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浅谈事业单位档案管理工作的优化路径

发表时间：2021/5/13 来源：《中国教育信息化》2021年2月作者：耿敏

[导读] 自从实施改革开放工作以后，我国社会经济进入了快速发展的阶段，各种新型模式对于社会各个环节提出了极高的要求，不管是个人、企业还是事业单位，均要求全面提升工作质量。事业单位中档案管理属于事业单位日常生活化工作中非常重要的一方面，其决定了事业单位实际运行情况。在本篇文章中，主要以强化事业单位档案管理工作为角度，分析了存在的问题，提出了相应的优化路径。

兴安盟教育财务审计结算中心姓名：耿敏 137400

【摘要】自从实施改革开放工作以后，我国社会经济进入了快速发展的阶段，各种新型模式对于社会各个环节提出了极高的要求，不管是个人、企业还是事业单位，均要求全面提升工作质量。事业单位中档案管理属于事业单位日常生活化工作中非常重要的一方面，其决定了事业单位实际运行情况。在本篇文章中，主要以强化事业单位档案管理工作为角度，分析了存在的问题，提出了相应的优化路径。
【关键词】事业单位；档案管理工作；优化路径
        档案管理工作的意义重大，档案是将有价值的历史记录保存下来，是对历史的一项见证。从事业单位档案管理工作实际运行情况来看，新时期背景下的档案管理还存在着各种各样的问题，面临的挑战极高，提出完善的优化路径是非常重要的。
        一、加强事业单位档案管理的必然性
        事业单位档案管理，主要是指事业单位在日常管理工作开展期间的相关记录、各项社会活动实施过程中保存的有一定价值性的原始资料，针对档案自身来讲，是由多方面相互组合形成的，具体涉及了构成者、储存价值和储存载体。在这一环节中，其主要内容是可以展现出历史活动真实面貌和真实状态，而且有着储存价值的原始性文件。
        事业单位档案管理期间，作业人员将会对档案各项主体、实体以及信息数据进行整理，以此为事业单位内其他活动或者是工作的开展提供良好依据。事业单位内的档案管理不但是各项工作的一项基础性保障，同时档案管理运行效率还决定了事业单位整体运行状态，如：项目的合同原件是保证事业单位获取合法权益的一项关键凭证，因此，档案管理在事业单位运行发展以及改革期间都有着极高的作用。所以，加强事业单位档案管理工作的管理力度是非常重要的，既能将事业单位管理优势体现出来，还可以完善各项体系，实现最终发展的目标。
        二、对于事业单位档案管理期间存在问题的分析
        （一）档案管理方式信息化水平处于较低的状态。首先，在事业单位档案管理工作开展期间，还有诸多的问题，具体表现为信息化水平不高，采取的档案管理方式十分滞后和单一，虽然事业单位中的档案管理工作已经和信息化技术相互结合到了一起，计算机信息技术应用领域逐渐延伸，不过在档案管理工作实施期间，信息技术应用领域依旧受到了限制。其次，事业单位缺少有关于数字化方案的档案管理配置，信息化工作效率不高，硬件方面和档案管理工作基本要求不相符，相对偏僻的区域甚至没有成立专业性的档案室，数字化硬件设施不完善，工作人员依旧秉承以往单一的管理方式，长此以往，会导致工作质量和效率下降。最后，应用的现代化信息技术方式不利于完整的保存和收集档案信息，档案管理工作的执行效果不佳。
        （二）没有加强档案管理力度。档案管理工作伴随着事业单位的发展而发展，一旦没有前人留下档案为依据的话，是没法开展后期研究工作的。虽然上级档案管理部门对于档案价值性有着极高的重视程度，可是处于基层内，依旧存在着档案管理工作重视程度不高的现象，存在没有制定完善的制度，专业性人员缺失，设备不完善等现象，这些都是事业单位基层档案管理工作开展期间面临的难点。通常来讲，档案和事业属于两方面，管辖领域不统一、不完善，因此导致档案管理环节中经常发生两张皮的现象。处于信息化时代中，实施档案管理信息化是必然趋势，由于基层档案管理机构根本不熟悉信息化档案管理，指导不规范等，所以档案管理工作有着极大的混乱性，档案利用率低。

