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国企人事档案管理优化路径探析陈丽亚

发表时间：2021/5/18 来源：《基层建设》2020年第35期作者：陈丽亚

[导读] 摘要：人事档案管理是企业档案管理的重要部分，是企业内部人才信息的主要介质和来源，是对个人经历、政治思想、业务水平、工作表现，以及工作变动等情况进行归纳的文件材料。

        中国国家铁路集团有限公司北京 100844
        摘要：人事档案管理是企业档案管理的重要部分，是企业内部人才信息的主要介质和来源，是对个人经历、政治思想、业务水平、工作表现，以及工作变动等情况进行归纳的文件材料。做好人事档案规范化管理，充分发挥人事档案的资源优势，将人事档案管理同企业档案信息化管理统筹进行，才能更好地为选拔和决策提供更加真实可靠的材料。
        关键词：国企；人事档案管理；优化路径
        1国有企业档案管理的重要性与必然性
        人事档案是档企业案管理的重要组成部分，他是以个人为单位集中保存的一种专门档案，是全面地记录个人身份、学历、政治思想、工作业绩等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密相连，具有法律效力和管理上的特殊性。我国人事档案管理工作是在战争时期管理的基础上建立和发展起来的，人事档案的作用很大程度上表现为政治管理、记载各人履历。随着信息化技术的推进和市场经济的多元化发展，对国有企业来说，开展规范有序的档案管理工作意义重大，不仅关系到企业健康可持续发展，还能切实保障企业的核心利益，企业应充分意识到档案管理工作对国有企业发展的重要性。目前企业逐步完成电子文件形成与归档，做好人事档案规范化管理，充分发挥人事档案的资源优势，将人事档案管理同企业档案信息化管理统筹进行，才能更好地为选拔和决策提供更加真实可靠的材料。将电子文档、视频、音频等多种形式的档案资料进行整合，开展档案大数据管理，以更加积极的姿态迎接智慧档案馆的到来，切实全面提升国有企业档案的收集、整理、保存与利用等工作的效率，助力企业管理工作的开展。
        2国企人事档案管理现状及问题
        2.1企业管理者和档案管理者对人事档案管理工作不够重视
        由于档案管理工作无法直接产生经济效益，部分企业管理者不重视档案管理工作，人事档案管理更是流于形式，发挥不出其在人力资源管理中的真正价值。
        档案管理者注重关乎企业利益、执行力的文书档案的管理，对专门的人事档案管理不够重视。
        2.2收集范围不广泛，利用方式守旧
        收集人事档案材料是人事档案管理工作的基础，但人事档案很大程度上比较注重个人的政治行为，重政治历史，轻工作业绩，重思想品德，轻才能优势，造成人事档案收集范围不广泛，不能全面地反映一个人的真实面貌。干部人事档案中，按照中组部的归档要求，干部履历表、年度考核表、学历材料、入党材料、任免晋升材料是必须归档的材料，其他材料没有硬性要求，但在收集人事档案过程中，对个性化的材料中才能优势、科研成果、个人诚信等其他方面不能全面归档，利用部门无法得到有效信息。且有的人事档案材料归档不规范，很多员工在填写履历表、考核表之类表格上的内容时，一些学习经历、工作经历填写不完整，或者出现错别字及涂改的情况，在一定程度上影响了档案的真实性和完整性。
        对于人事档案管理者来说，无论是对档案的收集，还是对材料的鉴别整理，都是为企业人力资源管理提供决策依据，其目的在于利用。但利用率低下的主要原因一是由于人事档案材料收集面窄，做不到档如其人。二是人事档案制度规定，任何人不得查阅、借阅自己或者直系亲属的档案。三是随着信息化进步的普及，企业发展壮大，设立下属公司及市级分公司等，传统守旧的借阅制度等管理思维和方式不能满足企业利用需求。利用方式单一，不能发挥出人事档案信息的主观能动性。使得人事档案的功能和价值越来越弱化。
        2.3硬件管理基本完善，但软件管理推进
        人事档案信息化管理，也是经历了由试点到全面开花的发展历程，没有专门的信息化人事档案管理系统，目前各企业随着电子文件的推广，各企业硬件和网络的信息建设基本完善，但是人事档案管理软件各自开发，标准化、规范化水平低。制约人事档案建设的主要问题集中在人事档案管理系统搭建不完善，数据库建设缺乏整体性。
        2.4人事档案管理制度欠缺
        随着信息化技术的应用，传统的人事档案管理制度难以应对当下需求，且人事档案管理制度不完善，从档案收集、整理、归档到查询等环节，相关制度和程序没有明确的规定。

