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优化办公室秘书公文写作能力的对策思考

发表时间：2021/5/17 来源：《基层建设》2021年第2期作者：张琳琳

[导读] 摘要：现代社会经济发展速度越来越快，现代化发展进程日新月异，竞争不断激烈的社会化大环境形势严峻。

        国网山东省电力公司广饶县供电公司山东东营 257300
        摘要：现代社会经济发展速度越来越快，现代化发展进程日新月异，竞争不断激烈的社会化大环境形势严峻。今天，各行各业面临的压力正在逐步扩大。办公室秘书的工作更具综合性和复杂性，对相关从业人员的综合素养有更高的要求。基于此，本文对优化办公室秘书公文写作能力的对策进行深入思考，以供参考。
        关键词：办公室秘书；公文写作能力；优化对策
        引言
        当前社会各个行业的竞争越来越激烈。办公室是公司的重要的部门，在办公室中，秘书扮演着重要角色，对领导的日常工作具有很大影响。作为办公室秘书，最关键的工作就是辅助领导做好各项工作，最关键的就是要负责公文写作。由于公文写作会涉及方方面面，办公室秘书不仅要具备良好的写作能力，还要掌握丰富的知识。因此，加强办公室秘书的写作能力非常重要。
        1公文写作类型及写作要求
        1.1公文写作的类型
        文件写作是指规范性写作活动，作者起草和修改官方文件以表达其意图和愿望。具有一定法定效力和规范风格的文书写作，是指各级党政机关、社会团体、公司班级和各级机构制定和使用的文书。官方文件根据其性质分类，可分为一般文件和特殊文件。通用文件根据不同的分类标准有不同的分类。收到的官方文件、外发官方文件和内部官方文件按流通来源分类；党的官方文件、行政文件和社会团体文件根据性质进行分类。专用官方文件是专业机构在专业领域使用的书面文书，如外交文件、司法文件和军事文件。因此，办公室秘书应当了解公文写作的具体类型，针对办公室领导的意图和愿望进行相关公文文书的规范化写作。
        1.2公文写作的写作要求
        在撰写公文时必须满足以下条件。首先，公文的内容不能违背党和国家的基本方向，不得违反国家的法律法规，不得撰写违反国家规定，违反国家核心价值观的内容。其次，公文内容必须明确党和国家的要求，以党和国家为先。最后，撰写的过程中要注意语句等规范，必须依据实际情况言简意赅地表达观点。所涉及的人名、地名、数字、引文要准确。所写日期基本要求写具体年月日。
        2办公室秘书公文写作能力现状
        2.1具体写作内容生搬硬套，语言僵化
        大多数办公室秘书将写作的内容和格式作为在官方文件的日常写作过程中的基础。过于重视格式的要求却忽视了内容的重要性，从而导致办公室秘书写作的文书大部分内容偏向单一化，整体过于格式化，内容编排逻辑突兀、枯燥。殊不知公文类的文种对格式的要求虽然严格，但是重点却不是格式本身。官方文件的主要功能是上传和发布，要求作者在对领导者政策意图的深刻理解的基础上，准确、简洁地表达领导者的意图。公文文书的重要性在于传递。有些人使用内容标准和写作格式作为写作的前提，这使得写作内容过于单调，过度格式化，缺乏实际使用价值。
        2.2规范化公文文书撰写经验不足，表达思路不完整。
        公文类文书撰写要求逻辑清晰、语言凝练。用最少的篇幅表达最完整的逻辑思维。办公室秘书的官方文件写作有较大一部分仍然缺乏实用性。大多数对于公文写作没有太多的经验，在领会领导者任务思路的过程中很难把握要点。同时，对公文写作的相关要求不够明确，导致创作出来的文章针对性不强、主旨不够明确、突出。表述的内容也会受到各种自身能力不足的影响，造成公文表达不出真正的意思，缺乏一定的实用意义。
        2.3公文创作的积极性严重匮乏
        办公室秘书人员比例很大，相关工作的初衷并非源于对办公室综合工作的热爱。在很多人看来，办公室工作的舒适和安逸是最主要的择业标准。此外，由于繁琐和重复的工作，导致办公室秘书的心理麻木。由于他自己的抵触，办公室秘书对写作的热情并不高。