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        （三）没有制定完善的管理体系。要想将档案管理工作的有效性体现出来，还需要结合实际情况制定完善的管理体系。制度是实施各项工作的关键以及标准，但是在传统档案管理期间，制度处于虚设状态，大多数管理人员并没有遵循制度管理各个环节，敷衍了事现象明显，管理质量降低。而且事业单位也没有对档案工作管理情况落实的标准，档案管理工作的有效性受到影响。
        三、事业单位档案管理工作的优化路径
        （一）创新事业单位档案管理工作模式。事业单位职能部门具备细致化的特征，在档案管理工作开展期间，大多数部门的档案没有被全面使用，这从一定程度上反映了档案管理工作质量和水平处于较低的状态。要想将此种现象彻底解决，就需要事业单位档案管理人员进一步创新和改进档案管理方式，摒弃单一模式，比如适当地增设网上服务专区，借助信息化互联网技术和新型设备创新云档案管理平台，在提升事业单位档案管理水平的基础上促使工作良好开展。
        （二）进行档案管理信息化创新建设工作。其一，档案管理工作人员应当增强自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，确保方案信息被实时传递。其二，引进新型技术和设备来管理档案工作，比如，使用电子计算机和数码扫描仪，在应用新型技术和各项设备的过程中，档案管理人员应当将纸质档案录入电子计算机内，开展档案电子化工作，或者是借助信息化技术加以处理，具体包含影像和文字，这样的话，可以确保档案内容的丰富性以及完善性，为后期查阅工作的正常开展奠定坚实基础。其三，创建规范性的信息管理平台，适当地公开构建保密属性的信息和档案，该项信息化网络管理和共享平台的制定能够帮助档案管理人员获取诸多的信息，提升档案管理工作的便捷性，为人民群众提供最佳的服务。其四，在档案管理工作开展期间，相关人员务必强化系统安全程度的维护力度，动态性检验档案管理系统和周期。
        （三）合理创建档案。档案管理的关键在于创建档案，档案是指对正在发生或者是已经发生的事情进行记录，制定的档案务必具备精细化特征，只有保持档案精细，才可以准确开展工作，基于此，在制定档案的过程中，需要将关注点落实于基层方面，采取实地调研的方式开展档案建设工作，构建基础台账，做到调查一人和登记一人，一个小数点也不可以错过。在一般情况下，所记录的档案资料中，需要如实的记录事件的发生原因以及事件的经过和最终的结果，并且，还需要包含事件所涉及的人物。相比较而言，传统的档案建设方法通常会由人工进行实地的考察，然而，使用这种古老的方式工作时间较长，工作效率也相对较低。对于从事特殊业务的事业单位来说，如果使用传统的方法将不再适用于档案的管理。所以，需要在原先的基础上，实施新兴的档案管理模式，因地制宜，牢牢抓住工作的重点，与软件开发企业进行合作，制定科学化的软件，使用先进的互联网技术收集档案资料。
        四、结语
        对于事业单位而言，最为基础性的工作就是档案管理。然而，当前阶段，因为我们国家大多数事业单位没有意识到档案管理工作的重要性，就导致档案管理工作出现了很多的问题。在新的发展形势下，事业单位的档案管理工作也有了新的要求、新的标准。目前，对于我们国家的事业单位而言，如果想要提高管理能力，就需要不断创新管理方式，改变原有的思维方式，培养专业化高素质的人才。同时，还需要建立健全原有的工作流程，更新管理设备，将信息化技术与档案管理工作结合起来。
【参考文献】
[1]朱俊.事业单位档案管理工作的优化路径探讨[J].兰台内外,2020(18):51-52.
[2]赵亮.新形势下的事业单位档案管理工作的创新路径分析[J].科技风,2020(15):275.
[3]李灵美.事业单位档案管理工作的优化路径[J].才智,2020(11):234.