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建设工程档案管理的问题与对策

发表时间：2021/5/17 来源：《基层建设》2021年第2期作者：郭长骁

[导读] 摘要：工程建设中的档案资料是工程的专项记录，也是工程的重要信息资源。

        哈尔滨哈西老工业区改造建设投资有限责任公司黑龙江省哈尔滨   150000
        摘要：工程建设中的档案资料是工程的专项记录，也是工程的重要信息资源。因此，工程档案作为工程建设中的基础工作越来越受到重视。本文将对建设工程档案管理问题及相关对策进行分析，以促进工程档案的广泛应用，提高建设工程的效率与质量。
        关键词：建设工程；工程档案；重要性
        1工程建设中的工程档案概述
        建设工程档案是在建设项目的管理过程中形成的最原始数据，为企业、国家及社会提供有价值的真实记录与真实反映，同时也是对建设项目全过程的记录，是宝贵的信息资源，也是城市建设的知识宝库。在工程建设的项目管理过程中，各种文档与材料，包括综合性的文件资料、水电设备安装施工材料、土建工程材料等，记载了构筑物、建筑物以及地下管线敷设等活动。是建设项目管理如计划、施工、后期维修与改建等活动过程中形成的材料性档案。工程档案全面、真实地反映了工程建设的详细情况，对评定工程质量、工程竣工后的维护管理等具有重要参考价值。除了对建设项目的总体造价、工程质量、工期管理等发挥作用，工程档案也是建设项目管理的重要部分。另外，建设工程档案对防范自然灾害的破坏和灾后重建也发挥重要作用，同时也可有效预防自然灾害。
        2建设工程档案管理存在的问题
        2.1管理体制不健全
        第一，工程建设单位内部管理混乱，责任分工不够明确，比如在收集工程档案资料时，由于没有相应制度的约束，需要档案管理人员多次协商交涉才能完成档案收集工作，从而使工程档案管理效率降低；第二，外部监管流于形式，难以发挥监管作用。监管部门的监管程序不合理，在对工程项目的监管中没有严格对照档案进行审查，而这也让档案管理部门放松了要求，降低了档案管理的严谨程度。
        2.2归档不及时，工程档案资料缺失
        为了更好发挥工程档案的作用，应该对工程档案及时归档，做好整理工作，为项目建设提供有效参考。但在管理过程中，一些工程档案管理人员不注重对档案的及时归档，未能根据具体需要加强档案整理工作。尤其是施工图纸，设计变更记录，竣工结算图纸等，没有及时归档，对项目工程建设产生不利影响。另外，工程建设周期长，施工工艺流程复杂，档案资料内容丰富，涉及面广，数量较多。如果管理存在疏忽，很容易导致工程档案资料丢失，到达施工和管理人员手上的资料不齐全。尤其是对于施工过程的细节资料，档案管理人员普遍不重视，没有充分认识其重要意义，遗失率较高，难以满足工程建设需要。
        2.3工作水平有待提高
        从目前工作实际来看，由于工程档案资料管理存在工作繁杂和动态性强的特点，工程档案管理要求较高，并且管理工作任务繁重，需要系统性和综合性的管理体系作为支撑。但是实际的工程档案管理工作中，很多人员不能够适应信息化档案管理体系建立需求，不仅无法实现高效性工作需求也经常出现管理上的失误。
        3建设工程档案管理对策
        3.1强化管理意识，认识档案管理的重要性
        工程档案管理是有序规划工程建设、全面掌控工程建设流程以及应对与解决工程建设问题的重要支撑。强化管理意识的目的是让项目负责人、档案管理人员等认识到档案管理的重要性。一方面，要广泛宣传档案管理，并结合《中华人民共和国档案法》让他们认识到档案管理是严肃的，必须慎重对待；另一方面，要将档案管理部门独立化，不仅要具有收集档案、处理档案的独立权，还要有独立招聘管理人员的权力。档案管理部门的管理意识会得到增强，能够更为主动地承担起应担负的责任。

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        3.2完善管理体制，促进每个环节的规范化
        第一，工程建设单位内部要建立明确的责任制度，将档案管理的一部分责任交给具体部门，比如在提供档案资料时，需要按照档案管理部门的要求如实、全面地提供，并且在出现问题时，要积极配合档案管理部门进行处理；第二，外部监管部门也要将档案监管作为重要工作内容，并制定出严格的审查制度对档案管理是否如实反映工程建设情况进行审核。同时，监管部门也要设立反馈渠道，目的是在出现异议时可以通过反馈渠道进行交流沟通。在完善管理体制时，需要根据工程建设单位的具体情况采取最适宜的措施，而不是盲目照搬、一味应承，这样才能保证每个环节的规范化，从而让档案管理得到贯彻落实。
        3.3细化管理标准，增强档案之间的衔接性
        国家相关部门应该统一工程档案管理标准，保证档案管理工作切实发挥应有作用，而在具体执行中，工程建设单位要督促各个部门了解管理标准，并按照标准制作与提供档案材料。统一管理标准只是第一步，接下来还要细化管理标准，比如在档案收集中，为了保证档案材料与工程建设过程相匹配，应该要求施工部门在提供档案材料时准备好相应的证明材料，证明档案材料是与施工过程同步进行的。另外，管理标准的统一并不只是追求形式上的统一，更重要的是增强档案之间的衔接性，比如文字档案与声像档案之间要依托相应的介质进行联动，从而可以通过档案全面了解工程建设信息。管理标准经过统一和细化，可以使档案管理工作更加顺畅与连贯，从而达到更高的工作效率。
        3.4加强现代档案管理人才队伍
        开展多层次、多形式的工程技术、档案管理等业务培养工作，让参建单位工程技术人员了解档案管理知识、档案人员了解工程建设专业知识，从而让工程技术人员与档案人员知识结构得到优化，并实现自身知识面的拓展。档案人员在进行业务学习的过程中，也要加强对计算机、网络、现代管理理论与方法的学习，实现自身综合素质的提升。
        3.5加强基础建设，提高管理水平
        提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容，使其更具科学化水平。加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进。
        3.6加强电子文档管理，确保其数据安全
        工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。工程电子文件是工程档案的一部分。为加强工程电子文件的归档与管理，保障文件的安全保管与有效开发利用，在工程电子文件的形成过程中，应按照各类电子文件的通用格式进行编辑整理。对电子版文件和记录的管理要采取积极的安全防范措施，有效地保证工程电子文件的真实性、安全性、可靠性。
        4结束语
        综上所述，加强工程档案管理，对项目工程建设的重要作用是不言而喻的。作为工程档案管理人员，应该认识其重要作用，根据存在的不足，有针对性的采取对策；并严格落实工程档案管理制度，提高档案管理人员素质，推动工程档案管理活动顺利进行，有效提升工程档案管理水平，从而为项目工程建设提供有效的参考。
        参考文献
        [1]建设工程档案的质量控制与创新机制研究[J].齐蕊.办公室业务.2020(23)
        [2]建筑工程档案科学化管理的实现路径探究[J].戚芸.建材与装饰.2020(20)