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        3优化办公室秘书公文写作能力的对策
        3.1提前完成领导安排的工作
        对于领导安排的任务，应该提前完成，帮助领导人员提供可靠的决策依据。作为办公室秘书，应该事先收集整理相应的资料，在开始会议之前，需要对前期的工作进行统筹。在领导人员进行批阅文件之前，办公室秘书就应该将相关的处理文件准备妥当，与领导积极交流，准确掌握领导的想法，了解领导的工作模式，拟出符合企业发展目标的公文。
        3.2深化扩展领导所批示的工作
        当领导人员明确了某项事务的决策之后，身为办公室秘书，应该根据相关的指导文件，开展公文的写作，写作之后，要将领导的表达意见公开，及时传达给各个部门，在部门间，通过文件的形式，能够准确传达领导命令，避免理解偏差。另外，办公室秘书还应该根据领导的具体指令，及时处理相关的事务，对相关事务要进行合理调整，进而成为领导人员的得力助手，发挥辅助作用。
        3.3需要具有深厚的阅读积累
        书籍是我们的精神食粮。“一直以来，我们就处于一个瞬息万变的世界，知识也随着社会的发展而不断进步，一遍遍刷新我们对于世界的认知。因此，如果没有及时掌握新的知识，了解世界的动态，时刻保证与世界紧密联系，就无法更好地进行公文写作，无法为公文写作注入新的能量，也无法开拓视野，高效率的完成办公室秘书的工作。首先，在日常生活中要加深对阅读的重视，培养阅读星和阅读能力，普及日常知识。阅读可以提高人们的阅历，增长见闻，增加知识储备，提高文化素养和写作水平。随着社会日新月异的发展，必须时刻了解社会的动向，关心生活中的大小事务，扩展知识面，知识随着社会发展的变化不断更新，因此必须时时扩充知识储备，跟进时代的步伐，顺应时代的脚步，了解新鲜事物，提升自身写作水平。同时，办公室秘书要重视自身工作，了解自身工作，并不断接触相关书籍资料，提升自身的专业素养，在不断积累与运用中提高公文写作水平，提高公文写作水平的客观性、准确性、时效性，提高工作效率。
        3.4养成日常写作的习惯
        写作能力是综合能力，综合了多种创作因素。个人写作能力的提升需要不断积累自身的日常写作储备。办公室秘书的写作能力发展到一定水平就会出现“瓶颈”状态，其写作不容易提升反而很容易滑落。俗话说：“一日不写就手生”，办公室秘书仅靠自己增强写作经验已经满足不了提升公文写作能力的要求，要想提升其写作能力还需要借鉴他人之作，在与他人比较的过程中，清楚自己的不足，并可以形成一个比较完整的知识检查系统，为日后的公文写作积累足够的经验。
        3.5坚持正确的政治方向
        公文写作需要保证思想观念的积极准确，要紧紧围绕党和国家的方针政策，保证政治立场的准确性。在撰写公文的过程中需要时刻注意我国相关方针政策、法律法规的信息是否有改动、是否违背了正确的政治立场等，因此，在撰写公文之前，要先以正确的政治立场熟悉相关信息，制定框架，并经过严格的讨论来确定需要写的内容，在写作过程中应当保证主观立场的不发生偏移，并要对公文的细节处加以推敲，做好充分的准备，不断修改精细化，保证公文政治方向的正确性和公文写作整体的严谨。
        结束语
        总而言之，在组织机构中，办公室是重要的部门，是各种信息的中转站，与各个部门都要打交道。所以，作为办公室的秘书，应该及时掌握各个方面的动态信息，促进组织内外的交流，不断扩展公文写作，开阔自己的眼界。在实践工作中，还应该积极总结写作经验，进而强化自身的写作能力，成为领导的得力助手，为办公室工作作出应有的贡献。
        参考文献：
        [1]田益凡.提升办公室秘书公文写作能力的途径[J].办公室业务，2016（10）：15-17.
        [2]彭杨波.提升办公室秘书公文写作能力的对策［J］.中外企业家，2017（03）.
        [3]田益凡.提升办公室秘书公文写作能力的途径［J］.办公室业务，2016（10）.