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大数据时代实物与声像档案的数字化管理

发表时间：2021/5/13 来源：《中国电力企业管理》2021年2月作者：张慧

[导读] 档案在某一时期的写实，企业可以通过保存档案还原当时的发展状况，从而为企业今后的经营管理提供参考。目前，大数据时代的到来对纸质档案管理产生了巨大的影响，尤其是以往纸质档案管理中存在的问题，已被放大，甚至变得难以解决。

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摘要：档案在某一时期的写实，企业可以通过保存档案还原当时的发展状况，从而为企业今后的经营管理提供参考。目前，大数据时代的到来对纸质档案管理产生了巨大的影响，尤其是以往纸质档案管理中存在的问题，已被放大，甚至变得难以解决。该系统弥补了纸质文档管理的不足，为大数据信息管理提供了发展空间。
关键词：大数据时代；实物声像档案；数字化管理
        1大数据背景下的档案管理特点
        1.1大数据时代特征
        如今，任何上网浏览的网页，都会留下一定的痕迹，而大数据不仅在浏览记录中留下您的信息，也包括您所浏览的网页，都会被大数据收集起来。既然现在是信息时代的世界，所以各种新的互联网行业也纷纷涌现，谈起大数据，不得不说到大数据的容量。因为因特网上存有越来越多的数据，大数据不仅要把这些数据收集起来，而且还有更大的空间让它不断扩大。而且在传输方式上有多种模式，上传的内容也是多种多样，不仅仅是文字内容，更多的是视频、语音等内容。它的特点首先是大，大到令人难以置信的程度，其次是信息种类的多样化，最后是传播速度快，虽然方便易见，但也存在一些问题。
        1.2数字档案管理的出现
        随着信息技术的迅猛发展，档案信息逐步走向数字化，数字化档案管理也由此应运而生，这就是大数据时代带来的影响。数字化档案管理相对于传统档案管理而言，是一个以高速宽带网络为载体，能实现跨数据库检索，并能对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行数字化处理和存储，从而形成相应的档案文献的集合。数字档案管理系统的本质，就是将数字信息作为数据库来存储，利用数字技术来组织、管理和存储信息资源，使用户通过连接网络的终端设备，在任何时候、任何地点都能获得信息服务。随着计算机技术、因特网技术、数据库技术等的飞速发展，信息存储方式发生了巨大的变化，相对于传统的纸制和胶片存储载体，电子存储设备具有成本更低、安全性、可靠性、便捷性等优点，并在一定程度上促进了档案数字化管理的发展。对企业及其有关部门来说，对实物、声像档案实行数字化管理，应成为企业档案管理发展的必然趋势。
        2大数据时代实物、声像档案数字化管理策略
        2.1数字采集
        没有采样、编码、发送这些最基本的步骤，就不可能实现任何数据转换。数码采集比较简单，用传感器作为采集口，把扫描到的信息直接发送给接收端，进行管理，而对于照片，多个步骤就是进行分解处理，由于照片等独特的处理模块，信息的采集注定要慢一步，但是所有的视频图像信息都要被编码成数字信息，再整理好收集到的信息，最后把文件放入检索端。
        2.2数字化处理
        信息采集完成后，便迎来了信息处理工作，因为大家都知道，机器语言是一种单一的语言，不可能让它像人类那样能够自行识别信息，而二进制机器语言是唯一认可的语言，因此，需要把所有收集到的文本都整理出来。图像，声音，做数字处理，方便机器接收。

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处理完毕后，还需要对收集到的资料进行编码标识，因为所有的资料都被编码成数字，同一数字有千万种可能的数据含义，这就需要对数据进行编码，但是编码也要根据关键字进行编码，还有一项工作注意到，编码工作繁琐乏味，需要编码人员细致、耐心的工作态度，这就要求档案管理人员提高自身的素质，可以适当地参加一定的培训，以此提高自己的业务能力，为以后的检索工作提供很大帮助。
        2.3建立数据库
        大数据时代档案管理具有资源高度共享的特点。为提高服务质量，应建立完善的网上数据库，对实物、声像档案进行数字化管理，并做好档案的分类整理。就声像档案而言，根据其特点，可将其划分为图片、音频和视频三类，合理地进行分类，可以提高管理和检索的效率。与此同时，档案分析员要结合本单位的特点，完成数据库的构建工作。如在企业档案管理中，根据企业经营管理的实际需要，可将网上数据库划分为专门性、时效性和专门性三类，并采用检索查询方式进行查询，为进一步提高数据库的使用价值，在网上数据库建设中，应根据实际情况，采取有针对性的措施，严格按照相应的档案管理标准，确保资源的有效共享。此外，鉴于实物、声像档案的特殊性，即使将其数字化，仍需要占用大量的存储空间，需要不断的系统升级。为此，可以建立联机档案，减少存储空间的占用。
        3大数据背景下档案利用实践
        近年来，国内相关企业将数据挖掘管理系统应用于相关的网络管理，特别是数据管理系统的使用，为相关企业提供了很大的便利，在应用该技术后，发现该数据挖掘管理系统的优点，在查找方面走在很多以往的数据管理系统的前列，并且具有以下几个管理优势。
        利用数据管理进行报告反馈，企业最大的优势是将数据挖掘技术与语音识别技术相结合，不再是通过传统的文本索引来查找数据，而是通过仅用语音就能获取相应的数据，极大地方便了文献检索。二是增加了粗略的语义索引，在输入相关的关键字之后，可以引引引大量的相关内容，而不像传统的数据那样，引引引不相关的文献，这样可以避免很多的麻烦，为索引带来更多的方便。第二，档案同档，不仅可以在本地区查询相关文件，而且还可以跨地区查询，尤其是在目前落后的西北地区，查询档案还是照旧进行，不但费时费力，而且应用了这项技术之后，还省去了很多时间，对发达地区的相关文献即时查询。然后是音频文件的查找，要想知道每一个音频文件的查询都是很不容易的，需要挨个打开，看看有没有要查找的内容，并且在使用了这种技术之后，通过分类人员的编码，把文件编入文本文件中，这样查询起来就方便多了，再加上关键字的索引，马上就能找到需要的内容。第三，档案分类，由于该系统已实现了自动编码，将编码内容转化为相关文本，再进行档案更新，使原始档案仍然保持原样，相对于传统的数据管理，在编码效率上也有了很大提高。
        结语
        无论如何，新数据时代的到来弥补了传统档案管理的不足，也进一步推动了档案管理的步伐，迈向了一种全新的管理模式，大数据信息全面触及档案管理，对纸质档案管理产生了巨大的影响，尤其是档案检索，无论是简单的手工查询，还是方便的数据索引，都是大数据的优点，档案工作人员也需要提升自身的管理职能，做好新大数据的管理。
参考文献
[1]仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察,2016(1):69-70.
[2]张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2014:55-57.