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企业采购数字化转型分析

发表时间：2021/5/17 来源：《基层建设》2021年第2期作者：韦涛

[导读] 摘要：随着互联网、云计算、大数据等技术应用不断深化，传统采购模式不断受到冲击，数字化采购对于企业的意义越来越重大，本文结合中材建设有限公司数字化转型实践，分析了传统采购、电子信息化采购、互联网数字化采购模式的特点，阐明了数字化采购降本增效的优势以及企业采购数字化转型的重要性。

        中材建设有限公司北京 100176
        摘要：随着互联网、云计算、大数据等技术应用不断深化，传统采购模式不断受到冲击，数字化采购对于企业的意义越来越重大，本文结合中材建设有限公司数字化转型实践，分析了传统采购、电子信息化采购、互联网数字化采购模式的特点，阐明了数字化采购降本增效的优势以及企业采购数字化转型的重要性。
        关键词：数字化采购；数字化转型；采购成本；采购效率；降本增效
        1传统手工方式采购
        在那个信息化比较落后的年代，物资采购都是通过电话、传真、直接见面等方式与供应商询价，商谈，签合同，以手工方式完成物资采购。传统的手工方式采购存在着人力消耗多、周期长、环节多、易出错、耗费大的弊端：
        ⑴低效的寻源选择过程，繁杂的操作程序和采购管理，影响了物资采购工作效率。物资采购中商品及供应商的选择是一项费时费力的工作，采购人员需要从众多供应商的产品目录里查询产品规格型号等采购信息，然后进行询价和分级采购审批工作，采购过程中需要消耗大量的人力、物力。商品和供应商确定后，以手工方式和纸面文件为基础，从需求提出至订货，有时需要与供应商多次见面，以及多次传真、电话联系，才能正式下订单，而且下订单后还要监督订单的执行过程。在此期间，原有的采购订单发生变化时，此过程更为复杂。低效的商品选择过程、费时的手工订货操作和冗长的采购周期，削弱了企业在这个“时间就是金钱”的商业社会中的竞争优势。
        ⑵由于传统物资采购模式的中间商过多，难以建立厂商直接沟通的平台，中间商多，必然层层加价，导致采购成本增高。
        ⑶由于手工采购的数据收集费时，不能形成大数据库，难以实现采购的战略性管理。
        ⑷由于不规则的采购，购买性资金使用不透明、不公开，随意性强，采购过程中，往往是个人因素起决定作用，容易产生相互利用，权钱交易，采购管理容易产生漏洞。
        2电子信息化采购
        随着信息技术时代的到来，公司物资采购积极迎合信息技术的发展要求，为提高采购效率，降低采购成本，公司的物资采购工作业务模式推陈出新，打破原有传统手工采购模式的局限，引入电子信息化采购平台，实现内部资源与信息的共享，充分利用信息化手段，加快推进和完善电子采购流程，努力提升供货商管理、招投标管理、合同管理相关信息的处理和利用能力，进一步提高了采购供货工作质量和效率。
        ⑴节省采购时间、提高采购效率
        物资采购实施电子信息化采购，采购人员通过采购平台发布寻源，平台的注册供应商通过采购平台报价，缩短了邮寄或其他形式文件传递的时间，提高了采购效率。同时，电子信息化采购实现了采购信息的电子信息化、数据传送自动化，减少了人工重复录入的工作量，采购的人工操作失误大大减少，也同时提高了采购效率。
        ⑵降低采购成本，提高经济效益
        使用电子信息化采购平台后，供需双方降低了在人力、物力、运输等方面的支出，降低了采购成本。
        ⑶实施有效监控，有效堵塞漏洞
        在提高采购效率降低采购成本的同时，电子信息化采购为物资采购管理提供了有效的监控手段，使各相关部门及个人采购活动的所有信息都公开透明，有效堵住了管理漏洞，减少了采购的随意性，变事后控制为过程控制，实现了公开、公平、公正的规范化采购。
        ⑷实现内部资源与信息的共享
        通过使用电子信息化采购平台，实现了同类别采购数据对标和价格趋势分析；通过共享供应商库，拓展了供应商资源，平台建立了统一的供应商评价标准体系，可共享评价结果，降低了引入新供应商的风险与成本。

