企业档案收集工作的多维度转变王建胜--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

企业档案收集工作的多维度转变王建胜

发表时间：2021/5/14 来源：《基层建设》2021年第2期作者：王建胜

[导读] 摘要：随着现代化社会的不断发展，我国的经济水平以及科学技术水平有了很大的提高，档案收集工作是档案整体工作的基础，也是档案工作的重中之重，收集工作不扎实，收集材料不齐全，重要材料遗失，造成档案利用范围缩小，利用价值降低，致使档案利用者高兴而来扫兴而归，也就失去了保存档案的意义。

        中国能源建设集团甘肃省电力设计院甘肃兰州 730050
        摘要：随着现代化社会的不断发展，我国的经济水平以及科学技术水平有了很大的提高，档案收集工作是档案整体工作的基础，也是档案工作的重中之重，收集工作不扎实，收集材料不齐全，重要材料遗失，造成档案利用范围缩小，利用价值降低，致使档案利用者高兴而来扫兴而归，也就失去了保存档案的意义。下面仅以区直机关档案收集工作现状提出一些思考和建议。
        关键词：企业档案；收集工作；多维度转变
        引言
        在我国科技的发展，各领域的技术水平逐渐提高的今天，档案事业是我们党和国家事业发展的一个不可缺少的重要方面，特别是企业中的档案在生产经营中发挥着重要的作用，档案作为原生的信息资源，在信息化高度发达的今天变得越来越重要。我们越来越意识到档案的重要性，但追根溯源最关键的是档案的收集归档。
        1企业档案收集工作的重要作用
        就企业档案而言，其记录着各项经营活动等内容，在维护企业经济发展效率、合法权益以及发展历程等方面存在着关键作用。资料收集属于整合档案资源的立足点，也是对企业发展原始性、历史性进行记载的集合体，若在经济发展的过程中缺乏对档案收集工作的重视，那么就不存在记录和保护历史的源头，难以促进档案事业的良好发展。并且，档案收集管理可以对企业发展提供原始依据。因此，需要给予档案收集工作更多的认识，明确档案收集工作的重要作用，确保其能够在企业发展中发挥出更多、更大的作用。
        2企业档案收集工作的多维度转变
        2.1重视档案收集
        企业档案收集是归档、保存、借阅的前提和基础，因此，首先在思想上要高度重视企业档案收集，把档案收集纳入企业质量管理体系的重要内容，要求企业具体编制人员牢固树立档案意识，时刻注重企业档案资料的收集工作。如，根据企业单位实际，在项目完成第一时间，要求企业项目负责人具体安排人员做好设计文件，及其设计过程中产生的文件资料，经项目审核人审核过的文件资料，一并纳入质量管理部门做好存档。
        2.2原始数据准备
        档案管理数字化建设可以有效地规范企业档案各项工作，为其自身的发展制定完善的运行机制，使得企业档案信息化建设更加规范、高效。企业档案的收集归档整理，是在原始数据的基础上进行的，由于企业档案的来源相对较多，在收集能力以及管理水平等因素的限制下，企业档案归档文件不齐全、信息不完整等多项问题，严重影响着企业档案收集工作的创新。因此，只有保证原始数据的准确性才能够开展其他的工作。作为档案管理人员，在进行信息收集时，需要与其他相关部门进行充分沟通，完善企业档案的内容，使其原始数据能够齐全准确。在数据工作开展之前，企业档案管理部门需要对工作人员进行资料归档培训，从源头上来保障企业建设的质量以及档案资料的真实性、完整性。
        2.3健全收集网络
        第一，建立科学的领导机构。结合《中华人民共和国档案法》中的相关规定，企业各部门需要在统一领导下落实好各项工作，构建专门的档案工作领导小组，科学部署与安排档案工作，并适当提高经费投入，在库房安排、设备配套上给予支持。同时，还要充分理解档案管理人员，大力支持档案工作，构建完善的配套制度，激发其工作的积极性。就企业而言，通常由行政负责人进行牵头，技术负责人分管，于办公室之间落实。第二，建立高素质的专业队伍。档案工作是一项严谨、认真的工作，企业需要构建专门的档案工作机构，组建高素质的人才队伍。其中，高素质指的是：一是拥有全面的专业知识、技能，能够熟练掌握档案管理相关法律、政策、流程等，具体收集时可以对档案价值进行辨别，对档案类型予以明确，加强档案的规范性以及完整性；二是秉承细致认真的工作态度，在具体工作中，用纸、用笔不规范，难度文件区分不清等，均会对案卷质量产生影响。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

