张艳
内蒙古东部电力有限公司赤峰供电公司 内蒙古 024000
摘要： 加强档案信息化建设与管理，是新时代提高档案现代化水平的现实需要。信息化建设是档案工作转型发展、共建共享和资源开发的现实需要。但档案信息化管理在档案人员思想认识、业务部门合作和信息管理系统方面存在着诸多的现实困境，对此，应采取有效措施，切实加以解决，不断提升档案信息化建设与管理水平，发挥档案现实价值功能。
关键词：档案信息化；信息化建设；管理；效率
引言
当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量不断增加，同时信息的类型也逐渐多样化，尤其是在档案管理工作中，基于传统档案管理理念和服务方式的档案管理已无法满足目前社会对企业、高校等各个领域中档案管理的要求，并且所处信息环境正在发生本质上的改变，因此更多的研究学者开始将研究目标转向对档案管理的信息化发展。
1数字化建设背景下档案管理存在的问题
1.1信息化认识存在差距
信息化技术改变了传统的档案管理模式，但少数人员没有在思想上真正认识到信息化技术给业务工作带来的巨大影响，思想上重视程度不够，依然习惯于传统的管理模式，无法将信息化建设与各项业务有机结合，如在工程项目建设、除险加固、资产动态管理方面的信息数据收集、记录不准确、不及时、不完整，给业务数据统计带来困难。还存在对信息化档案管理软件系统不熟悉、不熟练，习惯于传统手工记录、纸质保存，单轨制落实不到位，先进信息技术应用未得到充分体制落实不到位，先进信息技术应用未得到充分体现。
1.2标准化系统存在短板信息技术
在档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。
1.3缺乏高层次档案管理专业人才
人才是企业各项专业工作开展的基础，企业的档案管理工作也需要高层次的人才，实现管理工作的不断升级。但实际上，企业档案管理工作从业人员，大多数缺乏档案专业的学习和系统化培训，而是从其他岗位转型而来，在缺乏专业知识的前提下，完全不具备档案管理的基本常识和手段，系统化的管理也成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员，只能承担资料的收集和装订，无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义。档案管理工作虽然也有一部分水平高的专业人才，但他们往往身兼数职，无法实现档案管理的转移性和系统化。
1.4标准化系统存在短板信息技术
在档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。
2数字化建设背景下档案管理措施
2.1创新管理思路，借鉴现代管理理念
企业管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共通之处。企业档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以提高，无法跟上时代的新变化。
因此，企业档案管理工作的升级优化，需要自上而下地创新管理思路，通过借鉴现代企业管理制度的一些理念，有机地融入档案管理工作中，树立现代化的档案管理机制，提高运行质量。
2.2健全档案管理信息系统
根据档案信息化管理实际，建立统一的档案信息化管理系统，建立专门的档案数据库，将前期采集到的档案数据信息录入信息系统。该系统可由数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助和用户权限分配等子模块组成，并利用互联网技术，实现档案管理系统与各业务部门之间的有机联系，实现档案信息自动化管理。其中，数据采集加工模块，主要涵盖各个业务部门的数据信息；信息查询则根据不同用户权限配置，赋予其相应的档案信息查询范围；系统维护则由档案后台管理人员使用，根据系统在后期运行过程中出现的各种情况或问题，及时予以更新、维护。
2.3创新档案管理信息化系统的管理体制
确保企业档案管理信息化建设工作的正常进行，离不开软硬件设备的大力支持。企业应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，企业逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。对档案信息要进行统一化管理，同时还要在这个统一管理的基础之下，建立一定的分散式系统，这才是促进档案管理信息化的最理想模式。要想加强档案管理的信息化水平，要成立专业的专家咨询小组，这些专家成员可以在一起讨论协商，经过讨论才能提出关于加强档案管理的长期发展目标，制定出与之相关的标准和方案，不断扩大投资规模，提高经费的预算水平，尽快解决好重大的问题，为提高档案管理决策水平建立一定的制度保障。
2.4创新管理手段，数字档案实现普遍化
档案管理的优化还要考虑具体的执行层面，通过采用现代化的管理设备和信息技术，提高档案资料的归集、查阅和管理水平。企业要加强内部信息化建设，建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段，促进档案管理工作的不断完善，充实企业档案资料的丰富程度。以档案的保管形式为例，纸质档案是传统手段，但数字档案是当前的主流手段，如何平衡两者之间的关系，确保互补性和安全性，是档案管理工作需要解决的重要课题。实际工作中必然会出现多种偏差，一些资料的处理情况不尽如人意，甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此，将数字档案管理水平提升到战略层面，成为纸质档案同等重要的水平，具有重要意义。
2.5提升档案管理人员信息素养
作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。
结束语
在信息时代的背景下，计算机技术的运用对于推进档案管理现代化是不可或缺的。在档案管理工作中，采用数字化管理模式，能够显著提升档案的管理效率，促进我国档案事业的可持续发展。为了加强这方面工作，档案管理部门应及时更新硬件设备，加快档案管理信息系统建设，构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中
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