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基建工程档案的监控与管理分析

发表时间：2021/5/14 来源：《基层建设》2021年第2期作者：陈洁

[导读] 摘要：新时期城市发展下基建工程建设水平不断提高，做好基建工程档案资料的收集与管理至关重要，基建工程档案的形成与管理应当及时、有效，并与工程建设进度同步进行，能真实、全面地反映出工程建设的全过程；文件的归档应有序、系统和完整，便于运营管理、维修养护、改扩建和城市其他建设工程的查阅。

        中铁四局集团有限公司第八工程分公司安徽合肥 230000
        摘要：新时期城市发展下基建工程建设水平不断提高，做好基建工程档案资料的收集与管理至关重要，基建工程档案的形成与管理应当及时、有效，并与工程建设进度同步进行，能真实、全面地反映出工程建设的全过程；文件的归档应有序、系统和完整，便于运营管理、维修养护、改扩建和城市其他建设工程的查阅。下面文章对基建工程项目档案资料的监控与管理工作存在的问题进行分析，并提出相应的管理措施。
        关键词：基建工程；工程档案；档案管理；监控管理
        引言
        运用科学、有效的基建档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业对工程档案的重视程度。住建部提出基建施工过程中，对基建档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，档案的验收应系统、规范，服务于工程质量的验收。可见工程档案管理在基建工程中的重要性。
        1基建工程项目档案资料监控与管理的意义
        基建工程项目档案是基建工程项目实施过程中产生的具有保存价值的文件、图表、声像等资料。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》的规定和要求，档案管理部门应提前介入基建工程项目，主动参与基建工程项目资料管理、图纸收集，并对基建工程项目档案资料实行全过程监控，以满足基建工程项目竣工验收结束之后，基建工程项目施工单位向业主单位移交完整、系统、规范的档案资料，为施工、设计、生产等单位提供完备的资料支持。建工程项目建设周期长，参与单位和人员众多，包括工程项目可研、评估、立项、审批、勘察、设计、施工，以及生产准备、竣工投产等各个环节产生的文件资料、图表等，档案资料内容众多，载体形式多样，通过基建工程项目档案资料的监控、管理，加强档案内容分析、管理，可保障整个基建工程项目档案顺利设计、施工、竣工，并投产运行，是基建工程项目质量的重要保障。其次，基建工程项目档案资料详细记录了工程项目建设从设计到竣工、试运行的各个环节、过程。因此，利用高质量的基建工程项目档案资料的信息内容分析，有利于做好相关设备安装和调试，确保基建工程项目建成投产和基建工程项目尽早投入运行，发挥基建工程项目应有的经济价值和社会价值。
        2基建工程档案资料管理中存在的问题与不足
        2.1基建工程档案资料管理的信息化程度不高
        目前，很多企业在基建工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高，平台功能应用不完善，平台存在的各类需要解决的问题比较多。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案没有达到存储要求温度及湿度条件的专用档案室，只能以普通房间为库房存放。受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。另外，纸质档案保管还面临一个重要问题就是在需要时，难以较快查询，降低了基建工程档案管理人员的工作效率。实现基建工程档案管理信息化，不仅可以保存一些重要的档案信息，还提高了档案查询速度。
        2.2档案资料时效性不强
        基建工程项目档案资料收集、整理等需要从项目合同签订开始，贯穿于基建工程项目施工、竣工验收、试验运行全过程，涵盖了基建工程项目开工报告、施组方案、图纸审计、竣工验收报告，等等。但由于基建工程项目档案资料收集、整理监控与管理不到位、技术分工不明确，有的项目无专职资料员而是技术员兼职，后期技术人员调动性较大、无法形成谁形成谁负责的原则导致资料收集不及时，影响基建工程项目顺利推进，也使施工、竣工及监理等工作缺乏依据，缺乏真实资料和数据支撑，最终影响的是基建工程项目的质量和水平。
        2.3档案管理缺乏统一标准
        基建工程档案在管理过程中存在诸多不规范现象，例如：资料的采集与编制需要结合工程施工进度，同步更新资料数据。

