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浅谈企业数字档案馆建设

发表时间：2021/5/17 来源：《基层建设》2021年第2期作者：杨张

[导读] 摘要：以计算机技术为核心的现代信息社会的到来，使数字化、网络化、信息化成为时代的主旋律。

        中航长沙设计研究院有限公司档案馆湖南长沙 410014
        摘要：以计算机技术为核心的现代信息社会的到来，使数字化、网络化、信息化成为时代的主旋律。作为企业重要信息来源的档案部门，根据现代信息技术的发展特点，建设数字档案馆，已成为世界范围内档案工作发展的必然趋势，也是解决当今档案所面临的各种复杂问题的根本途径。本文从档案工作实际出发，探讨了对企业数字档案馆的认识、建设的动因、内容和原则等问题，旨在推动企业数字档案馆的建设。
        关键词：企业；数字；档案馆
        1、现阶段对“企业数字档案馆”的认识
        数字档案馆是近年来档案界提出的新概念，处在发展之中，不同角度对数字档案馆本质的认识也不同。
        企业数字档案馆是依托企业高速宽带通信网络设施，利用数字化手段，对企业形成的档案信息资源进行收集、处理，实现企业资源自动化管理，存贮和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。
        2、企业数字档案馆建设的动因
        2.1是随着计算机的应用和普及，各单位产生了大量的电子文件。按照国家相关标准和规定，这些电子文件中的一部分将作为电子档案归档保存并在适当时候接收进馆。而不采用信息技术，档案馆就无法实现电子档案的接收、管理和利用。
        2.2是档案管理的需要。一个档案馆少则几万卷，多则上百万卷，在传统档案馆里，对这些档案的整理、编目、鉴定、保管和统计都要靠手工来完成。成为制约档案开放和利用的瓶径。在数字档案馆条件下，将实现管理的自动化，可大大降低运行成本，减轻劳动强度，提高工作效率。同时，它又可以解决许多手工条件下难以解决的问题。
        2.3是档案利用的需要。档案馆是公共服务部门，在信息公开的原则下，公民利用档案信息的呼声越来越高。传统方式查找档案速度慢，查全率和查准率低，数字档案馆则使档案馆的服务功能有了质的飞跃，既可做到档案查询又快又准，又可实现档案远程查询，达到提高工作效率、便于信息公开和方便服务对象的目的。
        3、企业数字档案馆建设的目标
        一是实现企业档案信息存贮的数字化，将保存在纸质、录音录像带、缩微胶片等载体上的档案信息，转换为数字格式存贮于计算机或光盘中；二是档案信息传递的网络化，将数字化的档案信息通过企业信息中心的网络系统，完成用户与档案部门和档案部门之间的数据传递；三是档案信息管理的自动化，将先进的计算机、通信等技术应用到档案信息管理的系统中；四是档案信息服务利用的远程化及多元化，在前三者基础上，通过安全制度、安全措施，在保证为档案信息安全保密的条件下，向利用者提供跨地区的远程服务，使档案信息真正做到及时、高效地利用并提供辅助决策。五是实现整个企业档案馆业务流程的全面数字化。建成后的企业数字档案馆将实现企业形成的电子文件及时归档，使企业档案收集在时限上提前成为可能。
        因此，企业数字档案馆的建设主要完成的任务是标准和规范的制定、数字信息资源的建设、应用系统的开发和网络环境的建设。
        3.1标准和规范的制定
        标准和规范的制定在企业数字档案馆的建设中是首要工作，要将企业内部或下级机构众多的档案信息资源有序、协调组织、通过网络系统实现共建与共享，关键在于标准化的工作。
        既要利用国家标准、又要建立企业自己的标准；既要建立业务标准和规范，如企业档案管理规范、企业电子文件与电子档案管理规范、数字档案利用办法；又要建立技术标准和规范，如声像档案数字化存贮技术规范、纸制载体档案数字化存贮技术规范、存贮格式与数据交换格式规范等。
        3.2数字信息资源的建设
        企业数字档案馆信息资源由档案信息、现行文件、企业有效数据等信息资源的组成，还应包括档案的著录与标引和档案信息综合数据库的建设，它是数字档案馆信息资源的获取、存贮、组织、检索、利用的支持。
        采集范围为：
        ①馆藏档案数字化后形成的数字信息资源。包括科技、文书、声像、财务等档案。
        ②通过网络以在线方式从企业各立档部门接收档案信息。
        ③与OA系统衔接，经鉴定归档，接收电子文件。
        ④与企业产品管理系统衔接，接收有效数据。

