梁涛
菏泽市牡丹区人力资源和社会保障局
摘 要：本文针对强化档案意识，推进档案管理工作改革和档案信息化建设，以档案工作的发展助力事业单位管理的高效化和规范化展开讨论并提出相应的思路和对策。
关键词：新时代;档案管理;档案信息化;事业单位;标准规范
随着信息化及大数据时代的到来，档案管理工作势必面临着前所未有的变革与挑战。如何避免在数字化时代不被边缘化，是每个档案工作者不得不正视的问题。
1 信息化时代事业单位档案管理面临的机遇
事业单位是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的社会服务组织，其功能是向社会提供公共服务，且具有社会公益性和非营利性特点，其档案管理存在专业化、从属性、公益性的特点。笔者认为信息化时代给事业单位的档案管理带来了前所未有的机遇。
1.1 档案易存储。信息化的发展，档案形成方式发生了很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，它具有便于复制的特性，加上电子文件的载体存储完全有别于纸质档案，从而给档案保管工作提出了新的要求。因此只有保存电子文件才能全面地、完整地、准确地将单位档案数据保存下来。
1.2 管理更有效。在信息化时代，馆藏档案载体形式具有数字化趋势，更有利于檔案的网络化利用和服务。
2 大数据时代给档案管理工作带来的挑战
2.1 标准规范体系还未建立健全。目前，已有的标准规范还不能满足档案信息化要求，如采用相关技术将已有各类高质量的数据库与各地档案馆数字资源库互联的工作无统一标准，馆藏档案数字化工作亟待规范，档案网站信息系统设计和应用的标准规范还需完善等。
2.2 数据安全问题还未彻底解决。随着计算机技术的应用，档案信息资源的开发和利用会涉及到档案信息的泄密、档案信息的丢失和篡改等问题。档案管理时需要注意这些潜在的风险，通过采取新的措施来控制和应对这些风险的发生。
档案信息化建设对技术高度依赖，涉及计算机网络技术所需解决的所有问题，且技术密集，发展变化迅速而难以把握。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的支持，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。
目前，我国电子文件的法律地位还未正式确立，电子文件的原始性、真实性认定遇到了技术上的瓶颈。同时，电子文件的管理工作有待进一步规范。
2.3 档案人才紧缺问题依然存在。人才配备和培训问题将是档案部门面临的一大挑战。档案电子化管理的人才缺口很大，尤其缺乏综合型人才。档案整理工作繁复枯燥特点对人才的吸引力不高的情况是造成档案管理人才紧缺的原因之一。
3 加强新时代事业单位档案管理的措施
3.1 丰富档案数据库。加强档案的信息化建设，基础工作是全方位丰富档案数据库。
档案资源收集后，要充分运用现代化手段，加强数字档案资源建设，将档案资源进行数字化处理，提高档案资源的现代化管理水平，实现档案资源的集中、有序管理和优化配置，开发利用和实现档案资源的最大效益，为提升档案馆的公共服务功能、形成档案工作服务体系奠定坚实的基础。
档案信息化建设中需要重视档案备份工作，将档案备份作为档案资源建设和档案安全体系建设的重要内容和手段认真落实。
既要对本级重要档案及电子文件实行异地备份，更要对其中的重要电子文件实行异质备份，以确保电子文件的长期可读和绝对安全。信息化建设不仅要追求“量”的突破，还要兼顾“质”的飞跃，充分凸显事业单位的相关特点，切实发挥事业单位档案的存史资政作用。
3.2 构建科学化档案管理机制。首先要建立健全档案管理制度。依据科学合理、简明实用、可操作的原则建立各项规章制度并注重在制度设计时坚持制度约束的地位平等性，领导和员工一视同仁，以利于制度的顺利执行。如2001年，最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第四条第八款规定“因医疗行为引起的侵权诉讼，由医疗机构就医疗行为与损害结果之间不存在因果关系及不存在医疗过错承担举证责任”就对医疗机构档案管理工作提出了更高要求，而需要医疗机构适时修订档案管理制度以适应发展需要。
其次要严格制度，加强管理。档案管理人员应坚持原则、依法依规办事，保证档案的及时、完整、真实收集。对收集归档的材料认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案，不得私自或者允许他人擅自篡改、抽取、伪造或者销毁档案材料。
执行档案管理制度在做到严肃性和公平性的同时，要做到奖惩分明，以提高档案利用率为目标做好档案保管工作，满足时代发展、社会发展的需要，实现档案管理可持续发展。
以学籍档案为例，学籍档案是全面反映学生在校期间学习与生活等活动的原始记录。学籍档案作为学校管理的重要组成部分，依据国家对学生德、智、体全面发展的要求，按照一定的原则、方法和程序，对学生的学习和各方面表现进行阶段和全程的质量考核、记载、评价和处理，并按照有关政策、规章的要求，对学生入学、毕业、变迁等进行控制等工作过程中形成的重要材料。
注重学籍档案的形成过程的科学化管理，对入学关、考勤关、考试关、考核关、验收关、证书关等过程进行全过程档案信息控制，则可充分发挥学籍档案的管理功能、指导功能、监测功能，提高教育教学质量。
3.3 加强档案人才队伍建设。档案管理是一门科学，特别是新形势下档案管理的技术更先进、内容更丰富、分工更专业，对档案管理人员的能力素质提出了新挑战、新要求。
档案管理人员不仅应具备档案文书立卷，档案整理、编目、鉴定，著录、标引、保护、开发和服务利用等方面的基本操作技能，还要掌握现代化科技手段和先进操作管理技术。
同时，档案人员还要具有统筹安排、耐心细致、吃苦耐劳、勇于创新的基本品质和良好作风，要适应新的形势和要求，重视加强政治理论、业务知识和各类新知识、新技能的学习，提高学习能力，成为学习型档案管理工作者。
加强档案人才队伍建设，一要创新观念。要树立“档案工作也是生产力，档案管理同样出效益”的观念，不断创新管理方式、方法，拓展优化管理的途径渠道。坚持“人才是第一资源”，重视档案人才的培养和引进，努力建设科技型、创新型、复合型的人才队伍，为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。
二要增强吸引力。提高档案管理人员待遇，引进培养档案人才，在单位内部形成一支有专职档案管理人员和各部门档案信息员组成稳定的档案管理人员队伍。
三要严格管理。严格执行事业单位的档案管理人员的工作交接规定，做好档案的交接工作和联络工作。健全管理制度，优化资源配置，改善工作条件，为数字化档案馆建设提供人才保障、制度保障和条件保障。
信息化是时代发展的必然趋势，深刻影响着档案管理工作的发展方向。随着信息化及大数据时代的到来，档案管理工作势必面临着前所未有的变革与挑战。规避数字化时代边缘化的风险和借势而上，是每个档案工作者必须面对的问题。事业单位只有顺应时代的发展，推进信息化建设，完善管理机制，加强队伍建设，创新服务方式，才能赢得机遇和挑战，推进档案事业高质量发展。