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浅议流程简化

发表时间：2021/5/17 来源：《基层建设》2021年第2期作者：李友春滕永飞

[导读] 摘要：本文首先对流程的作用和特点进行了介绍，随后阐述了流程简化的意义和实施，重点介绍了流程简化的基本方法和实施要点，最后对流程简化可能带来的风险控制进行了简单探讨，旨在对流程简化工作实施提供一种可用的规范方法，支持组织流程简化工作的开展。

        中国核电工程有限公司北京 100048；中国核工业二三建设有限公司北京 101300
        摘要：本文首先对流程的作用和特点进行了介绍，随后阐述了流程简化的意义和实施，重点介绍了流程简化的基本方法和实施要点，最后对流程简化可能带来的风险控制进行了简单探讨，旨在对流程简化工作实施提供一种可用的规范方法，支持组织流程简化工作的开展。
        关键词：流程；简化；实施；风险
        1、引言
        由于组织规模的扩大、业务的增长，组织的机构会逐渐庞大，分工会越来越细，组织官僚化程度也在随着增加，这个时候组织面临的最大问题是效率低下。通常这类组织会表现出以下特点：组织机构完整，甚至大而全，也有书面的职责说明、制度流程，但是会出现部门间合作不畅，跨部门流程工作效率低下，决策时间长，制度流程虽然已建立，但是没有达到精细化的程度，流程执行不到位等等问题。有相当一部分企业还通过了ISO9001认证或有完整的制度流程体系。具备这个特点的组织，其业务模式相对稳定，而且通常组织发展比较快。在这个阶段的组织需要解决的问题如何提高组织的工作效率和反应速度，这就需要对现有流程进行优化和简化。
        在组织管理中，组织中的每个人都应对流程树立正确的认识，即流程必须是为了实现某个目的而存在，更简便、更低成本、更快捷的流程是提高组织绩效的更好方法。因此在满足内外部要求的前提下，力求流程最简单，使组织降低成本、缩减时间、提高质量、方便客户，提升综合竞争力，这就是流程简化工作的重要意义。
        2、流程简化实施
        流程管理一般包括了通过流程分析、流程定义与重定义、资源分配、时间安排、流程质量与效率测评等环节。实施流程简化，就是针对流程管理的各环节进行综合考虑，寻求更简便、更低成本、更快捷的目标实现方式。因此流程简化的实质就是在减少流程各环节投入的同时保持流程的效率甚至是提升流程质量。
        2.1流程简化实施的方法
        流程简化作为一项重要的管理活动，主要用来解决业务/管理流程从“有到更好”的问题，因此流程简化有其固定的实施方法。组织在进行流程简化时，应成立一个专门的小组负责流程简化工作的策划、组织和推进，保证简化工作取得实效。经过实践和总结，目前流程简化实施的基本方法是：从实际出发，进行现状调研；集思广益，进行管理诊断；找准症结，简化流程环节；持续跟踪，监控简化后流程绩效。
        1）从实际出发，进行现状调研
        组织拟开展流程简化之前，应立足于组织战略目标、立足于组织自身的能力建设要求、基于组织现有流程的困惑和组织管理体系自我改进的需要，深入了解组织的盈利模式、管理体系、组织战略目标、国内外同类组织的成功经验、组织现存问题以及信息技术应用现状。上述方面的组织预期与实际情况的差距就是业务流程改造的对象，从中识别和选择流程过长、资源占用大、经济价值高的流程，形成流程简化的调研报告。
        2）集思广益，进行管理诊断
        业务流程简化小组应与组织各级员工对调研报告内容进行充分地沟通、协商，充分了解业务流程简化的必要性和可达性，并以此对调研报告进行必要地修正；然后再针对流程简化的需求深入分析和研究，并提出对各种流程问题的初步解决方案。以上内容形成诊断报告。
        3）找准症结，简化流程环节
        业务流程简化小组与组织管理层应对诊断报告内容进行讨论、协商，根据组织领导层的期望和意愿对诊断报告进行修正，并将各解决方案细化。

