之下事业单位日常档案管理的发展。
关键词：事业单位；档案管理；作用；问题；策略 信息时代的到来给政府行政部门、企事业单位、社会公益部门等都带来了诸多改变，档案管理工作也逐渐被纳入到互联网体系当中，这主要体现在数字化、智能化、网络化等各个方面，这就对从事档案管理工作的相关人员提出了更高更复杂的要求，包括对于专业技能知识和信息化技术的掌握等。但就实际情况而言，很多部门的工作人员对灵活掌握和使用各类信息化技术手段进行档案管理工作还比较困难，这就造成了相应硬件设施得以普及，然而其作用并不能够得到充分的发挥，使得档案管理工作不能够满足单位相应的信息需求和工作需要。
1 办公室档案管理对事业单位的作用
目前，我国的事业单位分为行政类、公益类、生产经营类三种类型，公益类又细分为公益一类、公益二类两种。对于所有事业单位来说，做好档案管理工作都是至关重要的。具体来说，档案管理工作的作用主要体现在以下几方面：第一，档案管理工作的开展可以给事业单位其他的各项工作提供更多基础的参考资料。第二，在事业单位的日常管理过程中，可以通过档案资料对工作效果进行合理评价，从而也就可以促使绩效管理的顺利开展。第三，在事业单位尤其是公益二类和生产经营类事业单位引进企业化管理与社会化人才机制以后，档案管理不但可以提供基础数据，也可以给单位的其他部门提供各种类型的文件与信息，促使事业单位可以合理地调整管理制度，其管理效率和产生和经济效益也就随之大幅度提升。
2 目前事业单位档案管理中存在的問题
2.1 档案管理制度不完善
目前来看，某些事业单位尚未建立起健全的档案管理制度，因此导致其实际作用难以得到最大化发挥。例如，很多事业单位没有对档案资料进行统一化管理，资料的编号杂乱无序，规格大小也各有不同，从而就导致档案的整编工作难以顺利开展与推进。此外，很多事业单位的保管与移交资料制度尚未健全，资料交接秩序混乱，从而就可能会导致资料的遗失，归档工作也就不能顺利开展。
2.2 档案管理的信息化程度较低
在信息化时代到来之后，事业单位的内部信息化水平也在不断提高，从目前来看，电子化、数字化、网络化已经多领域普遍应用。但是，许多事业单位并没有意识到档案信息化管理的现实意义，从而就导致档案管理工作的效率大幅度降低。此外，一些事业单位的档案管理设备陈旧，更新速度慢，硬件条件不符合要求，难以跟上社会发展和科技进步的步伐。
2.3 管理人员的专业水平不高
目前，很多事业单位的档案管理都放在办公室或后勤科，工作人员一般配备较少，在专业知识方面有明显不足，有部分事业单位的档案管理工作会安排兼职人员或非专业人员负责，从而就会导致一系列的问题产生。档案管理工作涉及面广、程序繁琐、内容枯燥，但待遇一般相对一线科室略差一些，发展空间也不大，出彩的机会也不多，这就要求工作人员不光必须要有积极的工作态度和较高的工作热情，还需要耐得住清贫，甘于默默奉献。一项工作的推进、持续、创新及发展，与工作人员的工作激情和责任意识直接相关。但是，很大一部分事业单位的档案管理工作人员的工作都不够积极主动，责任意识不足，在开展和推进过程中不能做到对档案资料的及时更新，也没有耐心去发现和解决其中存在的问题，大多满足于差不多就行了、不出问题和纰漏就要可以了，而档案资料是单位的基础，如果管理不善，就会单位的健康可持续发展产生严重的不利影响。
2.4 档案管理人员的档案意识薄弱
宣传力度不足和培训力度不够是导致事业单位档案管理人员档案意识薄弱的主要原因。事业单位要是没有对档案资料和档案管理的重要性进行有效地宣传，从而造成了从事档案工作人员的档案意识不足，档案管理岗位并不是重要岗位，干好干坏无所谓，造成单位重其他业务工作而轻档案和资料管理的现象，事业单位职工尤其是年轻职工在选择岗位的时候，往往都不愿意从事档案管理工作。
3 加强事业单位档案管理的策略
3.1 提高档案管理人员素质，建立一支业务过硬管理队伍
档案管理人员是进行相关工作的排头兵和一线人员，他们的信息化意识需要得到充分提高，他们必须有创新意识，主动学习掌握信息化技术。相关职能部门可以与高校或者提供信息化系统服务企业联系，组织开展相应培训，从而进一步全面提高档案管理人员的业务素质和能力水平，进一步解决在信息化时代下档案管理工作当中遇到的难题和新技术。这些培训主要包括相应技能培训、管理思维培训、职业道德素养培训等，只有在更专业、更符合信息化时代潮流的工作思维下，档案管理工作人员才能进一步提高责任意识、使命意识。信息化技术是不断进步的，档案管理工作人员应当树立终身学习意识，不断提升自身的专业技能和综合素质，更好地抓住时代赋予的机遇，从而全身心投入工作，出色完成任务。
