中铁十五局集团第二工程有限公司 上海市青浦区 201713
摘要：近年来，人们对工程建设质量提出了更加严格的要求，并且各级审批和验收部门对各项工作环节的管理越发严格与规范，其中通过工程资料能够充分体现出工程质量，引起了工程总包单位的高度重视与关注。为了保障工程整体质量，应当对工程资料管理常见问题进行深入调查与分析，不断探索和研究有效解决工程资料管理常见问题的具体措施。本文主要围绕工程资料管理问题的解决要求与具体措施进行了探讨。
关键词：工程资料；管理问题；基本要求；解决措施；
引言：工程资料在整体工程建设过程中具有必不可缺的地位，在整体工程项目前期到竣工各环节中会涉及到文字、材料和图纸等具有保存归档价值的资料，而且工程资料管理是一项非常复杂的工作，在开展工程资料管理的过程中时常会出现一些较为常见的问题，这些问题的存在对工程资料管理工作整体效率与质量形成了不同程度上的影响。因此需要加强对工程资料管理常见问题的研究与分析，根据所掌握的具体情况制定具有针对性的解决措施。
一、有效应对工程资料管理常见问题的基本要求
（一）明确角色分工和具体职责
首先需要根据工程建设项目整体情况和相关法律法规进行角色分工和具体职责的合理规划，其中坚持在工程筹建的把控下，明确要求项目经理负责做好日常的监督与审核工作，而文控主要负责的是对具体文件进行严格的审核，同时还需要对报批和计划进行初步审核，文控管理技术人员的具体职责在于对公司资料和归档计划进行合理的编制，对各部门形成的文档进行整理与核定，以及需要确保后续的汇总和组卷的工作质量。最后作为竣工负资料管理技术员需要严格遵循相关规定做好竣工资料的整理工作，并将整理后的资料进行协调与归档，与此同时负责分管工程的人员需要对相应范围内的资料进行整理和审核。
（二）合理编制工程资料与制定归档整理方案
在工程资料管理过程中容易出现交叉施工处对界面的划分不够明确等问题，也造成了不同专业的交叉作业处出现管理混乱问题。对于该种问题需要根据工程建设项目实际情况制定完善的总计划，并合理编制有关程序文件与归档整理计划。例如对工程总包合同的具体内容进行调研与分析，然后根据合同上标注的开工和竣工时间，作为文控技术人员需要项目资料整理和归档整理等计划以及相关程序文件，其中具体内容需要进行合理的规定，如整理和归档内容、计划执行标准和验收以及移交程序等。
（三）做好资料归档工作，合理设置规范的标准
首先在解决工程资料管理常见问题的过程中需要严格遵循符合性标准，主要是确保项目整理归档资料与实际保持一致，并且需要保障项目整理归档资料能够准确体现出项目的实际情况。另外需要认真观摩和分析工程分包合同的具体内容，尤其需要确保合同内容明确指出分包工程的文件资料的移交套数与时间等，并根据整体情况与管理需求合理设置规范的标准，当工程竣工后作为分包方需要根据合同上的具体内容将相关工程资料与实际负责人进行移交，如此可避免工程资料归档不及时问题的发生。
二、有效解决工程资料管理常见问题的具体措施
（一）合理设置专管技术人员
相关技术人员自身的专业能力和工作水平对工程资料的管理质量起到关键性的影响，为了保障工程资料的管理质量与水平，应当根据具体情况合理设置专管技术人员，并且要求专管技术人员具备化工与土建等专业知识，同时还需要拥有较强的运用计算机建筑应用软件的能力。
另外为了做好工程资料的管理工作，在设置专管技术人员的过程中需要确保其对工程资料管理工作法律和标准等具有详细的认知，需要注意的是作为专管技术人员需要学会看懂一般的施工图，能够按照相关规定要求准确做好关于施工记录等信息资料的填写工作。因此需要根据工程资料管理工作的具体情况进行人力资源的合理配置，真正做到专人负责专业的岗位，从而有助于达到事半功倍的工作效果。