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具体的细化思路是：总结组织的功能体系；对每个功能进行描述，即形成组织工作流程现状图；指出各工作流程现状中存在的问题或可以改变的内容；结合各个问题的解决方案，提出工作流程简化思路；将工作流程简化思路具体化，形成简化后的工作流程图。
        4）持续跟踪，监控简化后流程绩效
        在流程简化确定后，组织应持续跟踪流程绩效。将流程简化后一段时间内的实际投入、时间消耗、工作效率等与流程简化标准进行对比，根据对比情况评价流程简化取得的实际效果，并核实是否因流程简化带来新的问题，后续是否可以继续简化等。
        通过实施上述步骤，如果流程简化达到了预期目的，工作流程在运用后的实际效果主要体现在以下方面：工作流程的可靠性得到增强；人力、物力、财力的投入降低；顾客满意度提高；组织官僚作风减少；员工积极性和创造力提高。
        2.2流程简化的实施要点
        流程简化过程中，应对流程分析和流程质量与效率测评两个环节进行重点关注，以流程实施中的活动为中心，深入分析以下方面：
        1）活动：是否过于复杂，是否存在精简的可能性；
        2）活动实现形式：是否能用更有效率的工具来实现活动；
        3）活动的逻辑关系：各环节的先后关系可否作调整以达到改进目标；
        4）活动的承担者：是否可以通过改变活动的承担者来使流程更有效率。
        流程简化贯穿在日常工作中，具体工作执行人对工作流程的不足和冗余深有体会，因此积极发动基层执行人员参加流程简化是尤为必要的，组织的管理层应在工作流程简化过程中给予充分地引导和鼓励，发挥群众的智慧，优化工作流程，提升组织管理水平。
        3、流程简化风险控制
        按照风险管理要求，风险识别后应进行风险分析，并制定风险应对措施，持续跟踪风险应对措施的实施效果。从组织的总体管理来说，流程简化能够提高效率、节约成本，但“祸兮福之所倚，福兮祸之所伏”，流程简化的结果带有不确定性，会给组织的管理带来一定风险。组织工作流程简化的风险主要有：业务失控；对流程简化的适应性不足等。
        针对业务失控风险，主要是因为调研不充分、管理诊断有误、未能找到真正的问题症结所在、执行过程中部分环节人员责任心不足导致未能有效履行业务职责等原因，导致业务流程失去控制。
        针对流程简化适应性不足风险，主要是由于调研和管理诊断过程中未与流程执行人进行充分沟通，在流程简化后未及时宣贯，造成执行人对简化的流程不理解，流程简化后推进困难。
        为了应对流程简化中的风险，主要从策划和执行两方面考虑。在策划阶段，应充分收集材料、积极沟通，做实做细调研报告和诊断报告，找出问题症结，在具体流程简化时考虑对管理体系的影响，提前考虑流程简化的绩效监测指标和实施方案。在执行阶段，应与流程执行人充分沟通，听取流程简化的意见或建议，细化解决方案要考虑可操作性，严格按照简化后的工作流程进行工作，并在一段时间内按照评价/监测指标对流程绩效进行监测。
        4、结束语
        流程简化对于一个成熟的组织来说是必要的，简化时应按照既定的方法做好充分地策划，做好风险评估和预案，简化后的流程应通过实践检验其合理性，紧密围绕组织目标开展工作。在流程运行一段时间之后，应结合内外部要求对流程的适用性进行评估，从组织发展和工作执行方面有简化价值的流程都可以考虑简化，从而更好更快实现组织目标。通过流程简化，能够提高组织运作效率，降低整体运营成本，打破部门间壁垒，增强横向协作，管理层能够有效的监督和控制组织的整体运作;确保组织管理策略得以有效地执行，从而支撑战略目标的实现。