3.2 健全档案管理信息化工作体制，提升信息体系建设水平
信息化时代使得各单位所需处理的档案信息成倍增长，这在一方面给单位工作推进和事业发展提供更加完备充分的数据参考和支撑，但同时也给档案管理工作带来了不小的挑战。如何将这些新的档案信息更加有效地利用起来是需要思考的问题，传统的信息档案管理模式已经完全不能够适应当下信息管理的发展要求，相关职能部门应当结合自身工作实际和信息化系统技术特征，建立健全管理体系，明确各部门和各个档案管理工作人员的职责，将具体责任进行量化，制定好管理制度和标准，在工作当中进行相应的绩效考核和监督工作，从而促进档案管理工作的系统化、规范化。在这个过程当中，数字档案是一个必须的选择，它不仅带来了极大的便利，而且提高了储存安全性。
例如，应当由相关职能部门负责人牵头，从更大层面制定相关的档案管理工作条例，在条例中应当对档案部门的人员配备、相应职能、激励机制等做出明确规定，就这样才能够激发相应工作人员积极主动性，创造能动性，既体现了工作单位对档案管理工作的重视，也能够更加精准地把握档案管理工作的重点难点。另外，在这个过程当中应当充分考虑到信息化时代特征，就算对当前的一些先进信息化技术不能够做出充分的考虑和应对，也应当留有充足的弹性空间，需要建立创新机制和容错机制，鼓励相关工作人员在工作实践当中发挥自己的主观能动性，对工作模式和方式进行探讨创新，进一步提升工作效率。
2.3 加大对信息化基础设施投入，建设强大的档案管理系统
对于档案管理信息化工作来说，相应的信息化设施建设是整个体系的运作基础，无论是管理制度还是人才队伍的建设，都离不开信息化设施的投入使用和不断更新。这主要体现在对于档案管理的硬件和软件基础设施建设。就硬件设施条件来讲，优良的服务器、操作电脑、信息采集和保存设备等都是非常重要的，这些都是保障信息化设施建设顺利和管理完备的重要要素，只有这些硬件条件达到了信息化时代的要求，才能够使档案管理工作跟上当前信息化工作发展的脚步。因此，对于硬件设施的投入需要加大，这种投入不仅仅指的是资金上的投入，还有包括人力资源的投入，场地建设的投入，这些都需要在规划调研时就能够初步预估并制定。就软件条件来讲，软件的更新速度要比硬件速度更快，为了应对社会发展进现的新形势、新要求、新问题，信息化管理软件必须有更加细致和全方位的规划和设计，在这个过程当中，要注意使用者的反馈和软件的各类现实情况表现，要及时修补相应漏洞，满足用户不同需求，努力提升软件使用效率。
2.4 大力推进档案信息化应用系统建设，完善相应应急机制
通过在上述第二部分的分析不难看出，档案管理现代化程度的高低与相应管理人员是否能够合理运用有关档案信息化应用系统有着密切联系。就目前而言，整个有关档案信息化管理工作的科学技术体系并没有被广大管理工作者熟知并加以重视和理解，更没有通过相应方式进一步应用到实际工作当中。因此，为了更好地提升现代档案管理工作效率，应当采取现代化的管理方法模式，建立一套信息化应用系统，在这个基础上逐步替代传统的工作方式，摒弃落后的工作思维。具体来讲，很多现代化技术可以被运用到这个系统建设当中，例如音响技术、缩微技术、静电复印技术等都可以更加有效地与信息化系统技术相融合，进行信息的采集、编制、保存、分类等工作，值得注意的一点是，在这个过程当中，相关管理人员的培训需要被重视起来，相关职能部门的领导者要有全局思维、创新思维，进一步升级管理模式和管理方法。
4 结束语
总而言之，档案管理以及图书资料管理是一项至关重要的社会工作。作为国家政治、经济、文化发展的重要支撑，事业单位的档案管理工作更是直接和事业单位的规范运行、持久发展息息相关。因此，事业单位的档案和资料管理方式应该尽可能地与和社会和单位的发展需求一致，持续创新管理方式，采用新的理念，以此来提高事业单位档案和资料的管理效率，促使其更好地为事业单位健康发展服务。
参考文献
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