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浅析国企改革背景下企业档案管理与创新

发表时间：2021/5/14 来源：《基层建设》2021年第2期作者：王建胜

[导读] 摘要：随着信息化技术的不断发展，各行业领域中计算机技术、数字化技术等先进技术得到广泛应用，档案数字化已经渐渐成为了各个行业以及国企档案建设的主要任务。

        中国能源建设集团甘肃省电力设计院甘肃兰州 730050
        摘要：随着信息化技术的不断发展，各行业领域中计算机技术、数字化技术等先进技术得到广泛应用，档案数字化已经渐渐成为了各个行业以及国企档案建设的主要任务。但是，因为被诸多因素所干扰，使得档案管理在智能化以及自动化的呈现上，档案信息资源也日益复杂，面临的问题颇多。
        关键词：国企改革背景下；企业；档案管理；创新
        引言
        大数据浪潮下的新一代信息技术在档案工作前端与后端的同时发力，档案数据逐渐成为档案管理的新对象，档案数据也不再被认为是与档案相关的元数据，而是既包括元数据又包括内容数据的大规模档案数据。数据管理、数据治理等领域的研究成果开始渗透到档案管理当中，如何管理档案数据成为档案学研究当中的新问题。
        1国企改革背景下企业档案管理工作中存在的问题
        1.1档案管理机制缺乏健全性
        现阶段，我国部分组织单位没有建立较为完善的档案管理机制，只是将侧重点放在档案建设的表面，常常流于形式，真正能够应用于研究的档案信息相对较少。因而，这一情况的存在，也使得很多档案失去了本身的价值，无法被高效利用。同时，从形式上分析，企业虽然也制定了相应档案管理体系，但在总体的规范上，大多局限于档案整体的操作规程等层面，针对档案归档、整理、收集之后的具体交接情况，则没有严格监督，致使档案管理出现问题时，责任无法落实到个人。
        1.2档案信息化技术不成熟
        档案信息化建设是一项网络系统工作，计算机系统和网络都有一定的安全隐患，对网络技术的要求也较高，由于技术不完善，互联网信息技术取代传统档案管理方式存在一定安全问题，网络病毒和黑客攻击等情况，使档案信息有泄露丢失风险。档案信息化建设中最重要一环就是将纸质档案转变为信息化存储。需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档，扫描的精度和准确度影响着最终成品的质量，扫描仪器质量参差不齐，扫描人员技术水平不一，会导致电子档案质量难以保证。档案信息化存储的技术不一定达标，存储系统的稳定有待进一步发展。
        1.3档案管理服务手段落后
        对于传统档案管理模式而言，档案管理工作主要包括对信息资源的整理、著录、鉴定、保管、编研、统计、利用、服务等环节，档案形式主要为文字、声像、图像及其他形式的文件材料，还有财会、仪器设备、产品生产等。而传统档案管理模式的弊端，主要在于与信息时代发展脱轨，无法满足现代信息社会对档案信息的实际需求，而且档案资源不全面、不完整，难以达到用户的现实使用要求。另外，由于档案查询和对接技术等方面还有待提高，部分档案管理人员仍沿用手工检索和编辑方式，导致常发生档案资料未按时归还甚至丢失等情况。
        2国企改革背景下企业档案管理与创新
        2.1建立完善的档案数字化建设机制
        在档案数字化建设期间，除了要全面提升管理人员的数字化意识以及水平之外，还应该构建较为完善的档案数字化建设机制。一方面，档案数字化制度在制定期间，需要深入剖析企业内部的具体经营发展情况，能够对国家相关档案管理法律法规展开整体研究，保证制定的档案管理体系，既能够满足企业单位的实际发展要求，也能符合国家的相关法律法规标准。另一方面，认真执行各项机制，尤其是档案数字化管理制度，可以第一时间将内部档案数字化建设的混乱状态处理好，科学解决各类矛盾问题。此外，在档案管理制度基础上，要明确专门的档案管理岗位，认真执行责任问责制度，确保档案管理人员能够认识到自身工作的重要性，实时规范自身的行为，提升档案管理水平，进而有效推动档案数字化建设进程。

