齐立艳
国网吉林省电力有限公司吉林供电公司 吉林市132001
摘要：随着“大云物移智链”等技术的快速发展，“智能+”成为赋能传统文档管理的新动能，为文档的安全管理和高效利用开启全新方式。在此背景下，国家电网公司将构建符合中国国情和适应企业现实需要与未来发展的文档信息化管理模式作为重要任务，致力于探索新时代文档资源管理的新方法、新路径，以期更好地服务于建设具有中国特色国际领先的能源互联网企业这一战略目标。
关键词：文档资源；文档管理；信息化
一、电力企业文档资源管理现存问题
(一)文档制度建设
目前，国家电网公司已经形成了较为清晰的文档管理制度体系，但是在制度层级、制度体系建设、制度内容更新等方面仍有待优化。首先，整体制度层级不够精细，未能根据业务工作实际需要和国家法律法规的变化进行调整。其次，文档资源管理制度体系层级规划设置与内容不尽合理，函需对文档管理制度体系进行补充与完善。如非通用制度层级中缺乏《档案管理安全管理应急预案》等具体规定，各单位补充制度也有待汇总与提炼。最后，文档资源管理制度内容有待更新和补充。近五年来，国家电网公司档案与公文制度修订数量大体持平，档案制度修订更新较及时，而公文制度修订则相对滞后，《国家电网公司签报管理办法》等2005年以前制定的公文制度沿用至今，函待修订。
(二)公文办理流程
在收文方面，收文办理时间较长、收文渠道过多、收文办结归档不规范等问题较为突出。在发文方面，发文“减负”落实不到位、行文规则不完善、发文流程较为复杂、紧急发文办理手段单一、合规审核环节缺失等问题较为突出，降低了办文效率。在签报方面，线上签报管理的规范化程度不足，省公司已完全实现签报的线上管理，而市县公司由于缺乏有效监管和考核约束，普遍采用线下管理方式，导致基层签报管理效率较低。在印章管理方面，大多数市县公司用印申请及审批仍然通过线下方式进行，审批签字环节较为繁琐，甚至需多次往返签字才能用印，为基层业务办理增加了难度。最后，在档案管理方面，实践中出现的公文归档不及时、归档模式效率低、重复归档现象严重等问题，制约了公司档案资源的科学管理与高效利用。
(三)文档资源利用
在文档资源利用方面，线上线下相结合的利用方式收效良好，但其利用观念、利用渠道、利用方式仍有待改进。在资源利用观念方面，文档工作人员未充分意识到文档资源价值，致使开发利用工作相对滞后，文档资源价释放受阻。在资源检索渠道和利用方式方面，当前的协同办公系统和数字档案馆系统仅有题名、关键词等检索字段，缺乏全文检索功能；历史档案数据与电子档案数据未实现集成与衔接，难以实现文档资源的深度挖掘以及可视化、智能化等深度利用。在资源共享渠道方面，协同办公系统与数字档案馆系统均无法实现跨层级、跨部门文档资源获取，文档资源共享范围有限。在文档资源处置方面，国家电网公司未明确办毕电子公文的流向与归属问题，使得电子公文
同时存在于不同系统中，导致系统中“灰色数据”堆积，为文件检测、统计带来了困难。
(四)系统智能化应用
电力企业通过建设协同办公系统与数字档案馆系统，实现了公文流转、归档的一体化线上管理，但系统的智能化程度尚显不足。在模块建设方面，目前电网公司协同办公系统主要侧重公文办理与文档一
体化的衔接，缺乏公文数据的统计利用、数据展示等功能。
在智能化功能设置方面，虽然数字档案馆系统具备在线归档、整理、编目、鉴定、销毁等基本功能，但还未实现对公文内容的清单生成、统计、汇编，亦无法满足文档资源管理人员对各模块数据组合整理、构建文
件资料库及个性化检索的需求。在技术应用方面，目前尚未引进人工智能等先进技术，未能实现线上公文核稿、线下会议纪要及领导讲话稿校验服务等功能。
二、文档管理模式优化与推进策略
(一)推动制度完善，夯实基础保障
文档管理制度是企业文档管理共同遵守的行为规则。首先，根据国家电网公司业务发展和文档管理的现实需求，可在遵循国家政策法规、档案行业标准的基础上建立从宏观到微观、层层递进的文档管理制度体系，即在通用指导制度、非通用自主制度、补充制度的基础上通过增加制度执行手册与典型案例解决方案推动制度的贯彻落地。
