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工程建设项目档案创新管理的建议措施研究

发表时间：2021/5/18 来源：《基层建设》2020年第35期作者：王雪

[导读] 摘要：众所周知，工程建设项目施工周期长、投入资金大、参建单位多、质量与技术标准要求高，在施工过程中，将产生大量的建设管理、勘察设计项目文件以及各种施工、监理现场记录文件等，这就增加了工程建设项目档案管理的工作量，如果沿用传统的管理模式，不但影响工作效率，而且容易发生档案资料丢失、受损的情况，同时，档案资料的应用效率也会大打折扣。

        中国国家铁路集团有限公司北京 100844
        摘要：众所周知，工程建设项目施工周期长、投入资金大、参建单位多、质量与技术标准要求高，在施工过程中，将产生大量的建设管理、勘察设计项目文件以及各种施工、监理现场记录文件等，这就增加了工程建设项目档案管理的工作量，如果沿用传统的管理模式，不但影响工作效率，而且容易发生档案资料丢失、受损的情况，同时，档案资料的应用效率也会大打折扣。本文就工程建设项目档案创新管理的建议措施进行了分析和探讨。
        关键词：工程建设；档案创新管理；建议措施
        1工程建设项目档案管理创新的意义
        1.1服务建设项目
        铁路建设项目档案真实客观的记录了铁路建设的全过程，对今后铁路的运营、管理、维修、改造等工作提供重要的依据和支撑。项目档案工作应融入建设项目，与建设管理同步，使其贯穿于工程建设全过程，执行档案有关的法律法规制度与标准，以动态管理方式收集档案资料，保证记载工程建设的项目文件真实、完整、准确。项目档案是整个工程建设的真实记录，作为印证工程建设整个过程的原始凭证，在实际应用中能够为工程建设提供参考，即具有查考利用价值和质量追溯功能，服务于建设全过程，如立项、勘测、设计、审计、验收等各个环节，但要想真正实现档案创新管理目的，各单位必须协同配合，建立以建设单位档案管理机构为核心，各业务部门、参建单位为基础的项目档案管理网络。
        1.2提高档案应用效率
        建设项目档案发挥着基础性作用，可以为铁路工程建设提供有效的服务，传统的工程项目档案管理存在一定缺陷，如各项工程资料共享能力较差，无法在有需要的时候随时调取，应用中需要查找、核实等，整体较为繁琐，降低了档案的应用效率，而档案创新管理恰巧可以解决这一问题。在创新档案管理的过程中，可以配套电子化管理相应的收集、整理、归档、移交、利用等制度，并融合互联网技术将档案管理工作不断完善，使信息数据整理具有实效性，将相关数据参数有效应用在当前工程建设中，进而提高档案信息化水平，提高档案的应用效率。
        2工程建设项目档案管理存在的问题
        2.1管理机制不完善，制度执行力欠缺
        虽说管理制度是一个老生常谈的话题，但是，对工程建设项目档案管理工作来说，结合每个项目特点制定相应制度还不完善，仍然是普遍存在的一个管理通病，造成全线标准不统一，部分施工企业往往出现“有制难循、有规难守”的现象，另外，参建单位完工收款后，将重心放在下一个工程，对已完工程项目档案工作不重视，整理滞后，因此，管理制度不完善，收集、整理工作不同步，容易造成档案工作迟滞，档案资料有收集不全甚至丢失的风险。
        2.2专业知识匮乏，责任意识淡薄
        部分施工企业的档案管理人员认为档案管理工作无足轻重，既不会产生经济效益，也不会影响工程项目管理大局，因此，常常抱有“重工程、轻档案”的心理，以至于在实际工作当中，疏于学习档案知识，档案资料的真实性、完整性也受到影响。甚至一些管理人员对在建的工程项目的档案收集没有意识，照成收集滞后，或资料缺失。这就给后期档案管理工作增加了工作量。
        3加强工程建设项目档案创新管理建议
        3.1优化组织机构的建设管理，提升内部重视程度
        要想提升工程建设项目档案创新管理，必须加强组织领导，形成完善的管理体系，设立档案领导小组，安排专兼职档案管理人员，明确划分各部门档案管理职责，确保各负其责并加强各部门之间的交流配合。

