云南建投钢结构股份有限公司
摘要：文书档案是任何企业都无法忽视的宝贵资产，必须加强文书档案的收集和归档，这将有助于推动企业工作向更专业化和标准化的方向发展。因此，所有企业都必须在文书档案的收集和归档方面做好工作。档案管理人员必须具有较强的专业水平和综合素质，具有高度的责任感并注重保持事件的原始客观记录。提高文书档案管理工作的完整性和准确性，实现文书档案信息资源的有效开发和利用，将推动企业各项业务的高质量发展。
关键词：企业文书档案；收集与归档；问题；对策
1.引言
对企业管理而言，文书档案可以清楚地记录企业的发展历史，客观地反映一段时期内企业的问题，给企业管理者作为参考依据提供针对性的改进措施。文书档案的收集和归档在企业管理中占有重要地位，是一项高技术型业务。为了保证文书档案收集和归档的预期结果，有必要充分满足管理工作的真实性，充分利用现代技术的优势，实时完成文书档案的收集和归档。
2.文书档案收集和归档的意义
随着档案工作的概念和技术的发展，档案的载体正向信息化和数字化方向发展，档案管理云服务现已成为企业档案发展的重要趋势。文书档案包含越来越广泛和复杂的内容，文书档案的利用需求也越来越高，因此，文件的收集和归档更为复杂，确保文书档案的质量，以及从文书档案中提取、组织和处理有效信息，是企业发展需要重点关注的问题。增强文书档案的收集和归档可以帮助企业最大程度地利用其价值，使文书档案更好地为企业发展提供数据支持和参考。
3.文书档案收集与归档工作中存在的问题
3.1工作人员意识薄弱
在企业的文书档案管理工作中，经常会出现文书档案收集及归档工作拖延的情况，导致许多工作很难有效的执行。档案管理人员不注重文书档案管理，缺乏对文件归档范围、保管期限和文件之间的内在联系的了解和掌握，片面地认为红头文件才算文书档案，对常规文件材料没有留心关注，从而导致整个文书档案收集和归档的质量不高。有的档案管理人员认为文书档案管理工作与企业的发展没有关系，于个人的职业发展没有业绩，因此工作懈怠不积极，文书档案收集和归档的效率低下，经常出现疏漏、遗忘甚至丢失文件等问题，无法集中精力持续进行工作，间接影响了企业的未来发展。
3.2文书档案的收集与归档不全面
文书档案收集和组织的全面性是衡量文件管理有效性的重要指标。文书档案管理必须处理大量文档，内容复杂、来源丰富，而且某些文档具有重要性和唯一性，如果有任何损失或不正确的备案，将使文书档案收集和归档的工作量大大增加，给工作的发展带来了障碍。另一方面，由于某些文书档案管理人员在日常工作中职责分工的模棱两可和个人工作经验的局限性，无法根据档案管理制度有序地收集和归档文书档案，通常会出现收集和归档不完整的问题。
3.3企业对文书档案收集和归档力度不够
由于文书档案管理的复杂性，企业虽然关注了文书档案管理，但落实力度还不够。在实际工作中，仍然存在管理不当、文件丢失和损坏等情况。除历史遗留问题外，不完整的文件和档案还与企业当前不合理的管理模式，管理力度不足有关。管理层的疏忽使得管理体系的不完善，无法根据企业的实际情况跟踪和调整管理方法和管理体系。由于激励和竞争机制的缺陷，员工工作积极性不足，没有按照规定的时间和范围保存文书档案，给档案的真实性带来了损害。
4.文书档案收集与归档工作管理相关改进对策
4.1合理完善企业文书档案管理制度
首先，相关企业需要明确文书档案收集与归档期限，建立档案管理人员网络，归档责任落实到人，提升责任感和紧迫性，防止丢失，从而提高文书档案收集和归档的效率。其次，企业档案管理部门根据企业发展的战略目标，结合企业文书档案管理的需要，确定文书档案的归档范围，确保档案范围的适应性和针对性，同时对文书档案进行科学合理的分类。