（二）严格遵循“三同时”整理原则
在开展工程资料的整理工作时需要资料工序、日期不符合的问题进行调查与分析，同时需要严格遵循“三同时”基本原则，“三同时”主要指的是同时施工、同时收集和同时整理。在工程建设项目持续推进的过程中需要确保工程资料与工程进步的齐头并进和同步进行，需要按照具体的施工进度开展工程资料的收集和整理工作，这时候作为资料员需要做好施工资料以及施工日志的跟踪工作，并及时做好原始记录和台账的记录工作，其中需要严格按照实事求是的工作要求，以及需要确保收集和整理的工程资料与实际相符合。在有必要的情况下，以日节、周节或是月节作为节点，按时开展资料的整理、总结和复查工作，才能有效解决资料工序、日期不符合的问题，进而有利于提高工程资料管理工作实际水平。
（三）精心制定工程资料日常管理规定
通过工程资料能够对工程质量进行明确的了解，为了实现工程资料管理过程中各环节的规范化要求，需要根据工程建设项目实际情况和工程质量整体需求精心制定工程资料日常管理规定。首先需要将工程资料的管理工作列为系统性的工作，需要根据施工进度和工程内容等明确规划具体的标准化要求，并结合公司管理目标对各环节工作人员进行明确分工，尤其需要依据各环节管理要求对相关工作人员的工作要点进行合理的明确，使相关工作人员能够更好地完成实际工作，对单位工程需要进行合理严格的划分，全面实现责任到人。另外需要加强公司管理制度的有效落实，在开展讨论会的时候应当充分发扬团队精神，结合头脑风暴法的合理运用，集思广益，广泛吸收有益的意见，共同讨论和分析工程资料中关于技术方面的问题，围绕该问题进行探讨并提出合理的解决方法，避免出现严重的资料错误问题。
（四）依实际情况制定计划，加大管理监督力度
首先需要在掌握施工进度的前提下通过运用甘特图对其进行跟踪，同时根据实际情况制定符合实际的督办督查表。安排总包单位资料管理人员负责督办检查工作，尤其需要对工程资料和施工进度的整体情况进行全面的掌握，采取具有针对性能够的措施实现工程资料和施工进度的良好协调，及时对分包单位资料进行深入检查和审核。工程部资料员需要在工程建设项目施工的过程中定期按时对施工单位和监理单位的验收等资料进行全面详细的检查，需要认真检查相关资料是否达到国家质量验收标准或是安全施工规范，地方主管部门是否严格按照相关规定和要求编制相关文件，该文件是否与施工现场保持同步前进，对于原材料和试件等是否按照相关规定进行保存放置和送检入场等实际情况，也需要对其进行详细的调查和分析，当发现存在缺漏问题的时候需要及时督促施工单位和监理单位将所缺漏的物件补齐。
结语
综上所述，随着经济社会的蓬勃发展，带动了工程行业的良好发展，其中工程资料管理在工程项目建设发展中具有极其重要的地位。工程资料管理的工作最大的特点在于复杂性和系统性，文件资料的收集到归档一系列的过程是工程建设项目管理收尾工作的核心部分，不仅需要根据项目合同和施工项目的具体特征进行分析，同时还要通过采取合理制定资料日常管理规定和设置专管技术人员等措施。才能有效全面保障工程资料管理质量。
参考文献：
[1]王晓斌.关于工程资料管理常见问题的讨论[J].石河子科技，2020（04）：64-66.
[2]李玉.建筑工程资料管理常见问题及规范措施[J].城建档案，2019（05）：47-48.
[3]董萍萍.浅谈工程施工资料管理中的常见问题[C].《建筑科技与管理》组委会.2014年4月建筑科技与管理学术交流会论文集.《建筑科技与管理》组委会：北京恒盛博雅国际文化交流中心，2014：175-176.