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基于宣传教育提升内部重视程度，为有效提升项目档案管理质量，领导层必须提升对档案管理工作的重要性认识，并提升到工程建设战略高度，定期组织开展档案管理工作的宣传教育，强化档案管理部门认识，明确定位自身在档案管理工作中的职能、义务，提升全员参与项目档案工作的思想认识，提升各部门负责人工作的积极性和能动性，保障工程建设项目档案管理的整体性。同时，创新档案利用服务方式，进行档案分类管理，提供多样化、常态化、个性化的档案服务。加强对重点文件资料的跟踪检查，加强档案管理工作的指导，加强对施工单位实地考察，检查工程实体的同时检查项目文件，全面提升工程建设项目档案的准确性、规范性。
        3.2加强项目档案管理制度建设，推动管理模式创新
        加强档案资源体系建设，规范项目文件收集和档案管理。项目文件通常涉及工程建设项目实施过程中各个阶段产生的重要信息，即包括工程前期阶段、开工阶段、施工阶段和竣工阶段。需要完善项目档案归档范围，建立文件材料归档制度，严格落实规章制度和工作流程，推进档案管理工作和业务管理同步进行，共同提升工程建设项目的档案创新管理水平。加强重点工作领域的归档工作，建立健全考核机制，由于档案管理工作是一项长期性、专业性的工作，相关制度的制定需要全面覆盖铁路建设项目的档案管理工作，确保档案管理工作有章可循、有据可依，并把档案管理工作计划纳入考核项目内，加快推进档案管理工作的规范化、系统化发展。
        科学合理的规章制度是保障各项工作顺利开展的先决条件，对于铁路建设项目来说，必须全面优化档案管理制度和机制，明确将管理职能落实到个人岗位职责，并开展监督管理工作，定期开展档案管理工作的推进会议，规范档案资料的完整性、利用的安全性。各参建方要进行分级管理原则，严格按照铁路建设工程法律依据及国家、行业、地方等档案相关规范和标准。建立档案安全防范体系，坚持档案管理以防为主、防治结合的基本原则，完善档案安全保密制度，保障实体档案安全，加大对破损档案的抢救和修复保护力度，不断提高档案管理的法制意识，扭转“重建设、轻档案”的现状，推动管理模式创新发展。
        3.3强化项目档案数字化建设，提升档案管理水平
        基于“互联网+”时代发展下，现代化信息技术快速发展，数字化档案管理广泛应用，通过信息技术的运用，有效提升档案管理的现代化水平，提高档案管理质量和工作效率，从档案形成到归档全程进行智能化管理，较比传统档案管理更具实效性，便于添加档案信息和实时查询，通过建立档案管理系统，在原有档案基础上，创建档案信息化管理模式，推进目录数据库和全文数据库建设，秉持简化整理、深化著录的原则，完善档案数据库建设，弥补传统档案存储丢失不易查找的缺陷，提升工程建设项目档案管理的科学性和规范性，在信息技术推动下，加快技术创新，尽快规范档案数字化建设。
        加大硬件投入力度，规范软件设施建设，加大资金投入，促进档案管理工作升级，确保为档案硬件管理夯实基础，稳步推进档案信息化建设，全面提升铁路建设项目档案的利用效率和质量，为编制规范的竣工资料夯实基础。由于铁路建设过程中的项目文件较多，文档备份量大，需要加强信息的开发和利用，积极引进先进管理办法，实现传统纸质档案管理与信息化管理互补，提高档案管理整体水平。
        结束语
        在档案创新管理的过程中必须结合实际情况，选择适合的档案管理方案，并有效应用现代化技术，如互联网、电子档案系统等，积极完善资源体系与利用体系的构建，大力促进档案管理迈上新台阶，使铁路档案信息化建设提升到更高的水平。
        参考文献：
        [1]周明.数字化档案在水利工程管理中的应用——以宁夏中南部城乡饮水安全连通工程档案管理为例[J].卷宗，2019，9（30）：113.
        [2]何卉.浅谈新形势下项目档案管理的模式思考——基于项目管理的工程档案管理模式[J].卷宗，2019，9（32）：4-5.
        作者简介：
        王雪（1986.11-），女，汉族，北京，大学本科，馆员，研究方向：档案管理。