首先，通用指导制度应坚持“宜粗不宜细、宜少不宜多”的原则进行制定，充分发挥国家电网公司对各单位制度执行与建设的宏观指导作用，主要涵盖公文管理、电子公文管理、签报管理以及档案管理四项主体内容。其次，非通用制度是通用制度的补充，如《国家电网有限公司机要文件管理办法》等；各单位还应根据通用制度与非通用制度，结合工作实际自行制定补充制度。最后，制度执行手册是对各项通用制度的细化指导，为制度落实提供了详尽、有力的参考；典型案例解决方案则聚焦于各单位和各职能部门在文档管理中存在共性问题和个性问题，强调针对性方案与精细化管理。
(二)加快平台建设，提供智能工具
可靠的文档管理平台是提高企业文档管理水平、有效贯彻落实企业战略目标的重要手段。因此，需要重新分析业务逻辑、关联信息和规则，以核心办文流程与档案核心管理流程为依据，设计、优化、完善国网文档信息化管理平台。首先，可以增加办文智能引导与智能关联模块。办文智能引导需实现各类公文智能模板下载与推送、公文智能拟稿；文件智能关联需具备文件自动关联、条链式检索、标签分类关联展示等功能。其次，建议配置摘要自动生成与智能核稿模块。自动生成摘要需具备摘要提取功能；公文智能核稿需实现公文智能审
核、全流程智能校验等功能。再次，可以添加收文辅助拟办与自动核对模块。收文辅助拟办需实现收文批示领导辅助拟办、收文办理部门辅助分办；公文自动核对需实现收文清单核对、归档清单核对等功能。然后，建立增加公文督办机制与个性推送模块。文件督办机制需实现领导批示意见跟踪、收文办理结果反馈等功能；个性推送模块主要基
于对用户行为的分析，实现个性化的文档资源服务，并根据不同主体的工作需求，搭建智能服务场景应用。
(三)强化资源建设，促进利用共享
文档资源共享利用机制建设的具体步骤如下:第一步，构建参与主体网络，打破信息壁垒。具体应从纵横两个方向展开参与主体网络构建，纵向层级主体主要包括国家电网公司、省公司、市公司等，横向层级主体主要包括各级电网公司职能部门如办公室、研究室、发展规划部等，同时建立起各主体间的协同机制、沟通机制与共享机制。第二步，建立文档资源清单，明确多方需求。需对文档资源进行处理并根据内容和形式添加标签，实现文档资源分类，同时根据业务工作需要，制定文档资源需求清单、责任清单和负面清单。第三步，组织、汇聚文档资源，奠定利用基础。通过人员、部门、事由、地点等要素的抽取与组织，为文档资源利用提供多维检索渠道与多元分析视角。最后一步，释放资源红利，实现智慧应用。挖掘文档资源的深层利用，形成多元统计报告、年鉴、大事记等多样化的利用成果；同时，将文档资源与法律法规、标准规范、典型案例等精准关联，支撑文档管理工作向智能化发展。
(四)打造核心团队，助力企业发展
核心团队是文档管理的重要助力，应打造一支懂文档、懂管理、懂业务的复合型文档管理人才队伍。首先，需培养专业技能，明确晋升路径。具体而言，应加强对文档管理人员信息化管理能力培养，通过优化文档管理人员的晋升机制，将文档管理工作纳入领导人员职责体系，提升文档管理人员参与文档管理工作的积极性。其次，应完善考核机制，开展绩效评价。具体可以采用绩效评价与专业检测相结合的考核方式、工作内容与创新举措相结合的考核内容、工作总结与参与考核人员反馈相结合的考核机制，推动建立科学的文档管理人员能力评测体系。最后，要建立合作机制，形成企业智库。如通过建立国家电网公司文档管理部门与信息技术部门的稳定合作机制，为国家电网公司内部智库的建设提供人才支撑。
结语
信息化建设的推进为国家电网公司等大型企业的文档管理工作带来了机遇与挑战。电力企业通过借助大数据、云计算等智能技术将文档管理部门打造为以文辅政的重要智库，以推进文档管理巨作在大数据时代的全面转型升级，推动电力企业的长远发展与战略目标实现。
参考文献：
[1]苏冠贤.协同办公系统与档案管理系统优化整合模式研究
田.档案学研究，2017(5):86-91.