侯铁铸
广东创成建设监理咨询有限公司，广东 广州 510075
【摘要】2013年中国国家主席习近平提出“一带一路”建设，中国公司承包项目不断突破，多年过去随着工程逐渐竣工，境外火电工程档案竣工验收的发现问题也一步步浮出水面，与境内传统火电工程档案相比，境外火电工程档案竣工验收的问题有其特殊性，笔者就我国某公司投资的越南永新燃煤电厂（2×620MW）项目档案竣工验收发现的问题，提供一些境外火电工程档案管理的对策以供参考。
关键词：境外 火电工程 档案管理
引言
境外火电工程档案的特殊性尤其是境内外在法律、制度、语言、观念、文化等诸多方面的差异，给境外档案管理带来诸多问题，同时也提出了特殊要求。如何能让企业走出国门，参与国际市场竞争，如何加强境外火电工程档案管理工作，值得我们积极思考。
1境外火电工程中档案管理存在问题
1.1 工程全过程档案管理主体多，档案分布分散
境外火电工程具有一个特点，就是从工程筹备到竣工投入运行，整个过程周期长，涉及的相关档案管理主体多，这种情况导致工程档案分布在不同的国家和地区。就越南永新燃煤电厂（2×620MW）而言，竣工验收时的档案很难收集完整，其原因是部分前期档案如项目立项及可行性研究档案、招投标文件、合同文件等均归档在中国境内，由中国境内投资该项目的集团公司收集归档，而项目主体在越南，档案室设置在项目所在地，受制于中、越两国海关相关要求，档案很难带出/入国境，该因素导致境外火电工程档案存在分布在不同的国家、地区的问题，就本项目在越南现场而言，档案无法归档带不出国境的档案，存在归档不完整的问题。
1.2 执行标准、制度不统一导致档案不完整
境外火电工程在建设前都会明确执行哪国标准，但问题是在涉及到与当地政府政策相关的归档时，就会出现矛盾的情况。比如越南永新燃煤电厂（2×620MW）档案管理执行的中国《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T 241-2012），但当地政府对规范中劳动保障、职业卫生等专项验收无规范中的专项要求，故该工程现场没有相关档案资料。再比如工程监理制度是具有中国特色的监理制度，而越南永新燃煤电厂（2×620MW）聘请的是PECC2咨询公司，该公司是国际模式的咨询公司，该咨询公司不懂也不执行中国的建设工程监理规范，故无法形成工程监理相关的档案。此类执行标准、制度不统一的问题，导致按照中国的档案规范归档过程中，会存在部分档案缺失的问题。
1.3 档案人员流动性大，档案整理不规范
境外火电工程档案管理人员多数是中国派出的工作人员，受所在地签证、休假、人员定期回国休假、轮换等因素限制，档案管理人员流动性大，变动频繁。而档案管理的关键点就是要及时的收集、归档，当人员变动大时，档案的管理极容易出现收集不及时、原始档案遗失、档案交接不规范等问题。境外火电工程的另外一个特点就是语言问题，越南永新燃煤电厂（2×620MW）档案存在三种语言，即中文、越南文、英文，部分文件译文不全，有的文件有三方文件翻译，有的是全越文，或者全英文。档案人员流动性大，导致译文翻译要求不一、翻译不完整。
1.4 档案管理工作得不到足够的重视
无论是境内、境外项目，多数都存着重建设、轻档案的管理现状，工程管理者往往都重视工程实体建设，待工程竣工时整理工程档案，如此对于档案的真实性、及时性等难以保障。在越南永新燃煤电厂（2×620MW）档案验收中就发现一些基本问题，如：档案案卷题名拟写不准确，应尽量揭示卷内文件内容；文件题名拟写不准确，部分文件题名未翻译成中文著录；扫描电子版不清晰；部分过程文件有缺，比如文件的回函，土地使用费用等；合同需要形成总清单，标明合同归档地；和工程建设相关的函件，应该归到工程档案，不宜归到文书档案。如果在工程建设过程中能够重视档案的管理，即可以避免该类基本问题的出现。
2 境外火电工程中档案管理对策
2.1 对于个别论文中提到的“缺少规章制度，无法可依”的问题，2018年中华人民共和国国家档案局发布的《企业境外档案管理办法》中已经明确给了答复，该办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的，境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。
针对境外火电工程全过程档案分布分散的问题，建议根据工程实际编制《文件材料归档范围和保管期限表》，表中注明各档案归档的位置，如原件不在项目所在地的档案，注明档案所在的国家、地区，以及公司、部门。对于无法带出/入国境的档案，其电子档案要做好异地备份，参照企业境外档案管理办法，制作项目档案重要档案清单，对重要档案进行备份处理，确保档案的完整、安全。
2.2 发挥档案单轨制管理的优势，积极探索电子档案单轨制管理。电子档案单轨制即仅以电子方式运行和保存电子文件的全流程，包括生成、办理、归档管理、移交、保存、和利用等，即文件、档案的全程无纸化。2020年修订的《中华人民共和国档案法》中明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”境外投资企业可积极探索电子档案单轨制管理，在工程建设过程中形成的档案可以及时归档电子版，有效解决档案丢失、档案储存分散、无法带出/入国境等问题，解决了境外项目档案管理典型问题的同时，还能有效提高档案的管理水平。
2.3 提高档案人员业务水平，加强人的稳定性。在境外项目建设过程中，档案多数是以中、英、项目所在地的语言为主，其中交流的语言多数为英文，这对档案管理人员的英文水平就有一定的要求，如果档案管理人员不懂英语，档案管理就有较大的困难，因此档案管理人员既要懂档案、工程相关知识，还要懂英语，如此才能满足境外项目档案管理的相关要求。同时，对于境外项目档案人员的不稳定性，能有同等水平的档案管理人员可替代，这对档案管理的中人的管理要求将是一个挑战。
2.4 加强档案管理的重视程度，首先是建设单位要重视档案管理，提早介入、认真规划、合理设计，可以在工程招标过程中明确档案管理及参建方档案管理人员的要求，甚至可以单列资金用于档案专项奖励，或者档案人员的奖励，如此方能从根本上解决对档案的重视，并确保高水平档案人员的稳定性。
3 结语
境外火电工程大多是“一带一路”建设沿线工程，此类工程的好坏直接影响着“一带一路”建设的品牌。如果说丰碑由石头和碑文组成，那么工程就是由实体和档案组成，档案记录着工程建设的全过程，它的重要性不言而喻，因此做好境外火电工程档案管理应是每一个建设者不断追求的目标。
参考文献
[1] DL/T 241-2012,火电建设项目文件收集及档案整理规范[S].北京:中国电力出版社,2016
[2]张群.境外工程项目档案管理存在问题与对策[J].机电兵船档案,2017(01):9-11.
[3]王洋.“一带一路”倡议下境外档案管理探究[J].档案天地,2017(09):38-40.