杭州市萧山区人民政府河庄街道办事处（部门） 浙江杭州 310000
摘要：伴随着建筑行业的健康持续稳定发展，施工技术以及管理水平也得到大幅度提升。在工程建设项目施工前，合同的订立是工程顺利进行的重要前提，双发合法权益的重要保障措施。在建设工程合同管理工作汇总，受到多种因素的影响，致使合同变更较为频繁。传统的合同管理手段显然无法满足新形势下的合同管理需求，合同管理信息化是必然发展趋势。因此文章基于建设工程甲方角度，对合同管理信息化展开详细分析。
关键词：建设工程；甲方；合同管理；信息化
在传统的建设合同管理过程中，由于施工周期较长和相对较多的外部因素，往往涉及到合同索赔、变更等问题。在合同周期管理过程中，人力管理容易出现失误。实现合同管理信息化后，管理者可以通过系统记录、描述和分析合同付款和变更索赔的过程，从而有效加强合同管理。
1合同管理可能存在的问题
在本人长期的工程管理工作中，发现地方政府街道发包的工程项目，存在的工程发包前期合同管理的一些实际问题，例如：一般人民政府街道办事处里，工程专业技术人员相对较少，合同管理在不同的部门都在管，人员岗位调整变更对合同影响管理很大，招标文件编制，招标，合同管理，现场管理，结算又不是同一个人负责，周期长有衔接不到位等缺陷。
对于这些问题，可以采用通过信息化的管理，各部门协调合作，设专人领导统筹，来避免不足。
2当前建筑工程合同实施信息化管理的必然性
建设工程合同信息化管理的实施是建设工程合同现代化的必然要求。一方面，信息化的发展为工程技术的主要发展方向，建设项目的所有方面都在朝向信息化的方向改变，包括建筑工程技术信息信息技术（如GPS技术和BIM技术）的应用、建设项目财务管理信息的应用程序（如会计电算化系统的应用程序）。也是建筑工程建设项目的发展的主流趋势，建设工程合同信息管理是为了与施工项目的其他方面相匹配，提高施工项目的整体管理水平。另一方面，建设工程合同信息管理也是合同管理本身的要求。合同管理包括相关文件的收集、处理、使用和保存。由于文件内容的高度机密性和重要性，合同管理就显得尤为重要。传统的人工管理合同方式不仅浪费了大量的人力资源，而且容易造成文件登记过程中的错误，给建设项目造成很大的损失；信息管理方法的应用可以节约人力资源成本，提高合同管理效率。
3 建设工程甲方合同管理信息化的建设要点
3.1完善合同管理制度
建设工程甲方的合同管理制度要与单位的管理制度相匹配，要建立健全合同业务流程以及技术规范，细化合同管理。然而，在合同管理内容的确定过程中，要加强标准化管理，包括合同录入、上传、合同的审批，都要在此过程中留下印记。对不同种类的合同，要做好分类归档等。同时在管理制度中，不能将管理权力放在一个人的手中，要实行权力分散管理。在此期间，为了防止信息泄露，要制定可行性的安全措施，提高整体的信息保密能力。
3.2建立统一的合同管理标准
在标准化信息化的合同管理过程中，标准化的执行方式是合同管理的重要基础，要加强合同执行能力的展现。各个项目要通过合同管理，统一实现集中管理的有效性，保障企业发展的标准化。然而特别注意合同录入过程中的规范性，要对合同上传文件做好信息化的处理，避免合同审批流程的复杂性，一些建设单位的合同审批过程形式化，流于表面，严重影响企业管理与发展。因此在信息化的合同管理执行过程中，要做好信息记录，若没有良好的规范行为，则无法建立出完善的建筑企业信息平台。
在合同管理过程中，不按照规定做则视为不履行本单位的任务要求，但一般的建设单位企业（比如房产开发公司、城市投资公司等）中经常存在各自为政的现象，合同管理无法得到充分的展现，从而也很难实现资源共享，促进工程合同的统一建立。
3.3应用智能化逻辑处理技术
在当前，可以通过技术手段，建立起稳定操作的管理系统，并可以通过软件来实现整体的连接。技术人员对管理内容以及目标做出深入分析，对不同的逻辑关系做好处理结果的展现。在此期间，首先要明确信息输入后的整体流程，通过自动技术对信息内容做出分析与整理，对较为复杂的流程环节进行优化处理。其次，是针对流程期间的整体运行过程要加强逻辑性处理，使其在信息的传递过程中条理清晰，在此采用图片形式，让系统来实现功能性，会更加方便。在整个流程的运行过程中，对于合同的几个周期阶段，要做好调动工作相互连接，相互制约，反映出合同管理流程中的各个逻辑关系，通过流程整体明细以及活动中的过程对时间节点进行有效调节。好的流程图可以直接进行整理，整个信息留在阅读界面，能够更加明确以及容易地掌握整体信息。
3.4建立优秀的合同管理队伍
首先，要对合同管理人员进行信息化意识的灌输，让管理人员了解到合同信息化管理的重要性。然而信息化的使用是从录入、上传、评定、搜索、传递等项目通过计算机来实现，要求合同管理人员不仅要对管理流程进行深入了解，更要对合同标准做出掌握。在计算机操作过程中，合同化的管理能够使整个信息流程更加准确，合同管理人员要端正态度，立足于本职岗位，强化自我学习意识，不断地学习专业性新知识，提高自身的综合水平。重视合同管理人员的职业技能，根据当前发展情况来看，建筑企业也要通过为员工营造学习氛围，加强培训等方式，开展有效的活动提高整个管理层面的技能提升。
2.3 做好合同管理的动态化跟踪管理
甲方进行合同管理时，要求采取动态跟踪管理方法，联合施工单位合同管理人员及当地合同管理的职能部门工作人员，对合同执行过程进行实时监管，一旦在管理中发现有合同执行不到位的问题，甲方需要及时和工程承建方负责人进行磋商，找出问题解决办法，确保问题能够在执行过程中得以妥善解决。利用该种工作方法进行合同管理工作的关键为合同执行回执文件、书面资料文件的保存管理，这些文件在施工期间如果出现保存不当情况，会导致甲方在工程建设中遇到违约情况时，缺乏合同依据，易导致承包方在施工期间以敷衍了事、消极的态度执行施工合同，所以依托合同的动态化管理方法，便可以让工程承建单位认真履行自己的各项义务，确保合同中约束施工单位施工行为的各个条款均可以落到实处。
动态化的合同管理方法可总结为五个步骤：①乙方合同履约存在问题初期，通过座谈、会议讨论等，督促乙方工程管理人员强化履约行为；②第一步口头沟通无效，则通过监理通知单、工作函或文件等形式，正式告知其违约行为；③第二步措施仍无改进，则就乙方的违约行为约谈其公司法人，约定下一步改进措施；④若乙方继续违约行为，则据实上报行业主管部门，通过信用考核等方式告诫乙方；⑤合同终止，根据合同约定清算，未完成的内容另行招标。通过这些方式，可有效利用合同手段对乙方进行约束。
综上所述，在我国经济发展过程中，建筑企业合同管理信息化建设工作不断推进。文章对合同管理信息化、标准化等方面提出有针对性的解决措施，以促进建筑企业合同管理工作有序进行，为我国建筑企业的持续健康发展提供更加有力的技术保障。
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