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浅谈企业合同档案管理工作

发表时间：2021/5/17 来源：《基层建设》2021年第2期作者：杨敏

[导读] 摘要：随着近年来我国经济的快速发展，合同档案管理成为档案管理事业的一部分，成为事业单位经济活动的重要依据，也是防范经济风险的重要凭证。

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        摘要：随着近年来我国经济的快速发展，合同档案管理成为档案管理事业的一部分，成为事业单位经济活动的重要依据，也是防范经济风险的重要凭证。合同档案是维护企业自身的合法权益防范法律风险的重要依据和凭证，采用信息化手段管理合同档案，可有效地提高合同档案的管理水平，实现企业合同档案信息资源共享。
        关键词：合同档案信息化
        引言
        我国正在建设有中国特色的社会主义市场经济。当今时代随着经济的不断发展, 合同档案在经济活动中的地位也变得越来越重要规范的合同档案管理是用来维护法人及单位的合法权益的强有力保障, 因此, 合同档案管理也引起了管理者的重视。企业合同则是企业为了实现某一经济目的，依照合同法及其相关的法律法规，由企业法人或委托人与平等民事主题之间设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。作为企业档案中的一类，企业合同档案则是企业在经济活动中产生的，记录合同的全过程的原始文件材料，是保障企业权益的重要凭证，对企业的重要性不言而喻。
        一合同档案
        传统的合同档案管理往往围绕合同的类型、作用范围对档案类型进行划分，这种传统的答案划分方法使合同档案呈现分散性特征，各种合同档案信息资源难以有效集中，由于一些事业单位缺乏合同档案集中管理意识，并没有成立单独的业务部门针对合同档案实施统一管理，难以提高合同档案管理效率。
        合同档案是主要记载合同履行的全过程及全部情况的文字资料。企业合同档案是指企业在对外合同的签订、履行和管理等业务经营活动过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，是确定交易双方权利和义务关系的具有法律约束力的法律文件。提供企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性和保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。
        合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同档案的管理，可以保存与合同有关的相关证据、材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护企业的权益。
        二合同档案是财务活动的原始凭证
        合同是企业经营活动的重要组成部分，是企业开展运营管理向社会提供服务的必备条件和保障，它不仅是承载企业与合作方、企业与客户之间权利和义务关系的书面凭证，而且是现代企业经营管理、业务收支的直接载体，合同档案管理的状况和水平在一定程度上影响到经营风险防范和业务收入的实现，科学有效地管理合同档案，运用信息化手段改变过去传统的合同档案管理模式，实现合同档案管理规范化、流程化，才能促进档案管理水平的提升，适应新形势下企业管理对档案工作的要求，为企业持续健康发展提供便捷、快速、有效的档案支撑。
        合同自双方签订之日起，就具有了法律约束力，双方当事人就必须按照合同约定的条款，认真履行自己的义务，其中合同支付、合同结算条款是合同履行的主要环节和内容。合同档案是合同报账的主要依据和原始凭证，没有合同档案财务的报帐系统就不能进行报账工作，合同就无法继续履行。
        合同档案作为企业生产经营活动中形成的经济事项直接载体，对企业防范经营风险，解决经济纷争有着十分重要的作用。合同一经签订，即拥有了法律效力，其条款中明确的双方权利和义务是建立在法律范畴内的，为法律所制约。双方当事人任何一方如果违反了合同约定，给对方造成损失，都要承担违约责任及法律后果。当合同履约发生纷争时，合同档案是解决合同纠纷、依法进行仲裁的有力证据。

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        合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一作用，在市场经济体制下，合同档案是维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一，只要是从事生产经营活动，发生经济联系的，或是民事权利义务关系发生变化的，都应自觉地订立合同，以此来规范双方当事人的合同行为，用合同这一法律规定的形式维护自己的合法权益，有助于司法部门理清当事人之间复杂的经济或民事关系，维护社会的正常秩序
        当合同双方的权利和义务即将终止，合作双方根据实际需求续签合同时，合同档案往往是双方合同续签的依据，只有了解原合同条款的签订和履行情况，才能为双方继续合作的洽商提供保障，更好地促进合同生命周期管理有效落实。
        三运用信息化管理合同档案的必要性
        合同档案作为记录企业经济行为的法律文书，它的收集、保管和利用对维护企业的合法权益，防范合同风险起到重要的作用。运用信息技术科学地管理合同档案，实现合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，可解决原有档案管理存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。提高档案工作综合管理能力，为企业防范和控制合同风险提供快捷、有效的档案支撑。
        完善合同电子文件管理，实现利用和长期保管的双赢。一方面要完善现有的合同电子文件管理。使用在线归档方式，再根据实际情况选择使用离线归档作为补充。采用离线式归档时，须将已整理好的归档电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案卷（或项目）按要求从原系统中导出，存储到耐久性好的载体上，并须对存储的电子档案进行检验，编写好载体封面信息后进行移交。在一定范围内共享利用，以提高合同起草及签订的效率。
        大数据档案管理模式逐渐以信息使用者的开放获取资源服务为核心，档案管理部门作为档案资源体系的重要支撑部分，在面向不同部门提供相关档案信息查询服务的基础上，着重于档案资料存储数据库建设，以相关的存储数据库面向用户提供优质的档案资源服务，为了满足不同用户的档案资源使用需求，在整合大部分开放性数据资源的基础上建设档案数据库，针对不同方面的档案资源提供长期保存服务，与社会科学网络对接，既发挥档案资源的时效性价值，也着力扩展相关的档案资源服务，使档案更能满足用户的个性化需求。
        四结束语
        随着企业经营活动的不断开展，合同档案的数量、种类、版本和载体将会越来越复杂，只有加强合同档案管理的规范化、标准化，充分发挥信息化的力量，才能实现合同档案的精准、精细管理，提升合同档案的管理水平，服务企业的经营和管理。同时，企业合同档案管理的重要性及其实现途径是徐勇我们研究思考并高度重视的，需要档案管理部门和合同业务部门的协作互动，通过对企业合同档案的管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果纠纷一旦发生，可以及时运用合同档案记载的内容，依法维护企业的合法权益。
        合同档案工作者既要树立牢固的保密观念，也要树立热心服务社会的思想。我们要把握好保和用的关系，在做好严格细致的保密工作的同时，做好合同档案开放工作，使档案资料在一定时间、地点、范围限制内合理地发挥自身价值，使档案资源得到充分利用。
        参考文献：
        [1]信息化在合同档案管理中应用，袁秀坚，办公室业务
        [2]企业合同档案管理探讨，李霞，科技信息
        [3]企业合同档案管理浅析，周卓颖，兰台世界
        [4]大数据时代加强合同档案信息化管理的有效措施，徐燕，工作指导