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        3互联网数字化采购
        由于我们使用的电子信息化采购平台注册的供应商数量有限，如何拓宽供应商渠道？如何在公司有效管控的前提下提升采购效率？如何完成公司下达的降本增效的管理指标？诸多待解决的采购管理问题已经迫在眉睫。随着互联网新兴数字化技术的不断涌现，国内大部分管理领先的企业已经开始启动数字化采购转型的工作。企业物资采购通过互联网来进行，突破了地域的限制，可以在全国各地寻找合适的产品供应商，使采购范围扩大到了全国乃至世界，从而无论是从产品质量、产品价格还是产品服务上都实现了最佳选择，并且使企业的需求得到了最大的满足。因此，通过数字化技术手段优化采购效率，降低采购成本，是公司物资采购的必然选择。
        通过积极探索调研互联网数字化采购，公司最终引入互联网数字化采购平台。互联网数字化采购平台，利用领先的互联网与大数据技术，为大型企业提供专业、高效的电商化采购解决方案，建立公司专属的互联网数字化的采购管理平台，对接百万级的认证供应商资源，提供供应商管理、询报价、招投标、反向竞价、内部商城、支付结算、供应链金融等功能及服务。能够帮助公司实现阳光透明采购，扩大寻源范围，扩充供应商资源，从而降低采购成本，通过自动化订单处理提升采购管理效率和供应链协同水平，实现向互联网化运营转型。
        自上线互联网数字化采购平台以来，线上下单率达到77%，已有100多户供应商完成上线准入，同时引入了部分优秀的外来供应商。该采购平台的应用，给我们物资采购工作带来的改变，可以用四个简化，三个公开，两个增加，一个减少来概括。
        ⑴简化市场调研。采购人员只需一键发布需求公告，全网符合条件供应商均可收到信息，主动联系报价，有效减少调研开发供应商的环节。
        ⑵简化采购过程。采购人员只要将采购需求发布在互联网采购平台，供应商报名、报价、竞价、履约、结算、付款等全程线上操作，彻底将“人在跑”的模式转变为“数据跑”，让采购人员抽出更多时间用于市场调研和价格分析。
        ⑶简化汇报流程。通过互联网采购平台，在定标资料中说明授标理由，就能快速审核通过。
        ⑷简化对接模式。采购人员在互联网采购平台上办理业务，供应商网上背对背报价，采购计划、付款、结算均通过网络对接，完全实现无纸办公，大幅提高了采购效率。
        ⑸信息发布公开。采购人员在互联网采购平台发布寻源公告，全网1100万供应商都能看到，具备条件都能参加报价。
        ⑹询价、竞价过程公开。询价、竞价采购全程在网上进行，供应商在规定时间内参与报价。
        ⑺过程记录公开。在互联网采购平台上的每步操作都保留痕迹与记录，采购人员根据记录追溯竞价过程，分析制定采购策略；同时询价记录可以生成凭证，作为后期部门管理和审计检查的依据。
        ⑻增加供应商参与度。通过上线互联网采购平台，打破了原有老供应商报价的局面，招募到了全网更多合格供应商，最大限度发挥竞争作用，实现采购价格最低。
        ⑼增加采购成本分析。采购人员借助互联网采购平台提供的采购参谋模块，分析历史采购情况，判断供应商报价的合理性，实现最优价采购。
        ⑽减少采购费用。在互联网上采购减少了采购寻源、调研和供应商现场参与竞价谈判的费用，很多物资可实现从生产厂家垂直化采购，减少中间商的加价成本，从而使得供应商的报价降至最低。
        4结语
        采购将全面进入数字化时代，届时将有更多的国内企业加速采购数字化转型的步伐，企业采购必须做出改变，转型势在必行。采购数字化转型给企业经营带来了巨大的挑战，也带来了新的机遇，数字化转型可以帮助企业捕获新的市场机会，是否进行数字化转型，很大程度上决定了企业未来的发展。
        参考文献：
        [1]曹鹏飞.国有企业开展电子采购的几点思考[J].经营管理者,2015（08）
        [2]王萍.浅析企业物资电子采购[J].中国校外教育（理论）,2008（08）:851
        [3]刘爱春.企业物资电子采购[J].中国新技术新产品,2010（04）:232