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提高基层单位档案管理效能的路径研究

发表时间：2021/5/18 来源：《基层建设》2020年第35期作者：曾丽莲

[导读] 摘要：单位的档案管理实际上就是对资源与数据的集中收集与调度，档案在保证基层单位高效、协调、有序运行具有重要的作用。

        南宁市武鸣区锣圩镇社会保障服务中心南宁市锣圩镇 530107
        摘要：单位的档案管理实际上就是对资源与数据的集中收集与调度，档案在保证基层单位高效、协调、有序运行具有重要的作用。本文主要分析目前基层单位档案管理出现的问题与漏洞，并且提出合理的解决方案，以供参考。
        关键词：单位档案；档案管理
        随着社会经济的快速发展和建设，给整个社会的发展和前进提供了源源不断的动力，尤其是身为我国政府部门的行政机关的管理工作，广大人民群众提出了更高的要求，来满足时代发展提出的高要求。在机关基层单位历史研究和业务进展工作中，是以档案管理工作为依据来进行的，对于机关单位的稳定发展和持续进度提供了管理效能和价值。但是在实践工作中，仍然遇到了各类问题，需要机关单位予以高度的重视，保证单位的稳定发展和持续进步。
        1、基层单位档案工作存在的问题
        1.1 档案管理工作普遍存在的问题
        在机关单位的日常工作中，因为少数员工没有对于档案管理工作的重要性有着深刻地意识，基层单位更是混编混岗问题严重，所以在落实具体的工作中，不能端正工作态度，工作效率和工作质量可想而知。且在具体的工作中，因为领导对该工作的忽略或者轻视，导致没有配备完善的档案管理设备，甚至没有单独的档案存储空间。产生此类问题的原因主要有两个，一方面是因为编制和机关基层单位工作繁杂问题，导致其他非专业人员的临时调用，不能保证档案管理工作的质量；另一方面，就是思想认识程度较为浅薄，不能给与相应的关注和重视。
        1.2 档案归档立卷制度建存在问题
        首先，因为机关档案管理工作没有深刻的全员参加的意识，导致不同部门员工对所在科室没有开展档案管理工作，导致档案管理部门收集、整理和移交各部门档案工作容易出现偏差。其次，机关档案管理部门的职能划分不明晰，导致档案管理部门不能有效利用职位权力进行相关工作的监督和管理。追根结底，是因为相关单位没有落实部门归档（立卷）制度，导致权责交叉，出现问题互相推诿，引发档案资料的遗失和不全。最后，机关单位没有合理安排档案管理部门的工作分配，导致人员数量较少，个人承担的工作压力较大，难以完成机关单位给与的管理工作，只得聘请社会档案整理公司或者其他部门的临时人员参与进来，导致相关工作的管理混乱。
        1.3 机关档案利用工作存在的问题
        首先，在机关档案利用过程中，呈现了较为繁琐的手续办理流程，且控制力度严格。依据国家档案管理相关法律层面的条款，档案管理工作为机关单位内部的工作，主要为本单位进行服务。在早期的档案管理工作中，政务信息没有现阶段工作如此的透明化，所以导致众多档案资料不能及时上交到档案管理部门，广大人民群众想要获得相关信息具有较大的困难。其次，机关单位的档案的信息化程度低，不能与时俱进，与时代发展脱节。最后，机关的档案管理工作呈现了基础较差、档案资料不全的问题，侧重正式公文等资料，忽视其他类别材料的收集和整理，导致相关资料短缺。
        1.4 档案管理投入有限
        在上述因素的影响下，机关档案的管理部门的资金需求往往得不到满足，相关硬件设备和环境得不到有效地改善，导致其整体环境较差。比如信息化需要的计算机，没有进行配备，导致档案管理工作长时间内处于停滞不前的发展状态。
        2、推进基层单位档案管理工作的建议
        2.1 加强领导，健全组织
        领导在机关单位的日常管理中具有绝对的决策权，所以首先要从管理者入手，积极提升对档案管理工作的重要性认识，在深刻的思想认识的带领下，让员工得到熏陶，充斥整个机关基层单位，对于整体的档案管理工作的开展具有重要意义。此外，在领导的带领下，要提升档案管理部门的资金投入，配备现代化的信息设备，实现与基层单位和科室之间信息的共享和交流。最后，建立健全统一领导，分级建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。
        2.2 完善设施，加大软硬件建设
        硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件，使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更加高效化。
        2.3 档案数字化
        对于档案数字化而言，其所指的就是通过对数据压缩转换技术、数据库技术以及图文识别技术等进行充分利用，对于传统纸质文件及简单处理之后的有关电子档案，可对其进行整理并存储，使系统有序的档案信息库能够得以形成。