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        采用的方法：
        ①企业档案信息资源数字化
        该方法主要由档案信息资源的载体类型决定。对于纸制载体的档案和资料以及照片档案，主要利用扫描设备，扫描成图像文件。对于声像档案采用声音、视频采集设备，把声像档案原有的模拟信号转换成计算机能够识别的数字信号，形成声音和视频文件提供利用。
        ②档案的著录与标引
        对档案资源按照标准进行详细的著录和标引，建立元数据库，通过计算机检索才能发挥数字档案馆的功能。对原有档案数字化的档案信息内容、结构、背景信息等相应项目信息的补充著录。电子文件的著录，即电子文件的元数据信息的著录，不仅能反映电子文件作为文件的一些固有特征（如题名、责任者等），还反映电子文件作为数字信息的特征（如文件格式、软硬件环境等）。多媒体档案信息著录，对多媒体档案实体和数字化后形成的多媒体数字信息各种特征进行著录，如载体类型、规格、多媒体文件格式等；对多媒体档案的内容特征进行著录，如责任者、时间等。
        ③档案信息数据库的建设
        数据库的建立直接关系到档案信息资源的获取、存贮、组织、检索、利用。企业数字档案馆数据库的建立应包括：科技、文书、专门档案数据库的建立。电子文件元数据库的建设，照片、声像档案等多媒体档案目录的建设。
        各类数字信息资源库通过计算机通信网络连接成为关系企业生存与发展的超大规模战略知识库。
        3.3应用系统的开发
        档案信息管理自动化的进程是与应用系统的研发密切相关，企业数字档案馆应用系统建设方向是动态的，可扩展的网络应用系统。应用系统由档案信息采集系统、档案信息的数字加工系统、文档一体化管理系统、多媒体档案信息管理系统、档案信息利用等系统组成。实现信息的采集、鉴定、存贮、组织、管理、归档、利用、信息发布、安全保护、信息真实性、完整性、安全保障、统计、销毁及馆藏档案的数字化等方面的工作。
        3.4基础设施建设
        企业数字档案馆的基础设施的建设应依托企业的信息中心，网络结构实行分层结构。信息中心作为骨干网同各基层网构成网络的核心。
        4、企业数字档案馆建设的原则
        在档案馆建设的一般原则基础上，企业数字档案馆的建设还应遵循如下原则：
        4.1标准和规范的统一原则
        它是企业数字档案馆建设的支柱，标准的建设应具有超前性，这样才能保证数字档案馆建设有依据、有质量、有效益。
        4.2总体设计、统筹规划、逐步完善的发展原则
        企业数字档案馆的设计与筹划应纳入企业信息化建设的总体设计中，它不是独立存在的，企业数字档案馆正处在起步阶段，随着技术成熟、人们对数字档案馆的理解以及经费等问题的解决，将逐步完善地发展起来。
        4.3服务与保密安全机制相结合原则
        数字档案馆建设的目的是为了企业提供快捷、有效的服务，提高企业的效益，但档案信息网络环境下的运转也给档案信息的安全带来了危险，因此，服务与保密安全机制相结合，才能使档案信息为企业提供安全有效服务。
        4.4创新与吸收借鉴相结合原则
        企业数字档案馆建设正处在发展阶段，没有可套用的模式，只能靠自身力量去研究、发展，立足自我创新。另外，跟踪国内外的研究进展，借鉴其他数字档案馆成功经验，引进先进的技术手段，避免重复研究和资金浪费，也是非常必要的。
        在信息技术快速发展的今天，各企业单位档案馆扮演着越来越重要的角色。积极推进数字档案馆建设，不仅适应了现实发展的需要，也将是今后档案工作的重点之一。认真做好档案数字化建设，才能够全面提升档案工作的服务和利用功能，为企业的生产经营和科研提供更多的信息，实现档案工作的目的。
        参考文献：
        [1] 冯惠玲《档案管理学》
        [2] 李国庆《数字档案馆概论》
        [3] 张建钢《浅谈企业数字档案馆》《航空档案》2003年第3期