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新版公文格式标准研究综述①

发表时间：2021/5/13 来源：《中国教育信息化》2021年2月作者：章心怡徐上

[导读] 学界对新版公文格式标准有较多的探讨。本文试图通过对相关文献的分析，梳理学者们对新版公文格式标准的探讨情况，以期瞭望新版公文格式标准的研究现状，从而为进一步推动新版公文格式标准研究的发展完善提供有益参考。

浙江嘉兴市嘉兴学院南湖学院章心怡徐上 314001

摘要：学界对新版公文格式标准有较多的探讨。本文试图通过对相关文献的分析，梳理学者们对新版公文格式标准的探讨情况，以期瞭望新版公文格式标准的研究现状，从而为进一步推动新版公文格式标准研究的发展完善提供有益参考。
关键词：公文排版、公文格式、研究综述
        为了推进公文排版的标准化、规范化，国家相关部门制定了一系列关于公文格式的国家标准（即《国家机关公文格式》（ GB/ 9704-1988）、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）、《党政机关公文格式》（GB/9704-2012））。当下通行的公文格式国家标准是根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）的有关规定对《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999，以下简称旧版公文格式标准或旧版标准）进行修订而来的《党政机关公文格式》（GB/9704-2012，以下简称新版公文格式标准或新版标准）。新版公文格式标准包含了党政机关公文通用纸张、排版和印制装订要求，公文格式各要素编排规则等相关规定。
        关于新版公文格式标准的相关情况，学界有过很多的探讨。本文试图通过相关文献的分析对学者们的探讨进行梳理，以期瞭望新版公文格式标准的研究现状，从而为进一步推动新版公文格式标准研究的发展完善提供有益参考。据文献考察，学界对新版公文格式的研究主要关注两个方面，即新旧两版公文格式标准的比较和新版公文格式标准存在的问题。下面我们对这两个方面进行一一阐述。
        一、关于新旧两版公文格式标准的比较研究
        唐隽永（2013）指出了新版公文格式标准对旧版标准在九个方面上的修改调整和完善情况。如：在公文装订方面，新版标准规定“在版面上下边缘各70cm的距离处用骑马订或平订”，比旧版标准“距书芯上下各1/4处”的规定更加的详细明了；在公文版头方面，新版标准对公文版头进行了科学的定义，并用“版头”的名称代替了“眉首”的提法；同时，新版标准也对密级、保密期限、紧急程度的标注位置以及成文日期、页码的标注方法进行了一系列调整完善。
        王成（2012）也提及了上述新版公文格式标准的一系列修改与调整内容。除此之外，他还指出新版公文格式标准中的适用范围的扩展情况，即从原先的国家行政机关制发的公文延伸到了各级党政机关制发的公文，使得更多的党政机关能够统一发文格式，提高了工作效率。同时，认为新版公文格式标准对信函、命令、纪要的格式进行了更加明确和详细的规定，增加了其实用性和操作性等等。
曹敏（2015）从更广阔的视角观察新版公文格式标准的变化情况。他认为新版公文格式标准相比于旧版标准而言，其变化主要体现在标准名称、标准结构、适用范围、公文用纸、印刷装订要求、公文要素编排、公文样式等方面。
        陈祖芳（2012）对新旧两版公文格式标准中公文格式各要素编排要求进行了较为详细的对比分析。他运用表格加上文字分点阐述的形式对新旧两版公文格式标准中有关标题的编排规则、主送机关和抄送机关的编排规则、发文机关署名和印章的编排规则和附件的编排规则等内容进行了一一比较；这种对比分析充分展现了新版公文格式标准的严谨性，据此他认为新版公文格式标准对党政机关公文的格式规范做到了更加具体的规定和说明。

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        刘文森（2013）通过深入的学习剖析以及在公文处理工作实践中的探索与思考，认为与旧版标准相比新版公文格式标准有三个大方面的调整，即在统一规范上有了新的突破（包括统一了公文格式各要素的编排标注位置，统一了公文发文机关署名，统一了公文成文日期用阿拉伯数字标注等具体内容）、调整变化灵活有度（包括调整了标准的名称和适用范围，调整了标准的总体结构，调整了公文印刷装订要求等具体内容）、与时俱进有增有减（具体包括增加了“附件说明”、“发文机关署名”和“页码”公文格式要素，增加了签发人职务、签名章和成文日期的编排要求，取消了公文主题词这一格式要素等内容）。
        二、关于新版公文格式标准中存在的问题研究
        新版公文格式标准是在旧版标准的基础上进行修改完善的，因而新版标准相比旧版标准更加科学规范，但是“人无完人，金无足赤”，新版公文格式标准也不可避免的存在一些问题。
        唐隽永（2013）从文字表述和具体内容的规定上入手剖析了新版标准中存在的五个问题。这五个问题分别是：对密级和保密期限之间的间隔标注自相矛盾；党、政机关公文版头中的分隔线是否应该有所区别；某些表述不甚严谨；纪要是否需要加盖印章；发文通知究竟采用何种字体。如第一个问题，旧版标准规定密级和保密期限之间用实心五角星（★）间隔标注，而新版标准却没有提及。
        栾照钧(2013)首先对新版公文格式标准作出了积极的评价，认为其更具有科学性和规范性；随后指出新版标准一些规定不够明确和到位的问题。他一共总结了十点新版标准中的瑕疵缺陷，包括发文机关标志、标题、版头中的分隔线、附件说明等多方面的内容。
        刘文森（2013）总结了新版公文格式标准中的三大点问题诺干小问题，表示新版标准毕竟是在旧版标准的基础上形成的，虽然是有突破性和进步性的，但不可避免还存在表述有歧义、用语不恰当、概念不准确、前后有矛盾等一系列的问题，使得各级的党政机关对公文格式要素的认识和使用出现了错误。
        结语
        本文通过对相关文献的考察，从关于新旧两版公文格式标准的比较研究和关于新版公文格式标准中存在的问题研究两个方面梳理了学界对于新版公文格式标准的研究现状。本文的研究诉求不应止于此，关于新版公文格式标准存在问题的解决措施以及提升其指导公文排版的实用性可操作性希望下一步得到切实的探究。
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作者简介：章心怡   浙江嘉兴市，314001，嘉兴学院南湖学院，本科在读。徐上，嘉兴南湖学院，教师
①该文系嘉兴学院南湖学院2020年SRT成果之一：项目名称为“公文排版中的不规范现象研究”