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        2.4 把握重点，规范管理
        在档案管理的工作中，其工作核心是文件材料的归档和管理，在管理的过程中要积极做好把关工作，主要有以下管理重点：首先，重视文件材料的收集，保证档案管理材料的及时性、准确性、完整性；其次，规范文件材料的整理环节，保证每份文档资料的归档；再次是严把档案资料的管理关，有效防止资料丢失和损毁问题的出现，保证档案资料的可靠性和真实性；最后是做好档案管理工作的保密工作，实现其保密要求，保护机关单位的合法权益。
        2.5 强化档案管理人员的队伍建设，提升管理人员的专业能力
        就目前众多机关单位的实际管理情况，要根据档案管理人员的理论和实践能力制定完善的培训计划，比如互联网背景下的资料学习，或者邀请专家到现场进行实地的指导，强化信息化程度的深化，提升管理人员的理论知识和实践能力，拓展其知识范围。要积极扩充对档案管理队伍，聘请先进的档案管理人员，为档案管理部门注入新鲜的血液。
        此外，要针对员工的编制进行优化和完善，保证所有员工能够享受到公平的待遇。并针对档案管理部门的人员配置进行优化，根据机关单位的工作量和工作难度配备最佳的人数。针对档案管理工作的信息化发展，聘请相应的专业人员进行培训和知识能力的强化，推动档案管理工作信息化的推进。最重要的一点，提升档案管理人员的薪资待遇水平，为档案管理工作人员提供晋升空间，并辅以精神和物质两个层面的奖励，稳定档案管理工作人员的工作状态，调动其工作的积极性和主动性。
        2.6 转变档案管理工作理念
        在新形势下档案管理工作的开展过程中，为能够使档案信息化建设得以更好实现，首先任务就是档案管理工作人员应当转变档案管理工作理念。作为档案管理工作人员，应当对“互联网+”形势下对档案管理工作的要求及需求加强认识，在此基础上积极探索档案信息化建设的方式及与方法，同时档案管理工作人员应当认识到互联网技术在档案管理方面的重要性及意义，在此基础上实现档案管理工作与互联网技术的更好融入，从而使档案管理信息化具有技术支持，也就能够促使档案管理信息化建设更好实现。
        2.7 强化档案管理网络化发展宣传推广工作
        基层单位相关领导要增加档案管理部门的指导性工作，着重强调网络技术与该管理工作的科学交融使用的重要意义。各个基层单位的相关管理部门要充分推广档案管理网络的重要性，引起单位内部工作人员的高度重视，从而可以有效的引导内部该管理人员可以改变传统的管理方法，建立起全新的互联网信息化档案管理的理念，利用应用互联网软件技术增强对资料的整理，加强计算分析技术，提升工作效率，保证工作质量。同时，各个基层单位要建立出公共网络沟通局域平台，完成对资料信息的线上共享的目标，能够最大限度的发挥出档案资源的功能与作用，并且能够使我国公民可以正确地知道档案概念知识。
        2.8 合理应用互联网技术
        在目前的“互联网+”背景下，为能够使档案信息化建设得到更满意的效果，另外需要注意的一点就是应当对互联网技术进行合理利用。作为档案管理工作人员，应当充分认识到互联网技术的优势，并且要充分掌握互联网技术，在档案管理工作的使开展中对互联网技术进行合理应用，实现档案资源共享，并且也能够丰富档案内容，为人们提供更加理想的档案服务。此外，通过互联网技术的合理应用，可使以往的档案管理方式得以改变，能够使档案网络化得以更快实现，从而使档案信息化建设能够更好地实现，也就能够使档案信息化及档案管理水平有效提升，使档案信息化建设能够满足实际需求及要求，取得满意的效果。
        2.9 积极进行现代化创新人才的培养
        在“互联网+档案管理”的整体格局下，档案管理人员自身素质水平在很大程度上决定了档案管理的最终成效。因此应该积极进行现代化创新人才的培养。平时，设计院要针对档案管理人员制定各类激励制度，提高他们参与信息化档案管理的积极性，并主动进行“互联网+档案管理”的知识与技能学习和掌握。对于各个档案管理人才来说，也应该明确“互联网+”时代自身成长与发展的迫切性，能够在工作之余多元学习和多维互动，了解关于“互联网+档案管理”的新型思想与理念，促进设计院档案管理水平的不断提升。
        2.10 加强档案信息化基础保障建设
        在档案信息建设方面，为能够取得更加理想的效果，还需要加强基础保障设施建设，主要硬件基础与软件基础。在硬件基础方面，主要就是加强网络基础设施与信息化基础设置建设，使档案信息化建设能够具有良好的基础设施保证，以确保档案信息化建设具有更理想的保障。在软件基础方面，主要就是应当加强档案信息化标准建设，针对互联网的应用与信息化建设需求，构建科学合理的管理制度，从而使档案信息化建设具有更理想的指导，使其得以更地实现，进而使档案信息化水平得以有效提升，促使档案管理的进一步发展。
        3、结束语
        从本文的分析可知，研究行政基层单位的档案管理创新，有利于促使我们从可持续发展的角度对待工作存在的不足。因而我们要完善外部环境和内部制度，加强内部人才培养，提高团队建设的科学性，为档案管理的数字化建设创造良好的外部内部环境。
        参考文献：
        [1]梁琴.如何推进机关基层单位档案管理工作规范化标准化[J].商讯，2020.
        [2]刘宇霞.浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新[J].中外企业家，2020.
        [3]岳素芳，张昆.传统档案馆与数字档案馆有机融合的探讨[J].兰台内外，2020.