沂源县南麻自然资源管理所 山东淄博 255000
摘要：当前，大数据、人工智能正加速改变工程建设和城市运营的方式，作为工程建设的前端，勘察设计工作如何适应工程建设与管理需求，适应市场形势的变化，实现高质量发展，是勘察设计企业需要关注的问题。勘察设计档案真实地记录了勘察设计人员的勘察设计过程和勘察设计成果，是勘察设计工作高效开展和工程项目高质量建设的重要依据和溯源凭证。提升勘察设计档案高效管理和利用服务品质，事关勘察设计行业健康可持续发展。本文主要分析自然资源勘察设计档案管理的现状与发展研究
关键词：勘察设计；档案；管理
引言
勘察设计行业作为典型的知识密集型行业，其工程项目具有较高的技术含量。档案作为工程项目知识的积累与沉淀，具有较高的利用价值。但现状是勘察设计企业经营者往往只重视项目的经营管理与技术质量管理，却忽视了最后的设计成果归档环节。虽然在工程项目开展过程中应用了较为先进的设计软件、项目管理系统，但项目档案的归档依旧采用较为落后的方式，导致档案管理和利用效率较低，信息资源开发严重不足，无法满足企业生产经营、知识利用和战略决策的需求。
1、勘察设计档案的特点
勘察设计档案与新中国相伴而生，先后经历了新中国成立之初的摸索创建、“文化大革命”的重创破坏、新时期的实践发展到当今大数据的冲击重构等不同发展阶段，为服务勘察设计企业发展、服务国家经济建设和社会发展，贡献了自身的价值和力量。勘察设计档案记载了企业勘察设计活动的创新和发展，是勘察设计企业一代又一代勘察设计人员的劳动结晶，记载了勘察设计活动的经验和教训，是勘察设计人员不可多得的宝贵财富。勘察设计档案记载了企业发展的艰辛历程以及几代工作者的创新过程，从而汇成一种企业精神，成为一部分企业文化建设史，而企业品牌正是从企业文化中提炼出来的。勘察设计档案是展现企业文化品牌形象、反映企业发展文明、丰富企业发展特色的有力武器。对勘察设计档案进行深入挖掘，有助于对品牌形象的深入了解与有效提升。勘察设计档案作为企业在勘察设计活动过程中直接形成的具有保存价值的记录，构成企业无形资产的重要组成部分，同时勘察设计档案具有知识属性，也是企业发展的重要知识储备。
2、勘察设计企业档案管理问题分析
2.1项目周期长，变更频繁
勘察设计项目的周期通常比较长，其中涉及的专业也比较多，而在设计过程中往往会因为工程建设条件、外部环境以及工程实施过程中各参建方的主观意见等因素导致设计变更。由于传统的档案管理系统缺乏与其他业务系统数据联动、在线归档的技术支持，勘察设计项目负责人很难将项目的完整材料进行整理归档，项目档案容易缺失。
2.2知识利用率低
传统档案管理模式下，往往以工程项目为归档单元进行档案搜集。虽然方便了项目档案的管理工作，但由于档案馆员往往不具备勘察设计专业知识，缺乏对档案知识标签的梳理，因此难以形成较为完善的知识图谱，档案利用价值较低，项目经验难以复用。
2.3文件质量方面
主要有以下五类常见问题：1）文件编号规则设置不合理，文件编号过长。有的项目过于夸大文件编号的作用，编号规则过于复杂，导致编号位数过长，给后续查找利用带来极大不便。笔者认为，编号规则要合理、适用，一般项目文件可采用“项目编号—发文单位代号—文件类型代码—专业代码—流水号”的编制规则。2）文件题名不够准确或过于简单。项目文件题名一般由有关岗位人员拟写形成，有的题名过于简单，只反映了文件的类型，如题名直接采用“施工专题会会议纪要”，不利于文件日常管理和查找使用。项目档案人员应督促文件编制人员补充完善文件题名，如将上述文件题名改为“2019年第一期施工进度协调会会议纪要”。
3）文件签署不规范，存在法律风险。在签字方面，存在无手签、他人代签等问题；在盖章方面，存在未盖公章、盖章模糊等问题；在日期方面，存在未填写日期、正文与附件日期逻辑关系不符合实际等问题。项目档案人员应做好质量检查，发现问题后督促整改。4）文件不能满足齐全、完整需要。主要有正文与附件不能完全对应、某份文件本身缺页漏页等问题。项目档案人员应做好质量检查和管控，发现问题后督促整改。5）资质资格文件有效性不足，存在法律风险。如单位资质、人员资格文件超过有效期，资质、资格报审表中列明的单位、人员名称与资质、资格附件不一致等问题。项目档案人员应要求相关岗位人员做好此类文件有效性管控。
3、自然资源勘察设计档案管理工作对策
3.1搭建权责清晰、高效协作的档案管理机制
企业应重点围绕以下几个方面，建立起项目各方权责清晰、高效协作的档案管理机制：1）将档案工作要求纳入分包合同条款，做到有据可依。应在吸收、分解总承包项目合同档案有关条款的基础上，针对分包方工作范围等实际，将档案工作要求以条款形式纳入分包合同，特别是要将归档移交与进度款支付挂钩，为各项工作开展打好基础。2）强化档案工作监督检查。企业档案部门、项目管理部门应根据项目进展情况，定期对总承包项目部开展监督检查，并要求项目部强化对分包方的监督检查。档案监督检查可单独开展，也可与安全、质量等检查工作相结合。3）严格落实考核奖惩，做好激励约束。总承包项目部应按合同条款要求，定期对分包方档案工作进行考核，并兑现奖惩措施，督促分包方采取措施提升项目档案管理水平。4）做好日常沟通协作，形成工作合力。总承包项目部应采取召开档案工作例会、档案人员出席项目例会及有关专题会等方式，做好与业主、分包方及相关方的定期沟通、交流，为项目档案工作顺利开展创造良好的氛围。5）强化档案工作交底、培训，宣贯档案管理要求。重点围绕法律法规、标准规范要求，收集归档范围、整理及移交要求等进行讲解和介绍，使所有参与项目人员掌握有关知识。培训与交底可以分别开展，也可以合并进行。
3.2勘察设计档案管理流程设计
这里的电子文件管理系统设计中，需要针对相应的系统模块管理流程进行设计，管理流程的设计主要分为流程规则以及系统内部结构设计。对于流程规则的设计要结合相关的系统管理标准来设计，考虑到各个管理工作有相应的子系统功能，因此，必须要进行优先级别区分，设计好对应的子系统，做好系统的功能排序。此外，在进行系统的设计中，还需要针对相关电子文件的具体应用环境分析，结合环境的特殊性与否，制定相应的流程规则，保证电子文件的有效应用。还要结合该档案管理系统设计的输入和输出要求，在具体的系统结构设计过程中，做好相关活动要素控制，对于相关的文件进行编辑和整理，形成相应分类，为实施电子文件的信息化管理做好准备。针对电子文件档案管理系统的设计，要确保系统设计的功能满足需要，相应的操作能够有效实现，必须要做好文件的流程设定，并进行顺序设定，实现档案规范化管理目标。在实际的设计过程中，需要做好资料的提前收集工作，针对相关的内容进行编辑整理和划分，为档案有序、规范管理奠定基础。
结束语
科学的档案管理体系，不仅可以指引企业档案工作沿着精细化服务和利用方向不断前行，也为培育优秀的企业文化创造了不竭动力。相信电子档案管理系统的发展，定将带动企业信息化的发展，为企业的发展增添动力。
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