所以，在对档案进行移交的过程中，需要认真进行检查，对不满足案件质量要求的要重新进行组卷；三是构建覆盖全面的专兼职档案工作人员网络。从某种程度上讲，处于各个岗位的员工均属于兼职的档案工作者，均有责任和义务在工作过程中对各类文件进行收集和整理。具体工作时，部门负责人需要设置一名分管档案工作的人员，并配备一到两名兼职档案工作人员，主要对本部门相关资料进行收集、整理、立卷和归档，进而构建起从上到下的专兼职档案工作人员网络，组成严密的有机体系，确保档案收集工作的顺利进行。
        2.4数据采集与整理
        企业档案数字化建设中，实现档案的高效利用，是十分重要的要求。因此重视数据采集以及整理满足新时代多样化信息的需求，可以改变当前企业档案的存储状态，并且将传统的纸质、胶片、音响等多种形态的档案，结合专业化的技术来转换为数字信息，实现信息的高效检索以及管理。在针对企业档案的信息进行提取时，需要注重全方位、多角度地挖掘档案隐性关联的主题，准确地描述主题，保证档案实现数字化建设之后，可以进行进一步地加工以及处理。完整的数据采集可以保证数据结果的准确性，借助于大数据技术来实现企业档案的收集、分析
        2.5优化服务意识
        企业档案的价值之一在于其利用。作为档案人员，要切实增强档案服务的主动性、积极性，始终关注企业发展的实际需要，转变传统思维模式，创新服务理念和意识，简化档案查询利用的手续，深入企业工作一线，不断加强档案编研工作研究，丰富企业档案编研成果，增强档案服务的针对性、实效性，切实发挥企业档案在工作查考、管理，以及处理相关纠纷中的作用。
        2.6时刻关注收集新的档案载体
        随着信息技术的日新月异，各种新的档案载体不断出现，如电子档案、音频档案、视频档案等目前已经出现的档案载体。今后还会有新的不断出现的档案载体，应该随时关注它们，只要内容应该归档，便将其纳入收集范围。
        2.7档案从业人员要不断提高自己的综合能力
        一是档案从业人员一定要有责任心，比如在正常的归档工作以外，还需要采取一些临时性收集措施，以补充档案制度的不足，此时就要充分考虑本企业中能产生具有保存价值的材料部门和具体人员，进行催要工作，只有具有对本企业未来延续发展和对档案事业高度负责的态度，才能做好平时的收集工作；二是要加强专业知识的学习。一方面档案专业毕业的从业人员在已有扎实档案知识的基础上要加强新知识的学习，做到与时俱进；另一方面跨专业从事档案工作的人员更要加强档案专业知识的学习，否则就会出现业务部门移交很多资料到档案室，档案室却不知道哪些具有保存价值，档案室是一个企业归档材料的最终把关部门；三是档案工作从业人员要有全局意识，一个企业的各项活动不是孤立进行的，相互之间是有密切联系的，是一个不可分割的整体，一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂，这就要求档案从业人员有全局意识，在档案收集活动中，对于那些在同一时间、地点产生的档案，要注意维护他们之间的相互联系，并将他们集中保存在一起。
        结语
        档案征集工作的开展对于各企业单位来说有着重要的作用，企业档案收集工作中涉及复杂的档案资源，为了保证档案收集工作的效果，应对档案收集工作进行全面的改善，提升档案收集管理水平。可在企业档案工作中建立完善的档案管理制度，采用信息化技术进行档案收集，加强对档案收集质量的控制，全面开展档案的安全管理工作，提升档案人员的技术能力，使档案收集工作满足实际的需求。
        参考文献：
        [1]周霭.浅谈如何抓好档案收集工作[J].办公室业务，2019（11）.
        [2]吴玉伟.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].才智，2018（36）.
        [3]李静波.关于信息化环境下档案收集工作的几点思考[J].赤子（上中旬），2017（04）.