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现行的封闭式人事档案借阅没有明确的处理办法，使其与公民知情权相悖，需健全相关制度。
        3国企人事档案管理优化路径
        3.1提高企业重视度
        利用新《档案法》实施宣讲契机，提高企业领导重视，制定和完善人事档案的整体规划，加强人事档案法制建设，使人事档案工作步入依法管理，有章可循的轨道。同时加强档案管理员的业务素质，重视人事档案管理，提高业务水平。一是加强人事档案管理人员的职业素养的培养，这样档案管理者才能具备较强的责任感和使命感。二是加强对档案管理人员的专业技能的培训。积极组织人员进行培训，让管理人员的思想和技能都走在信息技术的前列。
        3.2转变人事档案管理理念
        解决人事档案收集和利用中存在的问题，必须转变传统的人事档案管理理念。加强人事档案管理制度，对档案资料从收集、归档到移交形成统一的管理制度，建立畅通的材料收集渠道，按照中组部要求，必归尽归，对反映个人技能等个性化材料进行补充完善。传统的人事档案对个人身份有着明确的划分，应破除“身份”，使得人事档案管理适用于岗位的需求。应树立公共档案管理理念，提供查阅数字化档案防篡改等技术保障，开放人事档案的知情权。本企业各级职工调配，可采用“不调出手续”，采用数字化人事档案资料线上传输、管理。
        3.3加强人事档案管理平台建设
        依托文书档案信息化管理系统，实现人事档案管理现代化、智慧化管理。各企业单位基本实现了文书档案信息化管理，完成了馆藏档案数字化，增量档案电子化，实现电子档案在线归档。但人事档案信息化管理远落后于文书档案管理，企业在文书档案信息化管理进程中应将人事档案管理纳入规划，在人事档案安全信息保障方面，可采用合理划分内外网，控制访问权限，数据加密技术、接入设备控制技术等。在存储方面建立资料完备信息检索库，提高电子档案的储存技术，设置专有备份工具等技术，提高数据完整性、安全性。在保障安全的基础上，建立档案大数据，为实现数据挖掘及主动推送，实现智慧档案馆的到来，提供基础数据保障。
        3.4 健全人事档案管理制度
        人事档案管理工作独立于文书档案、会计档案，它是单独管理。结合人事档案工作的实际和利用，进一步完善各项人事档案管理制度，完善人事档案整理工作细节，落实责任制，建立人事档案数字化规范，建立人事档案信息化管理制度和借阅规定。赋予人事档案管理机构一定自主权，坚持集中统一，适当分级的管理原则，使人事档案更加科学、便捷地提供利用，把“档案馆”变成“思想库”。
        结束语
        综上所述，国有企业人事档案管理工作在长期的实践中，作为企业人力资源管理工作的重要部分，人事档案对于国有企业整理管理工作的开展具有极为重要的意义。近期，企业不断重视和加快信息化建设，人事档案管理要依托信息化建设，做好专门软件开发与应用。为了更好规范人事档案管理，企业管理者和档案管理者要拓宽管理思路，积极思考应对，努力提高人事档案管理水平，使人事档案发挥其在企业人力资源管理中的最大价值。档案管理者应利用新《档案法》实施宣讲契机，加大宣传，使档案做到“应归尽归”以科学的方法管理档案，真正提高服务水平。
        参考文献：
        [1]肖一兵.现代国有企业档案管理特征及对策[J].科技信息，2012（33）
        [2]张晓波.关于人事档案管理创新的几点思考[J].中国管理信息化，2018（8）
        [3]方英王瑜.新时代的人事档案管理信息化建设研究探索 2018（8）
        [4]熊婕.机关人事档案管理问题及对策研究   2018（6）
        作者简介：
        陈丽亚（1985.1-7），女，汉族，河北定州，大学本科，馆员，研究方向：国企档案信息化管理、档案开发与利用。