于涛
潍坊市奎文区档案馆
摘 要：随着科技的进步，更多的科技成果产生并应用于实践，提高了人们生活工作的质量和效率，也不可避免的带来了工作生活方式的改变。电子档案随着现代技术的发展而产生，相对于纸质档案来说他有自身特有的属性和特点，是新技术和先进办公手段的产物。纸质形式和电子载体彼此特点各异，不能相互取代，纸质档案具有自身的安全稳定性，电子档案可以提供更加便捷高效的管理利用，都有自身存在的价值和意义，都是档案资源的重要组成部分。本文从电子档案与纸质档案并存以及之间的区别予以分析，为新形势下的档案管理提供必要的参考。
关键词：电子档案；纸质档案；管理
在计算机技术普及之前，档案主要是以纸质材料为主，随着信息技术的运用，计算机办公成为必然，由此也随之产生了电子档案。电子档案随着日常办公，随时产生，这些电子文件如果不加以整理，将会自生自灭，这给电子档案的管理带来了巨大的挑战。加强电子档案管理的同时，也不要忽略了纸质档案的存在，只有充分发挥好纸质档案与电子档案自身优势特点，才能实现档案管理的高质量发展。
一、 电子档案与纸质档案的一致性
电子档案与纸质档案是两种不同的载体形式，都是工作过程的客观反映，都是按照规范的程序方法形成的，是工作生活过程和结果的真实客观反映。但是，如今由于数字办公系统没能全面实施，仍然有很大一部分工作沿用传统的管理模式，按照纸质公文办理的流程行文、收文和运转，那由此产生的纸质文件就会形成纸质形式的档案，如一些领导在文件上的批示、手写稿等也都是纸质形式存档，这些都是可靠的原始记录。电子档案是随着新技术的发展而形成的新型载体档案，具有存储档案信息容量大，可以通过网络和计算机技术开展快速查阅、方便检索利用等鲜明特点。随着档案数量的不断积累增多，档案的保管存储成为一大问题，纸质档案占用存储面积和空间大，容易受保管场所的限制，而电子档案虽然占用存储空间小，但是其载体保存要求高，需要防止信息泄露和载体消磁。综上所述，纸质档案和电子档案自身优缺点非常明显，它们只是载体形式的不同，并不影响其内容和管理利用的一致性和统一性，在实际档案管理过程中不能简单地用电子档案代替纸质档案，或者将纸质档案替代电子档案，这要正确处理和发挥好他们各自优点，克服不足，提升档案管理整体水平。
二、 电子档案与纸质档案的不同
（一）存储方面要求不同。纸质档案的载体是纸张，是用每张纸来记录存储档案信息，存储量自然不大；而电子档案的存储是数字形式，是以兆为基本单位保存，具有超大容量的存储空间，例如，一张光盘可以存储大量纸质文件记录的信息，极大地节约和有效地利用空间。从存储寿命来说，纸质载体一般采用耐酸性较高的中性纸质制成，其在适宜的温湿度保管条件下，受外界环境影响较小，保存时间相对较长；电子档案的存储载体主要是硬盘和磁性材料等，这些材料很容易受到保存环境和外界其它因素的影响，出现数据丢失，无法读取等情况，如，磁性载体变形、介质消失等。
磁性载体因技术等原因，保存时间一般不超过15年，需要长久保管的档案，就需频繁的转换存储，增加工作强度，容易产生安全隐患。
（二）原始属性特征不同。纸质档案的原件就是档案的原始记录，具有唯一的、原始性特征。它的这些特征一般通过纸张、字迹、签名、印章，以及时间等特征，较易判断是否是原件。在平时利用工作中，为防止档案出现损坏，应以档案原件作为母本，制作成档案复制件或副本等不同形式的副本，为利用者提供服务。而电子档案因其原始性特征不够明显，多份相同的电子档案较难判定具体哪份属于原始件，它的复制、接收、签署等都通过电子系统操作完成，整个过程可以说是“来无影踪”，缺少唯一性特征，极易出现管理安全的问题，给管理者判断真伪带来一定难度，应特别加强电子档案元数据的管理。
三、电子档案与纸质档案管理举措
（一）建立健全管理制度。适应电子档案的大量生成趋势，电子档案的管理成为必须予以关注的重点。电子档案具有便捷的传输共享性，复制和删除都不会留痕，为确保电子档案的安全，必须依靠规范、完善的管理制度来落实。这就需要制定一套系统的管理制度，从电子文件的生成，到电子档案的利用管理进行约束，防止电子文件的流失和信息的失泄密。同时，电子文件形成过程较为复杂，会在不同的载体和系统运转，如果不通过全过程的制度约束，对原始数据做好收集记录，电子文件的真实性、原始性和完整性不会得到保证，从而影响到电子档案的质量。
（二）提高档案人员素质。随着档案管理方式的不断改进和管理水平的不断提升，数字信息、电子档案大量产生，这给档案管理人员的素质技能提出了严峻的考验。目前多数档案管理人员的专业和年龄已经不能适应现代档案工作的需要，特别是计算机管理知识缺乏，在平时档案管理中对计算机的基本应用做不到得心应手，对电子档案管理系统和使用流程更是缺少了解，从而制约了电子档案的管理。所以，必须采取业务技能提升措施，改变保守观念，针对电子档案与纸质档案的特性，进行系统学习培训，提升档案管理的质量。
（三）建立对应一致的联系。纸质档案与电子档案是不同形式存在的历史记录。现在我们提倡和推行的档案“双套制”，就是指同一内容的档案信息分别保存为电子档案和纸质档案两种形式，形成内容一致的对应关系。对于以前未实施数字管理的纸质档案可以通过数字扫描转化为电子档案，对于随时形成的电子档案可以打印出纸质数字复制件，从而将全部档案实行“双套制”管理。这样保存的档案既可以发挥电子档案快速查阅，方便利用的优势，又可以通过纸质载体档案材料稳定性的特点，达到长久保存的目的，体现档案管理的科学性，方便管理和利用。
四 结语
总之，电子档案和纸质档案是不同形式的档案展现形式，各有优点和缺点，要从档案安全管理、方便利用的角度充分重视和做好管理工作，发挥各自的优点，做到取长补短，优势互补，共同提升进步，让档案具有的价值和作用更好地服务于社会进步发展。
参考文献
[1]张静宇.电子档案与纸质档案的有效管理[J].魅力中国，2017（3）.
[2]刘芳.纸质档案应与电子档案一致性探讨[J].科学导报，2018（4）.