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        2.2加强档案信息的安全保护建设
        信息安全是档案的信息化建设中的重要一环，安全技术方面可采用新型防火墙技术，及时扫描检测找出系统安全漏洞，快速准确地解决问题，及时修补安全漏洞，并且及时更新病毒库，使防御效果得到提升。因此，通过采用新型防火墙技术的措施，实现网络信息化安全性能的有效强化。档案保存技术多种多样，我们要开发设计安全的档案存储利用系统，运用信息化技术做到长时间、最大限度地保留档案的信息。还可以通过加强计算机的加密技术的研究来对电子档案进行保护，从而实现对档案信息数据的安全保护。
        2.3创新档案信息化管理手段
        为了达到真正意义上的创新，不仅要摒弃不合时宜的旧观念，更要注重对服务手段的创新。一方面，应在档案收集与传输方面尽快实现全自动化，包括收集与录入等环节，通过工作人员进行下载和上传，但要避免因工作人员出现错误而影响档案信息真实性这一情况，必须要重点利用自动化资源管理的相关程序软件，才能最大限度确保档案信息的真实性和有效性；另一方面，应不断扩大在线查询服务范围，充分利用信息技术的便捷性和实效性特点，弥补传统档案管理的时间和空间局限性，直接通过信息技术建立开放式档案查询端口的方式，让使用者足不出户，随时随地使用档案资源。
        2.4技防，努力增强保密技术和水平
        技防，就是利用现代信息技术，做好企业涉密档案信息的安全保护，提升防企业档案涉密档案信息泄露或被窃取的能力。随着计算机、信息网络技术的发展，各种先进信息手段被广泛应用于企业涉密档案的存储、传输、查询、利用等方面，在信息技术的有力支持下，企业涉密档案信息有了更可靠的技术保障。为此，企业要善于利用现代信息技术手段，为企业涉密档案信息提供更加可靠技术防护。首先，要做到“四同步”，即，企业涉密档案信息建设与涉密档案技术防护的系统建设和运用应做到“同步规划、同步设计、同步施工和同步启用”。其次，要严格执行标准规范。企业涉密档案信息及其载体的配置、运用、制作、传输、使用及销毁，应符合国家或企业相关的保密规定。再次，做好重点区域的保密工作。企业涉密档案的重要岗位、要害部门、涉密场所、涉密会议，等等，应采取反窃密、防泄密技术措施，配备过硬的保密技术防范装备。此外，要重视涉密档案原价的保护，既要防失泄密，也要确保涉密档案安全。加快企业档案数字化工作进程，做好档案原件保护。
        2.5实现档案管理服务模式转型
        档案机构要主动适应“互联网+”、5G、大数据、人工智能和区块链的时代要求，不断变革档案服务模式。一是注重档案资源的有效性。“互联网+”时代档案资源有效性必须以存储种类结构合理、数量丰富的档案资源为前提，在法律框架内整合各类互联网数据资源，广泛开展收集工作，除接收传统载体的档案信息之外，还要将不同门类、不同载体的档案信息或公众关心关注的信息进行收集、分析、处理，进一步改善馆藏结构，突出馆藏多元化。档案信息资源形式应采用图文并茂、音视频相结合等方式。二是推行个性化档案服务模式。借助“互联网+”技术，根据用户偏好，对用户需求进行预测和评估，主动为用户定制个性化服务方式。同时，档案用户每次浏览和检索的痕迹都会作为服务依据，定期向用户推送相关信息，满足不同用户的个性化需求。此外，档案机构还可以借助微信等微媒体与用户进行实时交流，全面掌握用户需求，提供更满意的服务。三是建立用户服务反馈机制。配套设立线上定量评价指标体系和反馈问题处理流程，实时监督解决过程和处理结果，确保用户反馈机制畅通有效。
        结语
        国企档案管理工作，是国企工作的基础环节，档案资料是国企开展各项事务的必要资源，而档案管理工作则是保证档案安全的必要条件。
        参考文献：
        ［1］崔玉珊.新形势下国有企业档案管理的创新与实践［J］.北京档案，2019（8）：38—39.
        ［2］党霞．浅析档案数字化建设中的若干问题［J］．办公室业务，2019，000（014）：179-180．