最后，对企业文书档案的管理系统进行了合理的更新。一些企业进行文书档案的收集和归档存在一定程度的延迟，这可能会堵塞整个文件生命周期的运行和发展，因此企业相关管理部门必须及时调整和更新管理系统的不兼容性，使其可以适应不同阶段文书档案的收集和归档。
4.2提升档案管理人员的业务能力和综合素养
档案管理员的评估应从两个方面进行衡量，首先是业务能力。档案管理人员可以系统地掌握专业管理知识并将其灵活地应用于日常文件管理实践，从而将知识与技能相结合，进一步形成了档案管理核心能力。优秀的档案管理人员除了要获得各自领域的知识和技能外，还应具有工作主动性等专业习惯，充分调动自身的积极性，并确保文书档案收集和归档工作的顺利进行。而档案管理员业务能力的实现依赖于内部培训。人事或档案管理部门负责人要根据阶段绩效目标和档案管理人员的业务能力要求，制定相应的培训计划，通过培训使档案管理人员在较短的时间内获得档案管理知识和业务技能。其次是综合素养。综合素养是工作态度：敬业精神、责任心、使命感；文化成就：知识、文化水平、积极学习的能力；心理状态：积极乐观、热情善良、耐心和勇气；价值观念：敬业、集体的爱等。档案管理人员的综合素养是内部状态，业务能力是外部表现。内部状态和外部表现是相辅相成和相互作用的。换句话说，良好的综合素养表明档案管理人员的积极健康状态。业务能力的培养提供了良好的质量条件，强大的业务能力使管理人员能够在积极绩效的激励下保持积极向上的内部状态。
4.3调整文书档案收集与归档工作方式
长期以来，文书档案的收集和归档一直以传统的方式，部分反映出缺乏主动性、档案的丢失和不完整的缺点。因此，改变传统的文书档案收集和归档方式可以提高文书档案管理的效率，有助于实现新的创新。（1）问题反馈的及时性，在文书档案收集和归档的过程中，要尽可能地避免可能出现的错误，但是问题是不可避免的，如果不及时处理，将产生巨大的管理成本。（2）从被动工作转变为主动工作，在文书档案收集和归档工作中，相关管理人员要主动与其他部门进行联系，统筹安排档案收集与归档工作的开展进程，定期检查以确保档案材料的可靠性、真实性和连续性，做好基础的收集、分类、整理等具体操作，满足各个部门的保管和利用需求，同时也完成企业档案材料的归集。（3）硬件设施的完备性，档案管理人员在执行文书档案收集和归档工作时，由于人员素质、工作能力、工作态度和工作倦怠等因素而容易出现工作错误。通过利用先进信息技术和现代化设备，可以降低人工成本，提高文书档案收集和归档的效率。
4.4文书档案信息化的使用
文书档案信息化可以提供远程共享，不受区域和时间的影响。只要有互联网，借助档案管理云服务，通过设置不同管理权限，就可以实现随时查询和调用，从而大大提高了文书档案利用率。同时，还可以通过各种方式备份电子档案，从而降低了文件丢失或损坏的风险。随着信息化程度的不断提高，文书档案数量也相应激增。将档案数据录入网络后，在线查询相关文书档案，极大地提高了文书档案的开放性和提供利用的便利性，成倍地提高了查询效率、查全率和查准率，改善了文书档案的管理。
5.结束语
文书档案作为管理活动的记录介质和实践基础，具有十分重要的地位。文书档案的收集和归档兼具基础性、辅助性和重要性，是文书档案管理工作的关键环节。因此，在日常管理中，优化文书档案的收集和归档，及时发现可能的问题和潜在风险，调整策略，并制定切实可行的对策，以确保有序收集和归档文书档案，不断提高文书档案管理效率，为企业提供更好的服务。
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