王燕
南京康尼机电股份有限公司
摘 要：本文从知识管理理念出发，通过对知识管理和产品档案管理的比较分析，认为企业产品档案管理与知识管理出现融合趋势，这种趋势是企业不断提升核心竞争力、保持持续发展的内在要求，同时，以康尼机电为例，提出了基于知识管理理念的产品档案管理策略。
关键词：知识管理；产品档案管理；管理策略
产品档案是企业十大类档案的核心，也是企业知识管理最重要的组成部分。康尼机电作为基于机电技术研发和制造的创新型企业，技术和产品的不断创新是康尼机电成功的基础，更是未来保持和提升核心竞争力的关键所在。如何有效总结、提炼和推导关键产品知识，搭建符合公司实际的产品知识体系，建立基于知识管理理念的产品档案管理架构，具有很强的现实和长远意义。
1 知识管理
知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。在组织中构建一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，以适应市场的变迁。概括地说，知识管理就是为企业实现可编码化显性知识和隐性知识的共享提供新途径的管理。其目的在于通过知识共享，运用集体智慧提高组织的应变能力和创新能力，提高企业的核心竞争力。
2 知识管理与产品档案管理区别和联系
2.1 知识管理和产品档案管理关注的对象不同
就产品而言，知识管理关注的是对企业具有保存、传承和创新价值的内外部显性、隐性知识的管理，显性知识包括产品研发、设计、制造、销售、售后服务等过程中所形成的各种载体；而隐性知识包括隐藏在人的大脑中的经验，和隐含产品全生命周期中还没有被发现的知识。知识管理关注的是人特别是关键的人，关注的是产品全生命周期过程中形成的思想，人和思想才是最有价值的。而从已经颁布的实施办法和档案工作规范来看，产品档案主要围绕各种类型显性信息，针对的只是静态的、显性知识的管理。
2.2 知识管理和产品档案管理的实践主体不同
从目前知识管理和档案管理实践的企业或机构来说，它们还是存在很大的差异性。在档案管理领域，目前主要是国家机构，国家企事业单位、社会团体等，就实施的内容而言主要围绕法规遵从（Regulatory Compliance）和可追溯性证明进行管理；而知识管理主要还是面对企业，在寻求与企业现有管理架构，IT应用系统结合方面实现企业价值增值，在具体实施方面重点关注企业知识的梳理，知识和人的关联，人与人的关联以及和企业业务的融合。因而，产品档案管理应当有企业的特点，不能仅仅满足于档案管理的一般要求，而忽视最有价值的知识管理。
2.3 知识管理和产品档案管理出现融合趋势
根据IDC研究报告指出，知识管理是未来企业提高工作效率和增加竞争力的关键。在知识经济时代，企业档案管理特别是产品档案管理与知识管理的融合，有其内在需求，第一，两者具有共同的目标和动机。企业知识管理的主要目标是管理企业的显性知识，发掘企业的隐性知识，实现隐性知识向显性知识的转化，在企业内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高企业的竞争力。第二，两者有共同的资源基础。产品档案是企业各类档案的核心，能够全方位反映企业活动的方方面面，是企业最重要的知识资源，也就是企业知识管理的资源基础之一。
3 产品档案管理现状与不足—以康尼机电为例
3.1产品档案管理现状
就康尼机电产品档案管理，建立了产品档案管理责任制、制定了产品档案管理制度、实现了产品档案信息化管理、加大了产品档案信息开发利用力度。在产品档案收集和归档内容和范围几经修改，从最初对产品的设计图纸及技术设计文件按照类别、时间进行简单的编号存放，到将研发设计、营销、制造等涉及产品的主要资料和内容归结在一起形成一个产品卷宗。从产品档案归档内容和范围看，开始涉及产品全生命周期，尽管仍然是侧重显性知识，但是有了知识管理的意识。
3.2产品档案管理的不足
从宏观层面看，存在的问题主要体现在以下三个方面：首先，对知识管理的重要性和必要性认识不足，只停留在概念层面；二是对知识管理目的理解不深入，缺乏系统性，目标和实施路径不清晰；三是对产品档案管理与知识管理的关系不明确，缺乏有效协同。
从具体实践看，存在的主要问题有三：一是对产品档案的收集内容和范围，仍然只停留在显性层面，未触及知识管理本质需求。二是收集内容和范围也零散的、孤立的，缺乏系统梳理和提炼，很难发挥知识管理的真正作用，这也是公司在前瞻性研发方向和重大项目上没有系统性和持续性的主要原因；三是对产品档案内容信息资源开发与利用停留在一般档案管理层面，开发和利用的目的性不明确。
4 基于知识管理理念的产品档案管理策略
4.1 明确产品档案管理的目标和路径
知识管理作为一种管理理念，是需要长期坚持并且努力形成文化的活动，知识管理的推进是一套系统工程。根据前文讨论、分析并结合康尼公司的实际，本文认为这个系统的目标和路径可以归纳并设计为：
这个系统包括4个主要节点和一个反馈，它是一个不断循环提升的过程。也是一个从无序到有序，将知识与人以及人与人有机结合的过程，这是公司产品档案工作的重心从过去对产品档案实体的管理转向注重对产品档案内容即知识管理的有效途径，过程中需要强化对产品档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现产品档案知识资源的价值。
这个系统的目标是建立专家库和思想库，而其抓手是建立符合公司实际的产品知识体系。下面就公司基于知识管理理念的产品档案管理策略建议如下：
4.2建立产品知识体系
通过对历史、现有知识的梳理以及对行业、产品和技术未来发展趋势的预测，建立产品知识体系。这个产品知识体系应当包括产品、核心零部件、核心技术以及产品制造过程中的关键设备和工艺等方面，以及这些方面在产品全生命周期过程中的反馈，形成一个系统的产品知识体系，这个体系是指导知识管理和产品档案管理的基础。就产品档案管理而言，可以进一步明确收集范围、建立产品知识整理体系、确定分类方法、搭建知识管理系统。
4.3建立专家库和思想库
在产品知识体系中，无论是产品、核心零部件、核心技术还是关键工艺都是一个不断演进的过程，在产品演进过程中，与人或者团队都是密切联系的，且发挥关键、核心作用的人就是专家，这个专家才是公司最宝贵的财富，才是公司真正的核心竞争优势。建立专家库，首先是要将知识与人即专家联系起来，按照产品知识体系建立专家库，当然这个库不仅仅是内部专家还包括外部专家，也不仅仅是对现有产品发挥作用的专家，也应当包括在未来产品或者产品升级过程中可能发挥作用的专家。
5 结束语
在当今知识经济时代，知识是最有价值的资源，知识管理是企业管理的基本范式。过去，由于忽视产品档案管理，知识无法固化，许多公司的知识管理失败了。近年来，越来越多从事知识管理研究和实践的学者和专家认识到，知识管理要落地，离不开档案管理。另一方面，许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理，有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前，企业档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。
参考文献:
[1]陈东锋,吴能.多业务单元企业的知识传承研究.全中国人力资源开发,2010年2月号,总第236期.
[2]潘建华.基于知识管理的高校档案管理研究.湖北函授大学学报,第29卷第6期,总第172期2016月（下）.