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街道办档案管理信息化建设的思路

发表时间：2021/5/13 来源：《城市建设》2021年4月作者：蔡洪清

[导读] 信息化建设对于街道办档案管理工作最显著的意义莫过于提升管理品质和效率。但各地实际情况千差万别，因此街道办档案管理信息化建设不能盲目抄袭成功范例，而是要首先加快完善标准，提升精细化水平，同时实事求是、因地制宜、探索个性化建设道路，以及保持适度且持续投入，不断提升信息化管理水平。

广西来宾市兴宾区河西街道社会治安综合治理服务中心蔡洪清

摘要：信息化建设对于街道办档案管理工作最显著的意义莫过于提升管理品质和效率。但各地实际情况千差万别，因此街道办档案管理信息化建设不能盲目抄袭成功范例，而是要首先加快完善标准，提升精细化水平，同时实事求是、因地制宜、探索个性化建设道路，以及保持适度且持续投入，不断提升信息化管理水平。
关键词：街道办；档案管理；信息化；建设；思路
        信息时代大环境中，信息化正在成为助力各行各业转型升级的最强动能。这一潮流趋势不仅体现在以生产经营为主的企业单位，同样在街道办这类基层行政单位中快速普及。而街道办档案管理的信息化建设也成为这一阵营中的重要组成。然而相较于企业单位更加成熟的系统性构建，部分街道办在档案管理信息化建设中遭遇各种阻碍，迫切需要优化建设思路以适应快速变化中的客观环境。
        一、街道办档案管理信息化建设的积极意义
        （一）提高管理效率
        信息技术自出现伊始就快速普及到生产生活方方面面，究其原因就在于其光速传输与海量存贮的技术优势独树一帜，有助于传统行业实现转型升级。于街道办档案管理工作来说，利用信息技术开展管理最突出的价值正是提高管理效率。
        传统人工管理模式下，街道办繁复又庞杂的档案显然带给管理人员巨大压力。一方面是街道办从事档案管理工作的人员数量寥寥无几，而档案则会随着工作持续开展而不断增加。仅仅是数量方面的增长就已令极其有限的工作人员不堪重负。另一方面，街道工作面向社区居民，其档案具有类型多样、内容琐碎的特点。同时，街道工作性质决定了各种档案无论是整理归档还是借阅归还都有相当的反复性，无形中又增加了管理人员的工作量。
        因此，人工作业状态的街道办档案管理通常需要以“天”为单位计算一项工作的耗时程度。但在信息化管理机制下，技术将助力管理工作大幅提升效率。特别是大量常规工作能够基于平台自动汇总整理的技术优势实现秒速完成。因此，街道办档案管理工作加快信息化建设显而易见的价值正是为了提高管理效率。
        （二）提高管理品质
        人工管理状态下，人为疏忽引发的工作错误、失误等情况时有发生。就街道办档案管理来说，人为操作失误造成档案部分缺失、损毁、遗漏等情况也是日常工作中较常见的问题。至于人工管理失误造成档案归档位置错误、张冠李戴等情况也不少见。可见，完全依赖人工管理始终存在人为错误的风险隐患。这也是街道办档案管理工作品质难有保障的重要原因。
        而在信息化模式下则不然。只要在原始档案生成阶段做到完整、详实、准确、可靠，则档案转换成数字模式进入平台后，无论搜索或浏览数量、频率如何增加，系统提供的内容都将保持与原始状态完全一致。
        不仅如此，采取信息化模式管理和使用档案对于纸质载体的原始档案是最有效的保护、保障。使用者在获取档案信息时不会出现损坏或损毁原始档案的风险。从这一角度看，信息化也是大幅提高管理品质与安全管理水平的重要手段。

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        二、街道办档案管理信息化建设的思路
        （一）加快完善标准，提升精细化水平
        信息化管理是基于互联网技术基础之上的平台管理模式，对数据格式有一定要求，特别是数据标准化、统一性方面较为严格。因此，街道办加快档案管理信息化建设首先需要加快完善标准，提升精细化水平。
        一方面，街道办需要在管理规则的层面明确涉及档案的各项规格要求，特别是同类档案填制时必须严格遵循规则，最大程度避免主观随意的错误或缺失。另一方面，为便于后期进入平台后的数字档案能够为系统充分识别，且避免出现遗漏等问题，档案标准还需全面覆盖街道办管理与服务工作的所有环节、全部流程。只有确保在全局层面形成了高度统一的档案标准，信息化平台才能最大程度发挥出传输速度与存贮空间方面的技术优势。
        （二）实事求是、因地制宜、探索个性化建设道路
        作为一线行政单位的代表，街道办在工作形式、内容、特点、要求各方面都存在千差万别的区域差异。这些差异性决定了街道办档案管理也需要立足本地实际开展信息化建设，而不能简单、盲目地进行抄袭或效仿。因此，实事求是、因地制宜、探索个性化建设道路至关重要。
        比如经济基础相对良好地区的街道办可以在档案管理信息化建设进程中采取一步到位的办法，也就是一次性投入足够的资金与资源，使信息化管理平台的建设水平大幅提升，并在此基础上实现档案管理信息化管理全面普及与深度应用。但经济基础较为薄弱地区的街道办则并不适宜这种操作办法。相反，缺少资金实力的街道办需要结合自身实际情况与档案管理信息化建设的具体要求尝试小步快走或小步慢行的办法，分步骤、分阶段逐渐提高档案管理信息化水平。至于相对贫困地区街道办在档案管理信息化建设进程中可以先局部再整体地推进。也就是说，针对档案管理信息化建设不妨采取从局域网到互联网的过渡式操作，先在档案管理部门内完善信息化终端设备的配置，构建更为基础的局域网式信息化管理模式。待条件更加充裕时再逐步扩展到全网、全方位的信息化管理。
实事求是、因地制宜的个性化建设不仅有助于街道办档案管理信息化建设满足个性化要求，也能避免急功近利的操作带给整个组织过于沉重的负担。且个性化发展也有利于街道办档案管理工作探索独树一帜的创新格局，这对优化档案管理信息化建设同样至关重要。
        （三）保持适度且持续投入，不断提升信息化管理水平
        信息化是专业技术特点显著的管理模式，不能缺少相应终端设备的配置，而终端的配置必须依赖资金与资源的投入。因此，街道办档案管理的信息化建设还需要保持适度且持续投入，不断提升信息化管理水平。
        具体实践中，针对档案管理信息化建设的投入重点在于持续性，也就是形成常态化与长效化的投入机制。持续性的重要意义在于信息技术的发展远远超越传统技术更新的速度和频率，只有保持适度投入才能避免与时代发展及客观要求间差距过大。这是新形势下街道办档案管理实现信息化的又一核心与关键。
        结束语：
        街道办档案管理信息化建设是一项受到环境深刻影响的长期、系统性工程。包括资金投入、软硬件设施设备购置及人员知识与技能的储备都会左右街道办档案管理信息化的品质与进程。然而较各种技术手段或技巧的应用更为重要的是思想层面的准备。也就是需要在工作理念的高度树立互联网思维，基于信息化角度分析判断街道办档案管理信息化的优与劣、长与短。在此基础上，不同区域街道办需要结合自身实际探索更具针对性与个性化建设道路，如此方能实现档案管理信息化建设优质高效。
参考文献：
[1]王雅喆.计算机技术在企事业单位文件与档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程,2019(10):135
[2]韩知霖.信息时代下企事业单位档案管理工作的创新措施分析[J].计算机产品与流通,2019(06):108.