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基于信息化的工程档案管理分析江琦

发表时间：2021/5/13 来源：《城市建设》2021年4月作者：江琦

[导读] 在我国社会发展进程不断加快的背景下，各类型工程建设数量也在不断增多，相关单位如果想要保证工程建设的整体效率、质量，就要做好工程的管理工作，特别是工程档案管理。我国目前已经进入了信息化发展阶段，信息技术在各行业中都得到了较为广泛的应用，在工程档案管理中也不例外。相关人员需要认识到信息化工程档案管理的自身优势，并且选择科学的管理策略。

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摘要：在我国社会发展进程不断加快的背景下，各类型工程建设数量也在不断增多，相关单位如果想要保证工程建设的整体效率、质量，就要做好工程的管理工作，特别是工程档案管理。我国目前已经进入了信息化发展阶段，信息技术在各行业中都得到了较为广泛的应用，在工程档案管理中也不例外。相关人员需要认识到信息化工程档案管理的自身优势，并且选择科学的管理策略。
关键词：工程档案；信息化；优势；管理；策略
        在工程建设的过程当中，工程档案可以有效反映出工程建设的各项环节、进度等，也能对工程建设周期进行详细记录，这样可以为相关人员提供科学的参考信息，以便后续调整工程建设方案内容等，实现工程建设质量的有效提高。传统的工程档案管理工作主要是依靠人力进行管理，这样容易耗费较多时间，且很容易出现信息丢失等情况，工程档案管理质量较低。在信息化社会发展背景下，工程档案的信息化管理变得越来越广泛，对这一问题进行分析存在现实意义。
        一、工程档案信息化管理的优势
        首先，对于工程档案管理工作而言，开展信息化管理的最大优势在于可以提高档案管理的整体效率。在工程档案管理中融入信息技术，可以让工程档案的储存容量得到有效增大，也能让档案信息变得更为规范，避免传统人力管理的弊端，也能让工程档案数据得到进一步的利用。工程档案信息化管理可以有效拓展档案管理的范围，也能提高工程档案管理的整体质量。
        其次，在工程档案管理工作中融入信息化技术，可以让工程档案的信息得到有效的共享。工程档案信息化管理需要依托相应的管理平台、信息化技术等，这些新的技术可以对工程档案的信息收集、整理与检索等进行有效创新，避免传统管理中存在的局限性，实现档案各项信息的有效共享和高效利用。
        最后，针对工程档案开展信息化管理，也可以带动工程项目建设速度的加快，并且提高工程建设的整体质量。信息化管理的相关技术可以让工程档案的信息得到长期保存，并且可以通过音频、视频等多种方式留存。这样一来，就可以避免传统管理中资料丢失的情况，相关人员可以通过多种方式了解档案信息，并对档案信息进行详细分析，从而及时调整工程建设的方向，为工程施工建设技术的选择提供科学指导，从而实现工程建设整体质量的提高。
        二、工程档案信息化管理的策略
        （一）积极转变管理理念
        在工程档案信息化管理的相关策略当中，首先需要相关人员积极转变管理理念，这是工程档案信息化管理得以有效开展的重要基础之一。对于工程建设单位而言，管理人员需要认识到工程档案信息化管理的重要性，并且给予该项工作应有的支持，这就需要管理人员转变个人观念，认识到工程档案信息化管理的优势，并且为信息化管理的推动创造应有的环境。管理人员应当将工程档案信息化管理纳入日常管理体系当中，并且给予相应的资金支持，做好相关技术的应用，选拔专业的人才。

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对于工程档案管理人员而言，应当转变传统的管理思维，不断学习信息化管理的知识，并且敢于接受新事物，乐于突破工程档案传统管理的束缚，可以将工程档案管理与信息化技术进行紧密结合，从而提升工程档案管理的效率。
        （二）加强信息技术建设
        对于工程档案的信息化管理工作开展而言，相关单位和人员要做好信息技术的建设工作，特别是基础设施建设。工程档案的信息化管理有多种形式，比如图片、视频、音频等，对于不同类型载体的档案，相关人员需要做好存储、转化等工作，将电子档案信息作为工程档案信息化管理的主要形式。管理人员还需要做好电子档案的规范化管理，制定相应的管理标准，并且在存储档案的过程中确保管理安全。应当做好工程档案信息化管理的有效防护，合理应用加密技术、病毒防范技术等，避免电子档案信息出现泄露、丢失等。相关人员还要建立专门的信息化数据库，及时对数据库内容进行更新，让数据库更好地为电子档案管理进行服务，及时优化数据库，并且对电子信息系统加以完善，不断构建工程档案信息化管理战略，确保该项工作顺利进行。此外，相关单位也需要积极引入相关人才，确保管理人员可以熟练操作信息化技术，利用人才提高工程档案信息化管理的质量。
        （三）创设信息管理环境
        在工程档案的信息化管理工作当中，相关人员还需要积极创设优质的信息管理环境，以此保证工程档案管理的安全性。在工程档案信息化管理当中，档案的真实性、实用性是重要内容，也是信息化管理的主要方向。为了确保工程档案信息化管理的可靠性，需要管理人员应用先进的管理技术，确保工程档案在信息化管理工作中的各个环节维持自身的真实性，比如档案的传递、移交等环节。管理人员可以积极应用密钥技术等，确保工程档案存储的有效性与科学性，避免工程档案的信息被随意篡改。对于管理人员而言，应当做好工程档案信息化管理的有效评估，定期对档案信息进行抽检，并且对抽检情况进行记录，重点检查信息化档案的主要载体，避免工程档案的内容受到外界环境的不良影响，以此保证档案的自身安全。工程档案信息化管理可能存在稳定性不足的情况，再加上信息化技术存在可变性的特点，管理人员应当做好工程档案的有效备份，对工程档案进行分开保存，选择多套备份的方式，这样可以确保工程档案得到有效管理。
        结语：
        对于工程档案管理工作的开展而言，如果可以融入信息化技术，可以有效提高工程档案管理的整体效率，也能实现工程档案信息的有效共享，从而推动工程建设的顺利进行，提高工程建设的整体质量。相关人员需要认识到工程档案信息化管理的自身优势，不断转变管理思维，并且创造较好的电子档案储存环境，强化信息化技术的建设和应用，从而实现工程档案与信息化技术的深度融合。
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