庞建茹
哈尔滨飞机工业集团有限责任公司 黑龙江省哈尔滨市 150060
摘要：高效的办公室档案工作是提升企业经营管理水平的重要保障。在新时期下，传统办公室档案管理模式存在一定的滞后性，无法满足当代企业发展的需求，加强对办公室档案管理工作的创新是非常必要的。为此，本文主要对新时期下办公室档案管理的原则、存在的问题以及改进策略进行了分析和探讨，以期推动企业办公室档案管理水平的进一步提升。
关键词：新时期；办公室档案管理；创新思路
中图分类号：TP399 文献标识码：A
1 引言
档案对企业日常工作和发展都是非常重要的，甚至关系着社会的稳定。我国档案管理模式和大数据结合起来，进行了一系列的改革创新。大数据当中蕴含着极大的数据资源，工作人员可以通过大数据快速的调取信息，使档案发挥更多的价值。如果想要让档案管理更具有数据化科学化的特征，档案管理的工作人员必须要将二者有效地结合起来，从而使档案管理的水平有所提高。
2 国有企业档案管理的问题
2.1 管理信息规划和体制落后
目前，虽然我国的档案管理工作进步很大，但仍存在很大问题。首先，管理信息规划和体制落后是制约其发展的主要因素，主要体现在：一是我国档案管理体制较落后，且档案资源的空间分布始终呈分离状态，加之受到资金匮乏和权限不足等因素的影响，导致档案信息资源很难统一管理，搜集与整理档案信息资源更加繁琐。二是不确定的档案信息量增加，档案数字化建设处于变化发展中，信息化档案还未具备较高的全面性和真实性，并不利于档案数字化管理系统的构建。另外，由于各地方档案信息化建设情况不同，应根据当地行政部门职能转变的具体要求进行合理改变，不仅要整理历史档案，还要对正在生成的档案进行及时归纳与整理。
2.2 缺乏高层次档案管理专业人才
国有企业档案管理工作从业人员，大多数缺乏档案专业的学习和系统化培训，而是从其他岗位转型而来，在缺乏专业知识的前提下，完全不具备档案管理的基本常识和手段，系统化的管理也成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员，只能承担资料的收集和装订，无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义。档案管理工作虽然也有一部分水平高的专业人才，但他们往往身兼数职，无法实现档案管理的转移性和系统化。
2.3 缺乏足够的重视
我国市场经济体制的不断完善，加剧了企业之间的竞争。在这样的背景下，大多数企业在生产经营的过程中都会把中心放在经济效益上，对于办公室档案管理工作相对比较忽视。部分企业领导认为办公室档案管理只是简单的对档案资料进行收集和整理，无法给企业带来直接的利益，进而对办公室档案管理工作缺乏应有的重视。而办公室档案管理人员同样也受到了这种想法的影响，在工作中缺乏积极性和创造性，使得档案管理的功效被弱化，这对于企业长远发展是非常不利的。
2.4 档案管理服务手段落后
对于传统档案管理模式而言，档案管理工作主要包括对信息资源的整理、著录、鉴定、保管、编研、统计、利用、服务等环节，档案形式主要为文字、声像、图像及其他形式的文件材料，还有财会、仪器设备、产品生产等。而传统档案管理模式的弊端，主要在于与信息时代发展脱轨，无法满足现代信息社会对档案信息的实际需求，而且档案资源不全面、不完整，难以达到用户的现实使用要求。另外，由于档案查询和对接技术等方面还有待提高，部分档案管理人员仍沿用手工检索和编辑方式，导致常发生档案资料未按时归还甚至丢失等情况。
3 国有企业档案管理的创新策略
3.1 创新档案管理信息化系统的管理体制
确保国有企业档案管理信息化建设工作的正常进行，离不开软硬件设备的大力支持。国有企业应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对企业所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，国有企业逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。对档案信息要进行统一化管理，同时还要在这个统一管理的基础之下，建立一定的分散式系统，这才是促进档案管理信息化的最理想模式。要想加强档案管理的信息化水平，要成立专业的专家咨询小组，这些专家成员可以在一起讨论协商，经过讨论才能提出关于加强档案管理的长期发展目标，制定出与之相关的标准和方案，不断扩大投资规模，提高经费的预算水平，尽快解决好重大的问题，为提高档案管理决策水平建立一定的制度保障。
3.2 建设高素质档案管理队伍
为了有效促进档案管理创新发展，不仅要创新档案管理服务手段，更新档案管理理念，还应保证工作人员专业化，尽快建设一支高素质档案管理队伍，鼓励既精通档案管理业务、又具备较高计算机应用水平的复合型专业人才，积极参与到档案管理创新工作中。由此可见，建设高素质档案管理队伍，对推动档案管理工作的创新具有重要意义，应加强领导层和员工层对档案管理工作的深刻认知，让双方都认识到档案管理工作创新的意义和必要性，领导层更要加强对员工的后续培养，才能不断提高员工的职业道德素养和综合能力。此外，各企业应根据档案管理队伍建设现状，执行定期教育方案，督促员工掌握更全面的专业管理技术，使其在档案管理创新工作中作出更多贡献。
3.3 创新档案管理手段，规范管理流程
首先，企业应当要加强硬件设施建设工作，为档案管理部门配备电脑、扫描枪等现代化信息设备，完善档案管理部门基础设施建设，确保档案管理工作的有序开展。其次，企业需要根据自身发展要求和档案管理实际需求，加大对档案管理软件开发的力度，实现档案电子化管理，提升档案管理现代化水平。最后，企业应该要求档案管理人员学习先进的档案管理技术和手段，让他们在日常工作中能够熟练的利用各种先进手段进行档案管理，以此来提升档案管理效率和质量。
3.4 建设数字化档案信息资源
为了实现档案工作在计算机网络上的及时传输与共享，必须要尽快建立起数字化档案信息资源库，利用电子档案、缩微档案、声像档案、光盘档案、软盘档案、多媒体档案等新的档案载体，提高档案管理水平与服务质量。由此可见，建设数字化档案信息资源，不仅是档案信息化建设的核心与关键，也能够有效提高档案信息资源的开发利用率，作为档案管理信息化建设的基础，其重要性不言而喻。
4 结束语
综上所述，在新时期下，国有企业办公室档案管理工作需要面对更多的新问题、新挑战。为了使得办公室档案管理工作始终保持在高水平，国有企业领导和办公室档案管理人员必须要加强对办公室档案管理的重视，并积极转变档案管理观念，创新档案管理机制，完善档案管理制度，以此来弥补当前办公室档案管理工作中的各种不足，提升办公室档案管理的水平，为国有企业的可持续发展提供强大的助力。
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