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大数据背景下档案管理转型

发表时间：2021/5/13 来源：《中国教育信息化》2021年2月作者：管萍

[导读] 随着我国信息化技术与不同产业领域生产管理的高度有机融合，我国越来越多产业领域向大数据化、智能化方向发展。大数据时代下传统档案管理面临着转型。我国档案数据存在管理思维固化、内涵模糊、概念泛化等问题，本文通过探讨现阶段我国档案管理的现状，对档案管理新旧模式的冲突与融合进行分析，了解档案管理工作转型的意义和重要性，并提出档案管理转型的建议和注意点。

济南日报报业集团管萍

摘要：随着我国信息化技术与不同产业领域生产管理的高度有机融合，我国越来越多产业领域向大数据化、智能化方向发展。大数据时代下传统档案管理面临着转型。我国档案数据存在管理思维固化、内涵模糊、概念泛化等问题，本文通过探讨现阶段我国档案管理的现状，对档案管理新旧模式的冲突与融合进行分析，了解档案管理工作转型的意义和重要性，并提出档案管理转型的建议和注意点。以此为我国档案工作转型提供参照和经验。
关键词：大数据；档案管理；转型
        一、前言
        档案管理工作作为一项基础性工作，它具有悠久的历史。随着档案管理理念、技术的不断发展进步，特别是在信息化技术广泛应用和渗透的大背景下，我国档案管理进入了大数据管理的时代，档案管理从传统的纸质管理向数字化、智能化、自动化方向发展，在大数据时代背景下，档案管理转型是大势所趋，如何在大数据的背景下开展档案管理，是一个值得深入探讨的课题。
        二、大数据背景下档案管理转型的意义和价值
        （一）提高档案管理效率
        现阶段档案管理除常规纸质档案管理外，其它工作内容包括档案信息化处理。通过大数据技术，可以极大地提高档案管理、查阅效率，保证档案管理信息处理各个环节可以实现自主自动化处理，通过有效的筛选、分类、识别技术，实现将纸质档案自动提取转化为电子文档，实现电子文件的自动分类存储、归档[1]。同时根据用户的档案使用要求，提供档案信息跟踪、决策服务、智能检索服务等服务内容，减少人工干预环节，从而极大地降低档案管理成本。
        （二）实现档案信息的互连互通
        传统档案管理大多都是以纸质档案管理为主，而在大数据时代下，档案管理不再局限于纸质文档的使用、传阅。通过互联网、大数据、区块链等信息化技术，可以帮助档案突破时间、空间的限制，档案使用者可以在任何时间任何地点自主查阅档案，从而实现档案管理的互连互通共享，打破档案管理“信息孤岛”问题，所以大数据时代下档案管理转型是时代发展的必然结果。我国档案管理工作必须要紧跟时代发展步伐，加速完成升级转型，构建以信息化为内核的档案管理体系。
        三、大数据下档案管理的走向现状
        （一）档案从数据收集向数据采集方向发展
        从档案收集环节角度来看，传统档案管理的处理流程是先将档案材料进行收集，然后按一定标准进行处置。但是在实际管理过程中存在归档分类模糊的问题，从而影响档案管理效率，而大数据下的档案管理会预先设定归档采集规则，针对档案内容的类型、来源等要素进行自动采集分类，从而极大地提高了档案管理效率[2]。
        （二）从筛选鉴定向数据处理方向发展
        从档案鉴定筛选角度来看，传统档案管理要经历两次价值判定环节，一是判断文件材料内容是否属于归档标准，确定其保管期限，二是归档后对档案价值进行两次审定，判定档案保存标准是否需要变更。传统档案管理需要投入大量的人力、物力和财力。而通过大数据来处理档案，可以有效整合档案的内容、格式、检测、分类、查阅等内容，为档案信息数据的两次应用提供基础。

