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基层事业单位档案管理的问题及对策

发表时间：2021/5/13 来源：《城市建设》2021年4月作者：江函

[导读] 很长时间以来，部分基层事业单位在档案管理方面存在诸多问题，不同程度地影响到了管理与服务工作的品质和效率提升。比如在管理思想上缺乏足够重视以及管理手段相对刻板单一等。因此，新时期基层事业单位解决档案管理既有问题不仅需要加强宣传教育，提高思想认识，完善制度设计坚持标准化、精细化原则，加快信息化建设建立健全常态化、长效性监督控制模式。

广西来宾市兴宾区城东街道退役军人服务站江函

摘要：很长时间以来，部分基层事业单位在档案管理方面存在诸多问题，不同程度地影响到了管理与服务工作的品质和效率提升。比如在管理思想上缺乏足够重视以及管理手段相对刻板单一等。因此，新时期基层事业单位解决档案管理既有问题不仅需要加强宣传教育，提高思想认识，完善制度设计坚持标准化、精细化原则，加快信息化建设建立健全常态化、长效性监督控制模式。
关键词：基层；事业单位；档案管理；问题；对策
        作为与广大人民群众生产生活关系最密切的组织机构，基层事业单位不仅从事着大量繁琐又必需的管理与服务工作，也会不断产生与基层事务相关的档案资料。不过一些基层事业单位在档案管理环节长期存在不同程度的缺失或缺陷问题，一定程度上影响了正常管理与服务工作的推进，因而迫切需要就这些问题加以改进，以提升工作品质和效率。
        一、基层事业单位档案管理的问题
        （一）重视程度有所不足
        虽然同属于日常管理工作的组成部分，但相较于其他更为前端的事务，档案管理处于更加后端的管理环节。加之档案管理往往缺乏直观反映经济效益或社会效益的显著性，因而不少基层事业单位对于档案管理常常存在管理思想上重视程度相对不足的问题。
        尤其是部分领导或中层在各种决策环节、场合中几乎不涉及与档案管理相关的议题，久而久之便在组织内部形成漠不关心、听之任之的不良状态。如此层层传导之下，包括档案管理部门在内的人员都会逐渐丧失对档案管理工作的重视。这种思想观念层面的漠视、忽视必然导致基层事业单位档案管理工作得过且过、应付了事。
        （二）管理手段刻板单一
        由于管理思想上不尽关注，部分基层事业单位在档案管理工作还存在管理手段较为刻板单一的问题。即，这些单位的档案管理长时间依赖人工模式，对各种前沿技术的了解、掌握和应用相对滞后、不足。特别是在信息时代背景下，当各行各业纷纷投入信息化管理模式构建的潮流中时，部分基层事业单位仍然固守在人工作业的传统模式中不愿突破。而先进技术手段的缺位也是在很大程度上制约基层事业单位档案管理工作提质增效的重要原因。
        （三）管理品质、效率有待提升
        由于管理思想和技术手段等方面存在不足之处，部分基层事业单位的档案管理工作必然存在低质低效的不良状态。这也是基层事业单位档案管理工作较为常见的问题之一。
        一方面，传统人工管理档案始终潜在人为疏忽引起的错误、缺失、遗漏等风险，这是制约档案管理工作品质的重要因素。另一方面，人工管理状态下极其有限的管理人员面对不断增加的档案显然是非常沉重的工作压力。这也是不少基层事业单位档案管理迟缓、滞后、效率低下的主要原因。
        可见，传统模式下基层事业单位档案管理越来越难以适应快速变化的环境，不仅自身品质和效率亟待提升，也正在对管理与服务工作产生不同程度的制约与束缚。
        二、基层事业单位档案管理问题的应对策略
        （一）加强宣传教育，提高思想认识，完善制度设计
        档案管理工作是一项需要一定专业知识与实践经验的技术工作，且有国家层面制定的管理规范与规则要求。

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因此从事档案管理工作的人员既要具备从业资质，也需要严格遵循规章制度的要求。但更重要的是管理思想、观念深层的关注和投入，以高度重视引领管理实践水平的提升。
        因此，新时期基层事业单位解决档案管理工作中的常见问题时首先需要加强宣传教育，提高思想认识，完善制度设计。
        尤其是单位领导及中层管理人员要尽快转变对档案管理缺乏重视的观念误区，认识到档案管理对于改进服务品质、提升工作效率的积极意义。同时，要将档案管理工作纳入日常管理核心，形成常态化机制，避免档案管理游离在核心工作范畴外。
        比如要在各部门加强档案的源头管理，完善针对档案管理系统化与规范化的各项要求、机制。包括档案填写格式要统一；提交档案要按时；借阅档案要明确部门、人员及返还时限等。又如完善档案管理监督考核机制。包括将档案管理相关环节、内容纳入工作业绩评价范畴；各部门提交档案规范化程度与责任人业务或业绩考核形成关联关系等。
        （二）坚持标准化、精细化原则，加快信息化建设
        信息时代背景下，信息技术正在助力各行各业实现管理科学化与现代化。基层事业单位档案管理解决固有问题也需要充分利用技术支持。因此，坚持标准化、精细化原则，加快信息化建设至关重要。
        首先，基层事业单位要尽快完善档案标准化建设，也就是建立健全档案标准制定，确保各部门产生档案之初即能实现全面统一、规范。其次，这一标准体系需要覆盖全局不留空白和盲区。这是由于传统人工管理状态下部分基层事业单位档案或多或少存在人为疏忽造成的缺失与漏洞，也就是在档案管理过程中难以彻底杜绝粗放和随意的问题。而管理盲区与空白点的存在本身就是降低信息化管理品质的主要负面因素。因此在构建档案管理信息化模式的进程中，坚持标准化、精细化原则是加快信息化建设的前提，也是在源头提升档案管理品质与效率的保障。
        （三）建立健全常态化、长效性监督控制模式
        解决档案管理问题不仅需要档案部门完善机制、改良技术，也不能缺少外部监督管理的辅助引导。因此，新时期基层事业单位解决档案管理既有问题还需要建立健全常态化、长效性监督控制模式。
        这些监督控制既可以是组织内部审计部门的常态化监督评价，也可以借助组织外第三方机构的专业化考核。比如本地档案管理中心或具备资质的专业档案管理机构等。
        常态化、长效性监督控制不仅是对基层事业单位档案管理工作的“回头看”，也能在很大程度上推动和促进组织整体管理工作的优化。同时，监督与控制得到的信息反馈还将帮助基层事业单位进一步挖掘档案作为珍贵信息的潜在价值，这也是常态化、长效性监督控制对基层事业单位档案管理优化的又一积极作用。
        结束语：
        基层事业单位档案管理的问题不仅体现在管理技术或技巧层面缺少与时俱进的优化创新，也表现在管理思想与意识原地踏步、固步自封。而正是这些管理理念的陈旧落后影响了档案管理实践的进步。因此，新时期基层事业单位档案管理解决既有问题的措施在于坚持两步走，也就是管理思想和实践两个环节都要抓，两手都要硬。只有基于更加科学化、现代化管理意识的指导下，基层事业单位档案管理工作才能着眼于先进技术的充分应用，才能本着科学发展观勇于探索各种创新管理手段，才能顺应时代发展潮流形成更具针对性、更有时效性的管理模式。
参考文献：
[1]尚凤庆，陶格斯，白玉兰.浅论如何加强现代企事业单位档案管理的基础工作[J].内蒙古科技与经济，2019（07）： 16-17
[2]马晓波.航空工业企事业单位数字档案馆建设探析[J].长沙航空职业技术学院学报，2019(01)：13-14