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但从目前情况来看，企业施工资料采集往往滞后于工程实际施工进度，这种数据采集方式可能会影响到工程竣工验收效率，也无法保证资料数据的全面性和真实性；企业在档案编制方面缺乏主动性，档案资料分类再装和整理修订等工作落实不到位，无法保证档案资料系统性建设。此外，由于档案资料管理过程中，很多企业未针对归档工作设置统一标准和基本流程以及相应培训，在很大程度上降低了档案资料的使用价值。
        3基建工程档案资料的管理策略
        3.1加强基建工程档案资料管理的信息化建设
        计算机在基建工程档案管理中的应用，可以提高档案资料管理的效率，实现档案资料的快速归档，为单位决策时提供全面的信息资源。基建企业可以通过建立计算机共享网络，方便档案资料的有效利用与快速查询。可以提高档案管理中的全面性与清晰程度，配套专业的信息化档案管理系统，加强档案管理人员培训，有利于提高档案管理工作中的效率与质量。
        3.2及时介入，做好全程档案资料监控与管理
        从工程立项、资料分发、设备资料监控等方面全程做好基建工程项目档案资料监控与管理。首先，做好立项环节工程项目档案资料监控与管理。从基建工程项目勘察、审批、立项之初，基建工程项目建设单位应及时安排专职档案管理人员介入，严格按照当地建设单位的档案管理办法和城建档案馆移交竣工档案的管理要求从源头做好基建工程项目档案资料的收集，如工程项目综合文件、材料进场、试验检测资料、竣工图、声像档案等，确保从基建工程项目启动之初便有专人负责档案资料的收集。作为施工单位一方，档案管理人员应及时做好工程项目图纸资料发放的相关监控工作。做好相应的收发文台账，要做好涉密资料的密级审核，按需控制存档的相应份数，从严监控从严管理从严使用。此外，还要重视工程技术人员业务能力的提升，尤其是大型基建项目施工，工期紧，任务重技术人员缺乏，导致只顾得了现场而无法及时对档案资料进行收集。施工检测仪器是保证基建工程项目质量的根本，要对各类仪器进行及时检测并对检定证书进行收集和做好相应的台账，确保工程档案填写数据的准确性。因此，要重视仪器检验环节中仪器检定资料的监控。明确仪器设备的注意事项，确保基建工程项目所需仪器设备的准确性和有效性，工程技术人员与档案资料管理人员明确各自分工，确保基建档案的真实完整、齐全、有效，对档案及时进行收集和整理，甚至可以根据工作经验分片区专门负责该片区的档案管理，并根据当地的档案管理办法，进行相应存档。
        3.3优化与完善档案管理体系
        在工程建设项目档案管理中，为了给创新工作营造优质的环境，科学高效的档案管理体系不可或缺。具体讲，要正视档案在信息记录以及凭证方面的价值，以工程建设项目实际为出发点，更好地应对工程建设项目档案日益扩大的规模。一方面，档案管理人员要提高思想认识，高度重视档案管理工作，提升档案收集管理的实效性；另一方面，要对档案归档范围进行优化与完善，遵循企业发展实际，对文件资料管理制度进行细化，推广精细化管理机制。在整个体系化建设中，基础性原则是力求归档范围的最大化，将归档管理纳入管理制度之中，强调与管理流程的全面融合，保证档案管理与工程建设同步。再者，档案管理人员要具有大局观，善于从宏观进行掌控，遵循国家以及行业档案管理相关法律法规，依托完善的档案管理机制，发挥信息技术的作用，推进档案管理信息化进程，促使档案管理创新工作有序推进。除此之外，要以合理性与合法性为基本原则，保证档案管理制度与企业管理机制相契合。
        结语
        综上所述，基建工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的基建施工企业在管理过程中重视基建工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，采用信息化管理手段，完善资料档案管理体系，引入现代化管理措施，实现基建工程档案资料的有效监控和管理，充分发挥基建资料的价值作用。
        参考文献：
        [1]付菁燕.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].城建档案，2018（11）：39—41.
        作者简介：
        陈洁身份证号：34042119900101xxxx