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        四、大数据下档案管理所存在的问题
        （一）对大数据档案管理转型缺乏清晰认识
        从现阶段我国档案管理的情况来看，由于档案管理工作相对清闲，工作环境较为稳定，而且档案管理部门缺乏激励制度，无法有效激发工作人员的工作积极性和热情，从而造成档案管理工作人员思想固化，对档案管理发展走势和模式缺乏清楚的认识，而且档案管理人员缺乏档案管理财务、建设、人员等有关信息，所以他们无法向本单位以及相关冲凉反映管理成本问题，从而影响档案管理部门的管理效率和收益。
        （二）档案管理缺乏规范化的大数据管理制度流程
        随着我国相关档案部门对大数据应用场景重视程度的不断提高，越来越多档案管理部门开始广泛应用大数据技术，通过大数据来优化档案管理，但是从现实的档案管理的情况来看，由于档案管理人员综合素质不高、应用大数据技能低下、档案管理制度不完善等方面的原因，造成管理人员在应用大数据档案管理时出现操作缺乏熟练、职能分工不清、管理低下、技术错误漏洞、，大数据管理制度流程脱节等问题从而对档案管理转型造成负面影响[3]。因此，档案管理部门必须要加强大数据管理制度的构建，全面提高管理人员综合素质以及实践操作能力。
        五、加快大数据下档案转型的建议和措施
        （一）强化大数据档案管理理念的转型
        相比传统档案管理，大数据时代下的档案管理理念、管理内容、管理模式形态都发生了很大的变化，档案不再剧限于传统的纸质文档管理，档案电子化、智能化、数据化，档案可以由文字、声音、图片、视频等内容所构成，因此，大数据下的档案管理人员的管理理念必须要不断更新发展，以互联网思维、大数据思维等管理思维出发，深入挖掘档案信息的数据信息资源就髟，实现“档案+大数据”管理理念的大融合，从而实现档案大数据管理理念的转型。
        （二）实现管理模式的转型
        档案管理的主体是档案馆、单位档案部门，大数据下档案管理转型，必须要求档案管理主体在档案管理模式上进行转变。由于大数据下的档案不再局限于纸质档案，档案大数据化、智能化后，档案管理主体要重视档案数据的整合，相关管理部门要建立“大全宗”的管理理念，加强档案数据的规范化处理，构建档案电子化管理系统，突破以往档案信息孤岛的限制，加快档案管理模式的转型，通过大数据技术来构建全面、共享、互连互通的档案管理体系，从而提高档案管理质量和效率。
        （三）档案应用和保管方式的转型
        要想最大程度地提高档案使用寿命，必须要对档案进行安全保管。所以档案的安全性在档案管理工作处于重要的位置。在大数据时代背景下，档案的保管方式发生了极大的变化，传统的白纸黑字、纸写笔载方式不再是档案的唯一保管信息形式，通过大数据技术，档案可以通过文字、图片、音频、视频等方面进行组合储存，而且档案电子化后，档案使用者可以通过模糊查找，探索出自己所需要的各类档案资料，并用大数据技术对相关档案资料进行分析、价值再应用，从而极大地提高了档案的价值应用范围，实现档案数据信息的再重组，价值再应用，以此有效突出档案情况价值，因此，档案相关管理部门要重视档案应用方式以及保管方式的转型，在互联网、大数据的大背景下，重视档案管理的安全性、隐私性和保密性，构建数字档案馆（室），通过推动电子化、数字化档案系统，设置好相关的查阅权限，在提高档案使用、查阅效率的同时，设置防火墙，全面提高档案安全性、保密性、隐私性。
        结语
        随着大数据、互联网等信息化技术在档案行业中应用率的不断提高，传统档案管理需要进行转型升级，档案管理模式从以往的纸质化管理向电子化、数字化方向发展，档案管理部门以及相关管理人员必须要进行思想意识、管理技能、服务职能等方面的转变，扭转传统档案管理思维，加强大数据档案管理模式、手段、应用保管方式等方面的技能发展，通过意识思维、管理技能的转型来促进档案管理质量和效率的发展。为保证我国档案事业稳定、长久、可持续发展奠定良好的技术和管理基础。
参考文献
[1]於菊红.大数据背景下档案管理范式的转型:从信息管理到数据管理[J].档案管理,2019.
[2]周玉敏.大数据背景下档案工作的思考[J].档案管理,2018,000(003):47.
[3]韩宛廷, 邓治岗. 大数据背景下企业档案室数据化管理转型的策略研究[J]. 卷宗, 2020, 010(006):106.